E-Invocación alemana en 2027: Guía mensual de contabilidad de XRechnung y ZUGFeRD

El objetivo de la contabilidad mensual es simple. Una carpeta para su Steuerberater, con cada factura de proveedor para el mes en su forma original, y nada falta.

La facturación electrónica alemana hace que la carpeta sea más fácil de equivocarse. Más facturas de proveedores llegarán como archivos de datos, y una gran cantidad de herramientas de facturas se construyó con sólo PDFs en mente. Si un archivo de datos se pierde en el camino, la carpeta se ve completa. No lo es.

Esta guía cubre los cambios, qué guardar y cómo entregarlo. Es para los operadores propietarios y pequeños equipos financieros en Alemania, y se basa en la guía BMF y GoBD a partir de octubre de 2026. Es información general, no asesoramiento fiscal. Su Steuerberater tiene la palabra final en su propio caso.

Lo que entra en el paquete de contabilidad mensual de 2027

Su Steuerberater necesita los archivos que legalmente cuentan como la factura. Una captura de pantalla o un resumen escrito no cuenta.

Cada mes, incluye:

1. Cada facturación electrónica exactamente como llegó.Para XRechnung eso significa el.xmlarchivo. Para ZUGFeRD significa todo el PDF, porque los datos se almacenan dentro de él.
2. PDFs normales y papel escaneadoen 2027 que incluye a muchos proveedores alemanes más pequeños. Vendedores extranjeros, recibos de hasta 250 € y billetes de tren permanecen en PDF o papel incluso después de eso.
3. Facturas de portal.Cualquier cosa que hayas descargado de un sitio web del proveedor pertenece al paquete, no sólo lo que vino por correo electrónico.
4. Una nota corta en pares.Si un proveedor envió un archivo XML más una copia PDF, digamos. De esa manera nadie archiva la copia por su cuenta.
5. Informes de validación, si usted corrió alguno.El BMF recomienda mantenerlos. No es necesario tenerlos.

Nunca enviar estos en lugar del archivo original:

• Texto extraído por OCR o AI, sin archivo de fuente adjunto
• Un PDF que imprimió de un XRechnung
• Un " marzo.pdf tercero " construido a partir de muchas facturas (que generalmente arroja los datos incrustados)

La misma regla se aplica si se entrega a través de DATEV o Sevdesk. La exportación debe llevar el archivo original, no una reconstruida.

2025, 2027, 2028: quien tiene que hacer lo que

Fecha	Tú, como el comprador	Sus proveedores alemanes
1o de enero de 2025	Debe ser capaz de recibir las facturas electrónicas. Una dirección de correo electrónico normal funciona.	El papel todavía está permitido. PDF permitido si está de acuerdo.
1o de enero de 2027	Nada nuevo.	Cambio de imagen en 2026€800,000? Entonces las facturas electrónicas son necesarias para B2B doméstico. Debajo de esa línea, un año más de papel o PDF.
1 de enero de 2028	Nada nuevo.	Cerca de cada factura B2B nacional debe ser una factura electrónica.

El BMF lo establece en suPreguntas frecuentes sobre el E-Rechnung(preguntas 11 y 12, Stand März 2026). Las normas legales de transición se establecen en el artículo 27 Abs. 38 UStG.

En la práctica, 2027 será un año mixto. No se puede ver qué proveedores están por encima de la línea de 800.000 €, así que planifique para archivos XML, PDF ZUGFeRD y PDFs ordinarios lado a lado.

Algunos grandes proveedores se están moviendo temprano. Deutsche Telekom dice que está moviendo sus clientes de negocios a las facturas electrónicas durante 2026, cambiando paso a paso a ZUGFeRD, y enviará a esos clientes nada más que las facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2027 (Telekom Geschäftskunden). Es probable que otros grandes proveedores alemanes tomen una ruta similar.

Si prefieres ver, Sevdesk tiene un video alemán que recorre las fechas 2025, 2027 y 2028.

Mira en YouTube: E-Rechnung Pflicht: ¿Fue gilt für dich ab 2025, 2027 und 2028? (sevdesk, alemán)

Dos tipos de archivos, una regla

La prueba legal de una factura electrónica (E-Rechnung) es estructura, los datos deben ajustarse a la norma europea EN 16931, por lo que el software puede leer las cantidades sin adivinar. Un PDF sin esos datos es un "sonstige Rechnung implica " , lo que significa " otra factura interna " . Puede ser válido para impuestos. Simplemente no cumple la prueba de e-invoice.

XRechnung

Este es un archivo de datos en XML. Abrelo en un editor de texto y ves etiquetas, no una página. Para leerlo como una factura, necesitas un visor o un software de contabilidad. En el correo electrónico aparece como un archivo que termina en.xml. Algunos proveedores agregan una copia PDF al mismo mensaje.

KoSIT, el cuerpo que mantiene XRechnung, dice que es un formato permitido para B2B, no uno requerido. Un Leitweg-ID sólo es necesario para las facturas a los organismos públicos, no para B2B (KoSIT XRechnung FAQ).

ZUGFeRD y Factur-X

Este es un híbrido. Usted lo abre como cualquier PDF, pero técnicamente es un PDF/A-3 con un archivo XML almacenado dentro. Factur-X es el nombre francés para el mismo formato.

La regla para ambos

Los datos estructurados son lo que cuenta. El BMF llama a la parte XML de un híbrido " lideramiento " . Si el PDF visible dice una cosa y el XML dice otra, el IVA sigue el XML. Grandes brechas entre ambos pueden llevar a la oficina fiscal a ver el PDF como una segunda factura separada.

Cuales son los perfiles de ZUGFeRD

ZUGFeRD viene en niveles de detalle llamados perfiles. Desde la versión 2.0.1, cuatro de ellos son aceptados como facturas electrónicas:

• BASIC
• EN 16931 (también llamado COMFORT)
• EXTENDIDA
• XRECHNUNG

Dos perfiles contienen datos muy reducidos para clasificar:MINIMUMyBASIC WL. Un archivo que utiliza cualquiera de ellos es tratado como una factura normal y es útil como una ayuda de reserva solamente.BMF FAQ(pregunta 7) y elPreguntas Frecuentes de FeRD ZUGFeRD.

Comprobando un adjunto en 30 segundos

Usted no necesita software especial para ordenar su bandeja de entrada.

• El archivo termina en.xml, o conseguir una cremallera con XML en ella. Trate de ella como un XRechnung y mantenerlo.
• Consigue XML y PDF juntos.Mantenga el XML. Piense en el PDF como impresión de conveniencia.
• Sólo tienes un PDF.Abra el panel adjunto en su lector PDF (el icono de papelclip). Si encuentrasfactur-xml, xrechnung.xmlozugferd-invoice.xmllista allí, tiene un archivo ZUGFeRD.
• Sólo tienes un enlace.Inicie sesión en el portal y busque una descarga XRechnung o ZUGFeRD antes de tomar el PDF regular.

¿Quieres saber el perfil ZUGFeRD? Abre el XML integrado y mira el ID de perfil en las primeras líneas.mínimoobásicoen él, el archivo no es una factura electrónica. Desde 2027, si ese proveedor está en alcance, pida una versión en BASIC o superior.

Visor libre de la oficina fiscal.ElELSTER E-Rechnungsviewerconvierte un archivo XRechnung o ZUGFeRD en una factura legible en su navegador. El BMF le indica en su FAQ. Abra un archivo proveedor allí ahora, por lo que los adjuntos XML dejan de mirar con miedo.

Mantener las facturas electrónicas durante 8 años

Las reglas provienen del § 14b UStG y el GoBD, que el BMF actualizó para las facturas electrónicas el 14 de julio de 2025.

• Guarde la parte estructurada como la recibió. Debe permanecer inalterable y legible por máquina.
• Mantenlo durante 8 años.
• Para ZUGFeRD, el XML por su cuenta cumple con la ley del IVA. Sólo necesita la capa PDF también si contiene detalles adicionales relevantes para impuestos, como una nota de reserva. La mayoría de las pequeñas empresas simplemente guardan el archivo completo, que cubre ambos casos.
• Usted es libre de hacer una versión legible por humanos de un XRechnung. No reemplaza el XML.

Usted verá el software vendido como "GoBD-compliantю " . El GoBD no certifica nada, por lo que la etiqueta es el vendedor sensible#39; su propia reclamación. Lo que puede controlar es una pregunta para cada herramienta en su cadena: ¿es el archivo que sale del mismo archivo que entró?

Fuentes:BMF FAQ(pregunta 13) y elActualización de GoBD del 14 de julio de 2025.

Su lista de verificación, por fecha límite

Este mes

1. Configurar una caja de facturas, o confirmar la que tienes. Una dirección comorechnung@yourcompany.deque avanza en su carpeta de contabilidad es suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas. Es un buen hábito, no un deber legal.
2. Abre un XRechnung en el visor ELSTER para que sepas lo que estás mirando.
3. Tome un PDF reciente de un gran proveedor y compruebe su panel de archivos adjuntos.
4. Pregúntele a su Steuerberater cómo quieren los originales: DATEV, Sevdesk, una carpeta compartida o un correo electrónico de carga.
5. Escriba cada portal de proveedores que todavía se conecta a mano durante el registro mensual.

Antes del 1o de enero de 2027

1. Enviar una prueba.xmlarchivo a través de cada paso que utilice: reglas de correo, formularios de carga, scripts de descarga, exportaciones. Cualquier cosa que filtra para PDF lo dejará.
2. Dejar los hábitos que reconstruyan las facturas: fusionar para imprimir, comprimir, sellar o cambiar el archivo para una copia de OCR.
3. Nombra a una persona que sigue cuando un archivo proveedor no abre o falla un cheque.
4. Espere que el telecomunicaciones, la energía, el transporte y otros grandes proveedores alemanes cambien de formato alrededor de esta fecha.

Antes del 1o de enero de 2028

1. Planifique que casi todas las facturas nacionales de B2B sean facturas electrónicas.
2. Mantenga un camino separado para los proveedores extranjeros y eximir las facturas. Todavía serán PDFs.
3. Revise su archivo. ¿Está almacenado el original estructurado, y todavía lo encontrará en 8 años?

Portales de proveedores obtener un segundo botón de descarga

El BMF acepta la descarga desde un portal de clientes como una forma válida de entregar una factura (Pregunta 8 del FFAQ). Espere más portales para añadir un botón XRechnung o ZUGFeRD cuando sus propietarios hayan alcanzado los plazos.

Así que la ronda mensual de contabilidad de los logins no desaparece. Simplemente haga clic en un botón diferente.

• Cuando ambas versiones existen, tome la factura electrónica.
• No renombre ni conviértelo.
• Una extensión de script o navegador que solo guarda PDFs saltará descargas solo XML, y no te lo dirá.

Casos de borde que su Steuerberater puede aumentar

Validación

Antes de reclamar el IVA, usted necesita estar satisfecho de que una factura es correcta. Un validador técnico puede hacer ese cheque para usted, y el BMF acepta confiar en uno adecuado. Mantenga el informe que produce. Si valida o no tiene ningún efecto en si la factura fue recibida legalmente.

El BMF-Schreiben de fecha 15 de octubre de 2025 clasifica problemas en dos grupos. Un problema de formato significa que el archivo falla completamente la prueba de facturación electrónica, por lo que usted lo reserva como cualquier otra factura. Una vez que el proveedor está en alcance de 2027, vuelva y solicite una versión fija. Si el formato es fino pero una regla de negocio falla, mire qué campo se ve afectado. Sólo campos que la ley del IVA requiere materia para su propio comprador de referencia.

Facturas que permanecen PDF o papel

Los proveedores no tienen que enviar facturas electrónicas por montos hasta 250 euros en cifras brutas, para Fahrausweise (boquetes de viaje), para muchos servicios exentos de IVA, o para consumidores privados. Kleinunternehmer no tienen que emitirlos tampoco. Los proveedores en el extranjero están fuera de las reglas alemanas. En 2028 todavía obtendrás PDFs para cosas como un plan de software de EE.UU. o un viaje de taxi de 12 €.

Una captura para Kleinunternehmer: todavía tienen que ser capaces de recibir las facturas electrónicas (BMF Preguntas frecuentes 4 y 12).

Peppol

Alemania no obliga a una red sobre usted. El correo electrónico trabaja para B2B, y usted puede ignorar Peppol a menos que usted factura los organismos públicos, que es donde se utiliza principalmente. Si usted vende a través de las fronteras de la UE, note que a partir del 1 de julio de 2030 las reglas de la Unión Europea (VAT en la Edad Digital) extienden la facturación estructurada a las ventas de B2B entre los estados miembros.

Donde encaja Booksmate

Booksmate maneja la colección para su contabilidad mensual. Recopila facturas de proveedores de su correo electrónico y desde 500+ sitios web de proveedores en un solo lugar*, por lo que puede entregar su Steuerberater un paquete completo sin el maratón de inicio de sesión.

Una vez que el paquete está listo, DATEV y Sevdesk export están vivos hoy.

Lo que estamos construyendo, y enviaremos antes del 1 de enero de 2027:

• Almacenamiento.Los archivos se quedarán exactamente como se han recibido. Donde hay XML, esa es la versión Booksmate se tratará como la factura.
• Manos a la obra.DATEV y las exportaciones de Sevdesk llevarán la factura electrónica cuando el proveedor la envió.
• Comprobaciones.Booksmate le avisará cuando un archivo ZUGFeRD utiliza MINIMUM o BASIC WL, para que pueda volver al proveedor en el tiempo.
• Leyendo.Usted verá los archivos XRechnung como una factura normal en la aplicación. Los números totales, IVA y factura vendrán directamente desde el XML, no desde un escaneo del PDF.
• Recoger.Plain.xmlLos archivos adjuntos y correos electrónicos con XML más una copia PDF serán recogidos. En los portales que ofrecen ambos, Booksmate buscará la versión de facturación electrónica.

Si buscar facturas a través de buzones y portales es lo que come su contabilidad mensual, prueba Booksmate gratis para14 días. El soporte de facturación electrónica llegará al mismo flujo de trabajo.

Preguntas que la gente hace

Un proveedor todavía me envía un PDF normal en 2027. ¿Está permitido?

A menudo, sí. Los proveedores cuya facturación de 2026 era de 800.000 € o menos pueden seguir utilizando papel o PDF hasta finales de 2027. Los proveedores más grandes no pueden. Ya que no puede comprobar su facturación, es justo preguntar directamente a un gran proveedor. A partir de 2028 casi todos los proveedores B2B alemanes deben cambiar.

¿Es suficiente un archivo ZUGFeRD con el perfil MINIMUM?

No. MINIMUM y BASIC WL no cuentan como facturas electrónicas bajo las reglas del IVA alemán. Si el proveedor tiene que enviar una factura electrónica, pida BASIC, EN 16931 o un perfil superior.

Mi Steuerberater funciona desde PDFs. ¿Puedo enviar sólo la versión PDF de un XRechnung?

Envíe un PDF como extra si le ayuda a leerlo. El XML todavía tiene que ir con él, y el XML es lo que archiva. Un PDF hecho del XML es una copia, nada más.

Los totales en el PDF y el XML no coinciden. ¿Cuál es el que reservo?

Libro del XML, y ponerse en contacto con el proveedor. Una gran brecha es un riesgo, porque el PDF podría verse como una segunda factura.

¿Hay algo que instalar o registrar antes de que las facturas electrónicas puedan alcanzarme?

No. Cualquier dirección de correo electrónico normal puede recibirlos en Alemania, y Peppol es opcional. Lo que necesita es una manera de abrir archivos XML, y el visor ELSTER lo hace de forma gratuita.

Soy un Kleinunternehmer. ¿Se me aplica algo de esto?

En parte. Estás exento de enviar facturas electrónicas, pero desde el 1 de enero de 2025 debes poder recibirlas.

Booksmate ¿Ya maneja XRechnung y ZUGFeRD?

Ahora mismo Booksmate tira de sus facturas de las entradas y sitios web de proveedores, luego las envía a DATEV o Sevdesk. Añadimos soporte y plan XRechnung y ZUGFeRD para que viva antes del 1 de enero de 2027. Esto cubre la colección, una vista legible, datos del XML, cheques de perfil y exportaciones de archivos originales.

Fuentes

• BMF FAQ: Verpflichtende E-Rechnung(Alemania, Stand März 2026)
• BMF-Schreiben, 15 octubre 2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung(German)
• GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025(German)
• Preguntas Frecuentes de FeRD ZUGFeRD(German)
• KoSIT XRechnung FAQ(German)
• ELSTER E-Rechnungsviewer
• Telekom Geschäftskunden: E-Rechnung(German)

Escrito en Octubre 2026 por la guía BMF publicada en ese momento. Úsalo como orientación y habla con tu Steuerberater sobre tu propia situación.

* Cuando Booksmate entra en sitios web de proveedores, tus credenciales permanecen en tu computadora.