Cómo automatizar las cuentas por pagar y transformar su flujo de trabajo

Si sus cuentas de pago se siente como una batalla constante contra las pilas de papel y la entrada de datos manuales, no estás solo. Las tarifas de pago tardías, los errores frustrantes, y las horas interminables gastadas en trabajos administrativos son demasiado comunes cuando te concentras#39; estás haciendo cosas de la manera antigua.

Es una historia clásica: un equipo de finanzas enterrado en papeleo, persiguiendo aprobaciones, y tratando de cerrar los libros a tiempo. Pero sí que tiene que ser así.

Su Guía para la Automatización Pagable de Cuentas

Cuentas automatización pagadera es sobre el uso de software inteligente para manejar todo el ciclo de vida de una factura, desde el momento en que llega a su bandeja de entrada a la sincronización final con su sistema de contabilidad. Esto significa que el software puede automáticamentecapturar facturas, usoAI para leer los datos, enviarlos a la persona adecuada para su aprobación, y luego publicar los detalles a sus libros.

¿El objetivo? Para dejar de perseguir papel y empezar a centrarse en la estrategia.

De la Grind Manual al Impacto Estratégico

Este es un gran cambio. Imagina un sistema en el que las facturas se extraen automáticamente de los portales de proveedores y de las bandejas de correo electrónico, sin que nadie tenga que levantar un dedo. Es una realidad completamente alcanzable. Un gran punto de partida es entender las ideas básicas de lascómo automatizar los procesos de negocio, y las cuentas por pagar es uno de los mejores lugares para empezar.

Al abrazar la automatización, su equipo puede finalmente pasar de la entrada de datos tediosos a un análisis financiero de alto valor. Este viaje es sensible#39; no tan desalentador como suena y normalmente implica algunas etapas clave:

• Apago su flujo de trabajo actualpara detectar los verdaderos cuellos de botella.
• Elegir la herramienta de automatización correctaque se ajusta a las necesidades únicas de su empresa.
• Construcción de un sistema automatizadopara captura de facturas, extracción de datos y aprobaciones.
• Medición de su rendimiento en la inversióny ver la eficiencia gana de primera mano.

La demanda de estas soluciones está en auge por una razón. El mercado global de software de automatización AP está en camino para alcanzarUSD 6.98 mil millones en 2025y se espera que subaUSD 7.95 billion in 2026. Las herramientas basadas en la nube están a la vanguardia, preparadas para capturar alrededor60%si quieres profundizar en los números,Flairstech.comtiene un gran desglose de las tendencias de AP.

Esta tabla proporciona una mirada rápida a la carretera por delante, derribando el proyecto en fases manejables.

El Viaje de Automatización AP en un Glance

Fase

Objetivo

Acción fundamental

1. Plan & Definir

Establecer metas claras y definir cómo es el éxito.

Identifique puntos clave de dolor y establezca KPIs mensurables.

2. Mapa & Select

Entender su proceso actual y elegir la herramienta correcta.

Documente su flujo de trabajo AP existente y el software potencial de veterinario.

3. Construir y probar

Configure e implemente la solución de automatización.

Establecer flujos de trabajo, integrar sistemas y realizar pruebas piloto.

4. Roll Out & Train

Vaya a vivir y faculte a su equipo para usar el nuevo sistema.

Comunicar los cambios y proporcionar capacitación práctica.

5. Medición y optimización

Rastrear el rendimiento y refinar el proceso con el tiempo.

Monitor KPIs, recopilar comentarios y buscar mejoras.

Cada fase se basa en el último, guiando desde el concepto inicial a un departamento de AP totalmente optimizado y automatizado.

Automatizar cuentas por pagar no es sólo sobre el procesamiento de facturas más rápido. Es acerca de ganar visibilidad en tiempo real en su flujo de efectivo, reducir el riesgo, y liberar a su equipo talentoso para centrarse en lo que realmente importa: conducir la salud financiera y el crecimiento.

Esta guía es tu hoja de ruta. Te guiaremos a través de cada paso con consejos prácticos y ejemplos reales para ayudarte a construir un sistema AP que realmente funcione para tu negocio. Vamos a empezar.

Así que, usted toca#39; está listo para automatizar sus cuentas pagables. Que ventaja#39;s grande, pero mantener en un segundo. El mayor error que veo las empresas hacen es saltar directamente en los demos de software sin una pista de lo que realmente necesitan. Es una receta clásica para la frustración y un proyecto que va a ninguna parte.

Antes de mirar una sola herramienta de automatización, usted tiene que hacer el trabajo fundamental. Esto es ventaja#39;t sólo trabajo ocupado; it curva#39;s el paso más importante para asegurarse de que su inversión resuelve realmente su empresa implica#39;s problemas del mundo real. Usted puede afectar#39;t fijar lo que usted hace unidad#39;t entender.

Obtener una imagen clara de su proceso de AP actual

Su primera misión es convertirse en un detective. Necesita seguir todo el viaje de una factura, desde el momento en que aterriza en una persona afectada#39; s inbox hasta que la confirmación final de pago sea archivada.

Coge a tu equipo, una pizarra (o una virtual), y mapea cada punto de contacto. Haz clic#39; no dejes nada fuera, no importa lo pequeño que parezca. Aquí es donde sale la verdad.

Hacer las preguntas difíciles:

• ¿Cómo nos llegan las facturas?¿Están derramando en un correo electrónico, apareciendo en el correo físico, o los están persiguiendo en una docena de portales de proveedores diferentes?
• ¿Quién está escribiendo todo esto?En serio, ¿cuánto de su día se gasta en la entrada manual de datos?
• ¿Qué hace nuestra cadena de aprobaciónRealmente.¿Parece?¿Quién tiene que firmar, y qué sucede cuando están fuera de la oficina?
• ¿Cómo manejamos las cosas desordenadas?¿Qué límite#39; es el protocolo para un número de PO faltante o un precio que coincide con la cita?
• ¿Cómo se hace el pago final y se registra en nuestros libros?

Este ejercicio es siempre un ojo-ojo. Se lanzará un foco en todos los cuellos de botella, pasos redundantes, y costos ocultos que están drenando silenciosamente sus recursos. Usted puede descubrir, por ejemplo, que un especialista de AP está quemando5 horas a la semanasimplemente iniciar sesión en diferentes portales para descargar facturas – una tarea prácticamente suplica ser automatizada.

Don ##39;t just map out the "happy path cosecha " where everything goes smoothly. The most valuable insights come from digging into the exceptions. Understanding how your team handles a disputed charge or a duplicate bill reveals the true complex and cost of your manual process.

Una vez que tenga este mapa, usted mismo#39; sabrá exactamente dónde están los problemas. Ahora usted puede establecer algunos objetivos reales.

Defina qué éxito realmente parece (Sus objetivos y KPI)

¿Cómo se ve un " ganar ventaja " para este proyecto? Objetivos vagos como " ser más eficientes " ganó crecer#39; no cortarlo. Necesita objetivos específicos, mensurables que guiarán su búsqueda de software y, más tarde, probar su retorno a la inversión.Indicadores clave de rendimiento (KPIs).

Mira los puntos de dolor que descubriste en tu mapa de flujo de trabajo. ¿Están las tasas de pago tardías matando tu línea de fondo? ¿Tu equipo se ahoga en papeleo?

Convierte esos puntos de dolor en KPIs de concreto. Aquí están algunos de los más importantes que siempre recomiendo el seguimiento:

• Hora del ciclo de facturación:Este es el tiempo promedio de recibir una factura para pagarla. Un gran objetivo es aplastar esto de, digamos,15 días abajo a 3 días.
• Costo por factura:Averigua el costo total de tu departamento de AP (salarios, gastos generales) y dividelo por el número de facturas que procesas.50% o máses un objetivo común y alcanzable.
• Tasa de captura de descuento de pago anticipado:¿De qué porcentaje de descuentos estás realmente aprovechando? Objetivo para empujar esto de un measly10% a más del 80%El dinero en efectivo se suma rápido.
• Tasa de procesamiento:¿Qué porcentaje de facturas vuelan a través del sistema con cero toque humano? Esta es la medida definitiva de la verdadera automatización.

Configurar estos objetivos en el frente cambia todo. Se convierte en una simple compra de software en una decisión inteligente y estratégica de negocio. Con un mapa de proceso detallado y metas claras, finalmente estás listo para encontrar una solución que se ajuste a su negocio perfectamente.

Aquí ##39; es una lista de verificación rápida para asegurarte de que te toques#39; has cubierto tus bases.

Lista de verificación de la evaluación de la actividad financiera

• Flujo de trabajo Acumulado:¿Ha documentado todo el proceso de AP de principio a fin?
• Bottlenecks Identified:¿Conoces las 3-5 cosas que causan retrasos y desperdician dinero?
• Stakeholders Countries:¿Ha dado su entrada todos los que tocan una factura (AP, adquisiciones, jefes de departamento).
• KPIs Definido:¿Ha establecido metas específicas y mensurables para mejorar?
• Presupuesto examinado:¿Tienes un presupuesto realista en mente, basado en el ROI que esperas de golpear tus KPIs?

Cuando usted hace este trabajo de preparación, usted deja de comprar para características llamativas y comienza a buscar una solución a sus problemas específicos. Este paso fundamental es lo que separa los proyectos de automatización con éxito salvaje de los que se apagan.

Muy bien, déjenos llegar a #39;s hablar de elegir la herramienta adecuada para el trabajo. Elegir sus cuentas software de automatización pagable es una gran decisión, y honestamente, es fácil perderse en el mar de opciones por ahí. El truco es sintonizar el flujo de marketing y marcar las características que resolverán su equipo de unión#39; es más grande, más frustrante cuellos de botella.

Piénsalo: ¿cuál es el mayor tiempo de tiempo para tu equipo AP ahora mismo? Estoy dispuesto a apostar que está persiguiendo facturas. El ciclo sin fin de iniciar sesión en diferentes portales de proveedores —Amazon, Stripe, Google, lo que te llamas— solo para buscar y descargar un PDF es un gran desagüe en la productividad.

Un buen sistema ganó ventaja#39; no sólo le ayudará a procesar las facturas más rápido; le impedirá tener que recogerlas manualmente en primer lugar.

Primeras cosas: Automatizar Cómo obtener facturas

Su prioridad número uno absoluta tiene que ser una herramienta que automáticamente sembra facturas y recibos de todas sus principales fuentes. Si una plataforma hace daño#39; t clava esto, sólo se está firmando para una versión de fancier de un proceso manual.

Busque una solución que tenga conexiones sólidas para ambos:

• Email Inboxes:El software debe ser capaz de monitorear una bandeja de entrada dedicada (comofacturas@example.com), instantáneamente mancha los archivos adjuntos de facturas, y tirarlos directamente a su flujo de trabajo. No más descarga manual y subiendo.
• Portales de proveedores:Este es el verdadero cambiador de juego. Una gran herramienta se conectará a sus portales de proveedores por su cuenta y coger nuevas facturas el segundo que se publican. Esto corta completamente el rectificado manual de descarga.

Esta única característica puede liberar una cantidad asombrosa de su equipo Pul#39;s time. Si usted está pasando incluso unas pocas horas a la semana sólo recoger documentos, el rendimiento de la inversión para la captura automatizada es inmediato.

Aquí hay un consejo que siempre doy: Automatizar la entrada de datos es un buen-a-tener, pero automatizar lacolecciónde esos datos es lo que realmente mueve la aguja. Se limita#39; es la diferencia entre un flujo de trabajo manual ligeramente más rápido y un sistema realmente desactivado y eficiente.

Esto es exactamente lo que usted debe estar buscando: un centro donde todos sus documentos llegan automáticamente.

Una plataforma como Booksmate, mostrada anteriormente, le da esa claridad instantánea y control sobre las facturas entrantes, que es exactamente lo que una estrategia de automatización inteligente debe ofrecer.

Don ##39;t Settle for Less Than High-Accuracy Data Extraction

Una vez que la factura está en su sistema, el siguiente obstáculo está sacando la información del documento con precisión.Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR)y AI entran en juego, pero adviertanse, no toda la tecnología OCR se crea igual.

Un sistema con una precisión que obliga a tu equipo a corregir errores constantemente es apenas mejor que simplemente escribir todo a mano. Necesitas una herramienta con un motor de alta precisión probado que puede tirar de los detalles clave como:

• Número de facturación
• Nombre del vendedor
• Factura y fechas debidas
• Cantidad total
• Detalles del punto de línea (cuantidad, descripción, precio, etc.)

Las mejores herramientas utilizan AI que aprende de las correcciones que haces, consiguiendo más inteligente y más preciso con cada factura.7%de las empresas están utilizando AI para la gestión de gastos hoy, esta es la tecnología que ofrece la precisión de próximo nivel y separa las buenas herramientas de los grandes.

Demanda Flujos de trabajo flexibles e integraciones que realmente funcionan

Su negocio es igual a#39; no se establece en piedra, por lo que su software AP debe producir#39; no ser tampoco. Necesita un sistema conflujos de trabajo de aprobación flexibles. Pregúntese: ¿puede establecer fácilmente reglas que tramiten facturas basadas en la cantidad, departamento o proveedor específico? Por ejemplo, puede una factura sobre$5,000¿Ir automáticamente a un jefe de departamento para un registro? Si la respuesta es no, sigue buscando.

Igual de importante es una conexión perfecta y fiable con su software de contabilidad, ya sea que sea eso implica#39;sQuickBooks, Xero, o algo más. Una integración sólida es la pieza final del rompecabezas, asegurándose de que una vez que se aprueba una factura, todos los datos se sincronizan con su libro mayor sin que nadie tenga que tocar un teclado.

Un consejo final: ser cuidadoso con las plataformas que se jactan de tener miles de integraciones. En mi experiencia, este enfoque de " cuantitativa sobre calidad de enfoque limitado " significa a menudo que las conexiones son escasas y mal mantenidas.Booksmateque perfecciona sus integraciones centrales, asegurando que son absolutamente a prueba de balas. Esto le ahorra de los inevitables dolores de cabeza de sincronización rota y datos desordenados.

Muy bien, usted ha establecido sus objetivos y elegido su software. Ahora para la parte divertida: realmente la construcción de sus cuentas automatizadas flujo de trabajo pagable. Aquí es donde la planificación se detiene y el hacer comienza, convirtiendo ese AP manual mole en una máquina suave y eficiente.

Vamos a ser prácticos y a bucear en cómo configurar todo esto.

Lo primero que tenemos que hacer es evitar que las facturas vuelvan a ser manejadas manualmente. El objetivo es conseguir que cada factura, ya sea por correo electrónico o por un portal de proveedores, fluya directamente en su nuevo sistema sin que nadie tenga que levantar un dedo. Esta es la base de un proceso AP verdaderamente " sin tocar " .

Conseguir todas tus facturas en un lugar

Piense en su nueva herramienta AP como el centro central de cada factura que obtiene su empresa. Para llegar allí, abordaremos las dos principales maneras en que las facturas llegan: los portales de correo electrónico y proveedores.

Configurar el correo electrónico es generalmente una brisa. Usted creará una dirección de correo electrónico dedicada, algo simple comofacturas@example.com, y luego establecer reglas de reenvío de su equipo tarde#39;s otras cajas. Al igual que, cualquier factura que se envía por correo electrónico a usted o su equipo es capturado al instante.

Los portales de proveedores son donde verás algunos ahorros de tiempo serios. Usted recibe#39; conectará sus cuentas de forma segura para proveedores como Amazon, Stripe, o cualquier otro proveedor clave que utilice regularmente. El software entonces entra para usted, encuentra nuevas facturas, y las tira directamente en su panel de control. Esto solo puede hacer retroceder docenas de horas cada mes.

El objetivo aquí es tener100%de sus facturas capturadas automáticamente. Esto no es una fantasía distante; con las herramientas correctas, es completamente factible para la mayoría de las empresas.

Con las facturas que ahora populan su sistema automáticamente, se limitan a#39; es el momento de enseñar al software cómo leerlos. Este flujo simple —Captura, Extracto y Aprobar— es el núcleo de una estrategia eficaz de automatización de AP.

Como puedes ver, cada etapa se alimenta lógicamente en la siguiente, creando una reacción de cadena poderosa y eficiente.

Formación de la AI para leer facturas Perfectamente

Su herramienta de automatización utiliza el Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) y la IA para sacar todos los detalles importantes de una factura. Mientras que este técnico es increíblemente inteligente de la caja, usted querrá darle un poco de orientación al principio.

Para las primeras docenas de facturas, solo compruebe que la AI está agarrando la información correcta. Preste atención a algunos campos clave:

• Número de facturación:¿Está tirando de la cadena correcta de números y letras?
• Cantidad total:¿El total coincide con lo que queda en el documento? No más, no menos.
• Nombre del vendedor:¿Está correctamente identificando al proveedor cada vez?
• Fecha prevista:¿El sistema calcula correctamente el plazo de pago?

La mayoría de las plataformas modernas aprenden de sus comentarios. Si usted tiene que corregir un campo una vez, la AI recuerda típicamente que cambia para la próxima factura de ese mismo proveedor. Una gran parte de esta eficiencia viene deautomatización de OCR para facturas PDF, que hace el levantamiento pesado de la captura de datos.

Configuración de flujos de trabajo de aprobación inteligente

Una vez que los datos están siendo capturados limpiamente, usted puede construir las reglas que le dicen al sistema que necesita aprobar qué. Esta es su oportunidad de hornear las políticas internas de su empresa directamente en el flujo de trabajo, que no sólo asegura el cumplimiento, sino que también acelera dramáticamente los pagos.

Comience con un escenario común. Por ejemplo, podría establecer una regla que se parezca a esto:

• IFuna factura es del departamento de " Marcación " y es inferior a la$1,000.
• A continuaciónenviarlo directamente al Administrador de Marketing para una aprobación de un solo clic.
• Pero sique la misma factura de marketing se ha terminado$5,000.
• A continuaciónenrutarlo al Gerente de Marketing primero, yentoncesal CFO para el final de señalización.

Este tipo de reglas dinámicas, " si-then recíproca " significan que su equipo de AP ya no está persiguiendo a la gente para las aprobaciones, tarea que a menudo es el mayor cuello de botella en todo el proceso.

Tener un plan para los Oddballs

Dejar caer#39;s ser real: ningún sistema es infalible. Estás obligado a correr en excepciones – las facturas que donan#39; no encajan bien el molde. Un plan de automatización sólida cuenta para estos outliers desde el primer día.

Algunas excepciones comunes que usted debe planear incluyen:

• Facturas duplicadas:El sistema debe marcar automáticamente cualquier número de factura que ya haya procesado, ahorrándole de pagos dobles costosos.
• Números de PO desaparecidos:Si se requiere una orden de compra, el sistema puede pausar la factura y notificar automáticamente a la persona adecuada para proporcionar el PO desaparecido.
• Precio Mismatches:Si el total de la factura no coincide con el PO, se marca y se envía al equipo de adquisiciones para su revisión.

La clave es que su plan para manejar estos debe ser igual de automatizado como todo lo demás. En lugar de causar un simulacro de incendio, el sistema debe simplemente trazar el problema a la persona correcta con toda la información que necesitan para fijarlo rápido. Esto cierra el bucle y hace que su proceso AP realmente resiliente.

Consiguiendo a su equipo a bordo (y manteniéndolos allí)

Usted ha encontrado el software perfecto, mapeó sus flujos de trabajo, y usted crece#39; está listo para ir. Pero seamos reales: incluso la mejor herramienta de automatización es sólo costoso shelfware si su equipo hace ventaja#39; no realmente utilizarlo. El éxito de todo este proyecto se acuesta en la gente, no sólo plataformas.

¿Mi mayor consejo? No trate de hervir el océano. Un " zumbido de golpe " , en el que gira el interruptor para todos a la vez es una receta clásica para la confusión, el retroceso y un montón de dolores de cabeza. Un enfoque gradual y gradual es siempre el juego más inteligente.

Comience con un Grupo Piloto para Construir Momentum

Antes de ir a toda la compañía, seleccione un pequeño grupo contenido para probar el nuevo sistema. Esto podría ser un solo departamento que está generalmente abierto a la nueva tecnología, o podría centrarse en un puñado de sus proveedores de más alto volumen.

Piense en esto como su " cocina más reciente " . Empezando pequeño le da un espacio seguro para aprender y ajustar el proceso. Esta carrera inicial le ayudará:

• Encontrar los bordes ásperos:Usted toca#39; verá rápidamente lo que representa#39; es confuso y donde el flujo de trabajo se hunde en un entorno del mundo real.
• Averigüe su entrenamiento:Usted toca#39; descubrirá lo que realmente necesita para enseñar a la gente versus lo que conlleva#39; es intuitivo.
• Crea tus primeros fans:Cuando este grupo piloto comienza a estragos acerca de lo mucho más fácil que son sus trabajos, se convierten en sus defensores más poderosos.

Por ejemplo, el departamento de marketing es a menudo un gran lugar para comenzar. Por lo general tienen una mezcla de facturas recurrentes (como las suscripciones de software) y costos de proyecto de una sola salida, que le da al sistema un buen entrenamiento. Una vez que usted se limitan#39; han arreglado los quinks con ellos y ellos coinciden#39; están viendo las facturas a través de los proveedores pagados, usted paga#39; tendrá una historia de éxito comprobado para compartir. Nada consigue otros departamentos a bordo más rápido que ver sus colegas.

Automatización de posición como compañero de equipo, no una amenaza

Afrontemos el gran miedo sin palabras. En el momento en que dices " automación, paz " , algunas personas escuchan " reemplazo de trabajo. " Tienes que salir delante de eso y enmarcar esta nueva herramienta para lo que realmente es: un asistente increíblemente útil.

La realidad es que la automatización de AP no hace que las personas calificadas sean redundantes, sino que las hace más estratégicas.64%de AP pros nombre tediosos y anticuados procesos manuales como una fuente importante de estrés en el trabajo. Este software es la solución a ese agotamiento.

Su mensaje debe ser simple y claro: Nosotros somos iguales#39; nos deshacemos de la parte de tu trabajo que se deshace del alma. No más entrada de datos manual, no más aprobaciónes de caza. Se trata de liberarte para concentrarte en el trabajo que realmente importa —como analizar el gasto, negociar mejores condiciones con los proveedores, y mejorar el flujo de efectivo.

No es un reemplazo; es una actualización para todo el equipo adulto#39; su papel en la empresa.

Su lista de control de gestión de cambios

Buena comunicación es lo que separa una salida suave de una caótica. Tener un plan simple te asegura donando #39; no te pierdas un paso.

• Explicar el " Por qué razón " :Don ##39;t just talk about features. Talk about the frustrations the new system solves. "Record how long it took to get that Q4 bill approved? This fixes that.
• Tren con Facturas Reales:Olvídate de manuales de usuario aburridos. Programar sesiones prácticas donde tu equipo puede caminar a través del nuevo proceso con las facturas que realmente reconocen.
• Ofrecer un canal de ayuda fácil:Configurar un canal dedicado Slack o dirección de correo electrónico donde alguien puede hacer una pregunta y obtener una respuesta rápida y amistosa.
• Mostrar las ganancias:Cuando el grupo piloto corta su tiempo de procesamiento de facturas por70%, grítalo desde los tejados! Compartir esos primeros éxitos y métricas.

Ganancia de bonos: Seguridad y Cumplimiento de Fort Knox-Level

Más allá de hacer que su equipo más feliz, la automatización de AP trae otro beneficio masivo que a menudo se pasa por alto: una ruta de auditoría sólida roca. En un mundo de creciente escrutinio financiero, esto es un cambio de juego.

Los procesos manuales construidos sobre correos electrónicos y copias de papel son una pesadilla para los auditores. Ellos afectando#39; son desordenados, incompletos e imposibles de verificar. Un sistema automatizado, por otro lado, crea un registro digital limpio y atemporal de cada punto de contacto.

Usted puede ver instantáneamente quién presentó una factura, cuando fue revisada, quién la aprobó, y el momento exacto que se pagó. Esto no sólo hace que las auditorías una brisa, sino también le da un nivel de seguridad y control interno que no es posible cuando usted está persiguiendo papel alrededor de la oficina.

Medindo su ROI y optimizando para el futuro

Muy bien, el sistema es en directo y acolchado. Ahora para la pregunta de millón de dólares: ¿valía la pena? Este es el momento en que se puede mostrar, y afortunadamente, el panel de control de su nueva herramienta de automatización está lleno con los datos duros que necesita para probar el éxito del proyecto.

Usted toca#39; ya no está trabajando fuera de los sentimientos intestinales acerca de la eficiencia. La prueba está ahí en los números, listo para ser presentado. Es tiempo de volver a círculos de nuevo a los objetivos iniciales y KPIs y ver cómo se apiló.

Calculando su retorno a la inversión

Dejar caer#39;s hablar ROI. Suena intimidante, pero sí tiene que serlo. Se puede conseguir una imagen fantástica mezclando las obvias ganancias financieras con los beneficios " suaves y flexibles " que son tan cruciales.

La fórmula clásica es un gran lugar para empezar:

(Gana financiera - Costo del proyecto) / Costo del proyecto = ROI

Para conseguir tuganancia financiera, querrás contar todos los ahorros tangibles que has conseguido#39; has desbloqueado. Mira cosas como:

• Costos laborales reducidos:Piense en todas las horas que su equipo solía quemar en la entrada manual de datos, las aprobaciones y el persiguiendo las facturas.20 horas por semanay su equipo ##39; la tarifa mezclada es25 dólares/hora, estás mirando$2,000en ahorros mensuales justo ahí.
• Descuentos de pago anticipado capturados:¿Cuántos descuentos te faltaron antes? Añada cada dólar que has capturado desde que te fuiste a vivir. Esto es nuevo dinero en el banco.
• Tasas tardías eliminadas:Esta es simple. Cada penalización que has evitado es un impulso directo a tu línea inferior.

Don ##39; no olvides los beneficios blandos. Ellos crecen#39; son más difíciles de poner un número, pero importan inmensamente. Cosas como la moral superior del equipo, menos quemaduras, y los vendedores más felices (gracias a los pagos a tiempo) crean una cultura de la empresa más saludable y productiva.

Poniéndolo todo junto: un ejemplo del mundo real

Deja que ##39;s mire a una empresa de comercio electrónico de tamaño medio que se estaba ahogando en unas 500 facturas al mes. Su equipo de AP fue enfatizado, estaban pagando las tarifas tardías izquierda y derecha, y los descuentos de pago anticipado eran una fantasía.

Después de lanzar su plataforma de automatización de AP, la transformación fue de noche y día.

métrica

Antes de la automatización

Después de la automatización

Mejora

Hora del ciclo de facturación

22 días

5 días

77% más rápido

Costo por facturación

$18.50

$5.25

71% más barato

Descuentos de pago anticipado

5% Capturado

90% Capturado

+85%

Ingreso manual de datos

40 horas/mes

3 horas/mes

Reducción del 92%

Al reducir su tiempo de procesamiento de facturas, virtualmente eliminaron los honorarios tardíos y comenzaron a generar ingresos de los descuentos. Más importante aún, su equipo de AP finalmente fue liberado de la entrada de datos de anulación mental y podría centrarse en el análisis financiero estratégico que realmente mueve la aguja.

Optimización para una mejora continua

Sólo porque usted toca#39;re live hace sentir#39;t significa que usted queda #39;re hecho. Los datos que fluyen en su tablero de instrumentos es una mina de oro para hacer las cosas aún mejor.

Mantenga un ojo cercano a sus KPIs. ¿Están ciertos proveedores todavía creando cuellos de botella? Puede ser el momento de tener una conversación sobre cómo se envían facturas. ¿Es un gerente específico siempre lento para aprobar? Puede ajustar el flujo de trabajo para enviarlos recordatorios más frecuentes o incluso redirigir las aprobaciones después de un cierto tiempo.

Su sistema de automatización de AP es limitado#39;t a "set it andOlvid it correspond " tool. Es una parte evolutiva de sus operaciones financieras. Al revisar regularmente los datos y realizar pequeños ajustes informados, puede garantizar que su inversión pague dividendos por años.

Cómo automatizar las cuentas por pagar

Cómo automatizar las cuentas por pagar: mapear el camino actual, establecer algunas medidas, luego automatizar la colección y extracción antes de automatizar las aprobaciones.

1. Escribe cómo llega una factura, quién la clave, quién la aprueba, y cómo se paga y se registra.
2. Marque los cuellos de botella, incluyendo el tiempo dedicado al registro en los portales de proveedores para descargar las facturas.
3. Establezca un pequeño conjunto de objetivos, como el tiempo del ciclo de facturas, el costo por factura, y con qué frecuencia se capturan descuentos de pago anticipado.
4. Automatizar la colección de facturas de los portales de correo electrónico y proveedores primero. Ese es el paso que la mayoría de los equipos AP todavía hacen a mano.
5. Extraer vendedor, fecha, cantidad e impuestos en revisión en lugar de retipar cada factura.
6. Agregue reglas de aprobación para el camino normal, y un camino separado para los POs desaparecidos, duplicados y desajustes de precios.
7. Piloto con un equipo, luego conectar la exportación a Xero o QuickBooks y revisar las medidas mensualmente.

Automatización elimina el requisamiento y el persiguiendo. Alguien todavía revisa excepciones y disputas de proveedores.

Preguntas de Automatización de AP, Respuesta

Siempre que hablo con los equipos financieros sobre el traslado a un sistema automatizado de cuentas por pagar, las mismas pocas preguntas casi siempre aparecen. Ellos afectan#39; son buenas preguntas, y las respuestas son a menudo más directas de lo que la gente piensa.

¿Cuánto va a costar esto?

Probablemente te estés preguntando sobre la etiqueta de precio, y eso es justo. El costo realmente depende de lo que necesitas, y el rango es bastante ancho.

Las herramientas simples construidas para pequeñas empresas pueden empezar por menos de lo que50 dólares/mes. Por otro lado, las plataformas integrales para las empresas más grandes pueden encontrarse con miles.

Pero honestamente, enfocarse sólo en la cuota mensual se pierde la imagen más grande. Un sistema de automatización AP sólido paga por sí mismo, y generalmente bastante rápido. Hace esto al cortar las horas que su equipo pasa en la entrada manual, limpiar las tasas de pago tardío, y ayudar a que snag descuentos de pago temprano que probablemente se perdió.

Aquí estoy pensando: si el software te ayuda a coger un gran descuento de pago anticipado o evitar un solo error humano costoso, ya ha empezado a devolverte el pago.

¿Este Reemplazará a mi personal de la AP?

Esta es una gran, y tengo la preocupación. La respuesta corta es no. No se trata de reemplazar a la gente; se trata de hacer sus trabajos mejor y más valioso.

La automatización es fantástica en el trabajo tedioso y repetitivo: la entrada de datos, la búsqueda de facturas, la presentación. Esto libera a sus profesionales financieros cualificados para hacer lo que mejor hacen.

En lugar de simplemente el clave en números, pueden investigar patrones de gasto, construir mejores relaciones con sus proveedores, y proporcionar una verdadera visión estratégica. Su equipo se vuelve más analítico y menos clerical.

¿Cuánto se tarda en establecerse?

Olvídate de lo que podrías imaginar sobre proyectos de software largos y dolorosos desde hace una década. Las herramientas AP modernas basadas en la nube se construyen para la velocidad.

Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, usted puede estar en marcha en horas o días, no semanas o meses. El proceso de configuración es generalmente un sencillo y guiado. Usted conectará sus portales de correo electrónico o proveedores, establecer unas pocas reglas de aprobación, y sincronizarlo con su software de contabilidad comoXerooQuickBooks. Es sorprendentemente rápido.

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