Búsqueda de facturas de UPS: su guía rápida para encontrar facturas

Usted toca#39; generalmente no está buscando una factura de UPS por curiosidad. Lo necesita porque la contabilidad mensual es debido, una carga tiene que ser verificada, o alguien en la compañía jura que ya lo pagaron. Luego abre el portal de facturación de UPS y corre en la parte de la que nadie le advierte. Quiere detalles de la factura que dona#39; no tiene todavía.

Ese ##39; es por quéConsulta de facturas de UPSSe siente más difícil de lo que debería. La búsqueda en sí misma es borde#39; no el primer problema. El acceso es. Si usted queda#39; no está ya inscrito en el centro de facturación de UPS, el obstáculo clave está atravesando esa primera puerta sin ser bloqueado por datos de facturas faltantes o desatendidos.

Cuadro de contenidos

• ¿Por qué es una factura de UPS tan difícil de encontrar el problema de arranque frío
• ¿Por qué este viaje a buenos equipos contables
• Utilizando el UPS Billing Center for Invoice LookupsIniciar con la inscripción, no buscar
• Qué hacer dentro del Centro de Facturación
• ¿Por qué importa el ID de control
• Formas alternativas para obtener su factura UPSCuando el correo electrónico es la opción más rápida
• Una comparación práctica de sus opciones
• Problemas de búsqueda de facturas comunesEl fallo más común es el mal campo que coincide
• Qué hacer cuando la búsqueda todavía falla
• Más allá de las revisiones manuales Automatizar las facturas UPSPor qué la recuperación manual se descompone
• Qué mejor flujo de trabajo parece
• Su lista de verificación para la gestión de facturas más inteligente de UPSUna rutina de funcionamiento simple

¿Por qué es una factura de UPS tan difícil de encontrar

La parte dura generalmente comienza con una factura faltante y una fecha límite. Usted toca#39;re conciliación gastos de envío, una factura está ausente, y el portal pide un número de factura para inscribir o verificar el acceso. Que borde#39;s la versión contable de ser pedido por la clave que borde#39;s bloqueado dentro de la habitación.

UPS construyó el proceso de esta manera para la seguridad, pero crea un verdadero dolor de cabeza operacional. UPS dice que la inscripción por primera vez requiere una factura reciente de lalos últimos 45 días, típicamente uno de loslas tres últimas facturas, más valores exactos paraNúmero de cuenta, número de facturación, fecha de facturación, importe debido y identificación de controlcomo se describe en elPágina de inscripción de facturación de UPS. Ese límite#39; es por qué muchas personas son iguales#39;t pegadas en búsqueda. Ellos afectando#39; están pegados en la inscripción.

El problema de la estrella fría.

Esto viene todo el tiempo en las entregas de contabilidad. Un propietario de un negocio solía recibir las facturas. Luego el controlador deja, un buzón compartido se cambia, o un administrador de envío tenía el único login de trabajo. La compañía todavía tiene una cuenta de UPS activa, pero la persona que ahora necesita los registros puede reducir#39; no entrar limpiamente.

Eso crea un mal bucle:

• Necesitas la factura para inscribirte
• Necesitas inscribirte para buscar facturas antiguas
• Usted puede ##39;t avanzar si un campo se introduce diferentemente de la factura original

Regla práctica:Si usted ##39; está bloqueado de la facturación UPS, deje de probar búsquedas aleatorias. Encuentre el documento de factura original más reciente primero, luego utilice ese documento como su fuente de verdad para cada campo.

Mucha gente financiera asume que los portales de facturación funcionan como un archivo de declaración bancaria. Entrar, elegir un rango de fecha, descargar lo que necesitas. UPS puede funcionar de esa manera una vez que se establece el acceso, pero en la puerta principal se comporta más como un cheque de identidad ligado a metadatos de factura.

Eso importa porque la memoria manual es igual a#39; no lo suficientemente confiable aquí. “Cerrar lo suficiente” hace sentir#39;t trabajo. Si el PDF dice un formato y escribe otro, la inscripción puede fallar. Si la cantidad debida incluye el formato que pasa por alto, se puede bloquear. La frustración es normal. El sistema es estricto por el diseño.

Utilizando el centro de facturación de UPS para las búsquedas de facturación

ElUPS Billing Centeres el lugar oficial para gestionar las facturas, disputas, informes y pagos. Una vez que usted alcanza#39;re en, it cerrada#39;s la opción de autoservicio más completa.Guía de usuario del Centro de Facturaciónque los usuarios inscritos pueden acceder y descargar facturas por hasta56 semanasdesde la fecha de emisión, que es aproximadamente13 meses, y puede verlos enen línea, PDF, CSV y XMLformatos.

Comience con la inscripción, no búsqueda

Si ya tiene una factura reciente en la mano, utilícela como su documento de configuración. Donю#39;t escriba de la memoria, y don#39;t rekey de una captura de pantalla si puede evitarlo. Trabajar desde la factura de PDF o papel real.

Una configuración limpia generalmente se ve así:

• Abrir una factura de UPS recientey mantenerlo visible mientras se inscribe.
• Introduzca cada campo exactamente como se muestraen esa factura.
• Enlace a la cuenta de envío correctaal perfil del Centro de Facturación.
• Finalizar la inscripción antes de intentar búsquedas históricas.

El error clave es tratar de acelerar la etapa de inicio de sesión. La gente a menudo rebotan entre cuentas, navegadores y viejas credenciales, luego asumen que el portal está bajado. Más a menudo, la cuenta sólo es igual#39; no está debidamente inscrito para el acceso de facturación.

Más tarde en el flujo de trabajo, este vídeo ofrece una visión visual útil de la experiencia del portal:

Una vez inscrito, el portal se vuelve mucho más utilizable. El área de facturas se construye para la repetición, no para la caza de un solo paso. En la práctica, eso significa que usted debe tratarlo como un espacio de trabajo de registros en lugar de un lugar para echar un vistazo a una factura y salir.

Busque estas funciones cuando haga una búsqueda de facturas de UPS:

• Búsqueda y filtros:Limitada por fecha, detalles de facturas, o estado en lugar de desplazarse a través de toda la lista.
• Tabla de facturas clasificables:Esto ayuda a cuando usted consigue#39; está tratando de aislar un período de facturación o comparar varias facturas lado a lado.
• Múltiples formatos de exportación:PDF es mejor para los registros y problemas de soporte. CSV es útil para la reconciliación. XML puede importar para cuentas seleccionadas con flujos de trabajo de facturación estructurados.

Un detalle que muchas personas extrañan es elIdentificación de control. Una factura de UPS incluye unaID de control de nueve dígitosque identifica singularmente que la factura y las guías de facturas señalan que aparece en la zona de la factura o en el encabezado de facturas en el Centro de Facturación, como se explica en esteGuía de identificación de facturas y control de UPS.

Ese número es a menudo más útil de lo que la gente espera. El número de cuenta permanece igual en todas las facturas. El ID de control apunta a la factura específica.

Si usted ##39;re saving UPS facturas localmente, incluya la fecha de facturación y el ID de control en su nombre de archivo. Hace más tarde llamadas de soporte y revisiones de disputa mucho más fácil.

Para el mantenimiento de libros diarios, el mejor flujo de trabajo es simple. Inscríbase cuidadosamente, busque con filtros en lugar de desplazarse, y descargue la factura inmediatamente en el formato que necesita. Don Pul#39;t con “I cl#39; volverá a hacerlo más tarde”.

Formas alternativas para obtener su facturación UPS

Cuando el Centro de Facturación está limitado#39;t disponible, don Pul#39;t freeze. Todavía hay caminos viables para obtener el documento o al menos la información necesaria para recuperarlo. La opción más rápida depende de si necesita una factura ahora mismo o un proceso de recuperación más fiable.

Cuando el correo electrónico es la opción más rápida

El primer lugar que me limite#39;d check es la buzón de negocio. Buscar el buzón AP compartido, el propietario de la caja de entrada, y cualquier buzón de envío o de operaciones que pueda recibir notificaciones UPS. En muchas empresas, la factura ya existe, pero aterrizó en la cuenta de correo electrónico incorrecta hace meses.

Si encuentra una copia PDF, mire el área de la derecha superior para elID de control de nueve dígitos. Ese identificador es especialmente útil cuando usted representa#39; está trabajando a través de soporte o cualquier camino de búsqueda de una sola salida porque apunta a la factura exacta, no sólo la cuenta.

Otra opción es utilizar un flujo de trabajo de captura de documentos que tira facturas de entradas en lugar de confiar sólo en los accesos de portales. Para las empresas que intentan centralizar esos registros,flujos de trabajo de extracción de facturas y recibopuede reducir el revuelto que ocurre cuando los correos electrónicos de facturación están dispersos en las cuentas del personal.

Aquí ##39; es la vista comercial I tardía#39; d uso en trabajo real.

Método

Mejor para

Pros

Cons

Búsqueda de correo electrónico

Una factura perdida cuando sospechas que ya fue entregada

Rápido, sin acceso a portales necesarios, puede revelar el PDF original

Sólo funciona si el buzón correcto lo recibió y nadie lo borró o lo malfiló

Consulta de huéspedes o un comprador de facturas

Recuperación de facturas simples cuando usted tiene fuertes detalles de identificación

Ayudante para casos aislados, evita la configuración completa de cuentas en algunas situaciones

Todavía necesita información precisa de facturas y datos de verificación

Servicio al cliente de UPS

Casos relacionados con cuestiones de acceso a cuentas, solicitudes de inscripción o reimpresión

Útil cuando el acceso al portal está bloqueado y los registros internos están incompletos

Más lento, y la llamada va mejor si ya tienes detalles de la cuenta y el ID de control listo

UPS Billing Center

Gestión de facturas e historial de facturas

Mejor método oficial a largo plazo, recuperación organizada, opciones de descarga

Requiere la inscripción adecuada antes de que se vuelva fácil

Traiga los identificadores de factura exactos que tiene antes de ponerse en contacto con el soporte. Un número de cuenta por sí solo a menudo gana ventaja#39; no sea suficiente para resolver el problema rápidamente.

La lección práctica es esta. Si usted necesita una sola factura hoy, comience con el correo electrónico. Si necesita acceso repetido y trabajo de contabilidad mensual limpio, fijar el acceso al portal tan pronto como pueda.

Solución de problemas de búsqueda de facturas comunes

La mayoría de las fallas de búsqueda de facturas de UPS son iguales#39;t al azar. Vienen de un pequeño conjunto de problemas predecibles, y el más grande es el campo malo que coincide. UPS afirma que la fiabilidad de inscripción depende de entrarNúmero de cuenta, número de facturación, fecha de facturación, importe debido y identificación de control exactamente como se muestraen una factura que corresponda#39;sno mayores de 45 díassobre elPágina de orientación de facturación de UPS.

El fracaso más común es el campo malo que coincide

En estos escenarios, los intentos de automatización y la entrada manual van mal. Una persona escribe la cantidad debida a la memoria. OCR lee un carácter incorrectamente. Alguien usa una factura más antigua que parece similar pero que es igual, pero no lo suficientemente reciente. El sistema rechaza el intento, y siente que el portal está roto.

Use esta lista de diagnóstico rápido:

• La inscripción falla inmediatamente:Compruebe si la factura utilizada para la configuración es lo suficientemente reciente y pertenece a la cuenta de envío correcta.
• “La factura no encontrada” aparece:Compare todos los campos con el encabezado original de la factura, carácter por carácter.
• Cierre o desajustes repetidos:Deja de retipular. Abre la factura de origen en una pantalla e introduce valores directamente de ella.

Regla de control de campo:Trate al encabezado de la factura como la autoridad. Si su hoja de cálculo, nota de correo electrónico o resultado OCR conflictos con el PDF, confíe en el PDF de la factura.

Algunos problemas son "#39;t typing errors". Ellos afectan#39;re problemas de proceso dentro de la empresa.

Por ejemplo:

• La persona equivocada tiene acceso a facturación:Pregunte quién originalmente inscribió la cuenta. En muchas empresas, un ex empleado o las operaciones lideran todavía controla el perfil de facturación.
• Usted mismo#39; está utilizando la factura equivocada para la verificación:Tire el documento de facturación más reciente disponible en lugar de el que usted resulta que está reconciliando.
• La cuenta es activa pero los registros están dispersos:Comprueba las entradas compartidas, los archivos de papel y los archivos PDF exportados antes de probar el soporte.

Un hábito práctico que ahorra tiempo es mantener una factura de UPS conocida en su carpeta de procedimientos de contabilidad. No para publicar. Para la recuperación de acceso. Cuando el portal pide valores exactos, usted ganó #39; no se reconstruye la respuesta desde cero.

Más allá de las revisiones manuales Automatizar las facturas UPS

La recuperación manual de facturas UPS funciona cuando el volumen es bajo y la misma persona maneja la facturación cada mes. Empieza a desmoronarse cuando las facturas van a diferentes bandejas, el acceso a facturación se sienta con un miembro del personal, o el equipo financiero necesita registros consistentes sin perseguirlos.

¿Por qué la recuperación manual se descompone

El problema es ##39; no sólo el portal. Es tarde#39; es la repetición alrededor de él. Alguien tiene que recordar cuando se publican las facturas, entrar, encontrar los archivos correctos, guardarlos consistentemente, y ponerlos donde la contabilidad puede utilizarlos. Si esa cadena se rompe, la contabilidad mensual se pone más desordenada de lo que necesita ser.

Las revisiones manuales también crean incoherencia evitable:

• Los archivos se guardan bajo nombres diferentes
• Una cuenta se verifica mientras otra se pierde
• El PDF existe, pero nadie extrajo los campos clave
• El apoyo se hace más difícil porque los registros son iguales#39;t organizado

Una mejor configuración lleva facturas a un lugar controlado, mantiene los documentos originales adjuntos, y extrae los campos que su equipo de contabilidad necesita para la reconciliación y la publicación. Ese ritmo#39; es especialmente útil cuando UPS es sólo uno de muchos portales de proveedores que el equipo tiene que monitorear.

Si su proceso todavía está construido alrededor de iniciar sesión y descargar un archivo a la vez, que implica#39;s vale la pena mirardescarga automática de facturas flujos de trabajo. El beneficio principal es ventaja#39;t conveniencia. Es consistente. Deja de confiar en la memoria y comienza a construir un registro de facturación repetible.

Su lista de verificación para la gestión de facturas más inteligente de UPS

Los buenos hábitos de facturación de UPS son sensible#39;t complicados. Solo necesitan ser deliberados. Los equipos más fáciles de trabajar son los que donan #39; no esperen a que una factura que falta para descubrir quién tiene acceso a portales, donde se almacenan los PDFs, o que la bandeja de entrada recibe los correos electrónicos de facturación.

Una rutina de funcionamiento simple

Use esto como su proceso de base:

• Mantenga una factura de UPS reciente accesible:Ayuda con facturar la recuperación de acceso y la verificación de apoyo.
• Almacene las facturas descargadas en una ubicación estándar:Unidad compartida, sistema de documentos o repositorio AP. Escoge uno.
• Nombre archivos consistentemente:Incluya el proveedor, fecha de facturación y el identificador de facturas para que las búsquedas posteriores sean fáciles.
• Revisión de la propiedad de facturación:Asegúrese de que el equipo de finanzas o operaciones actual pueda acceder a la cuenta correcta.
• La recuperación separada de la reconciliación:Primero obtener el documento, luego revisar el cargo. Mezclar los pasos ralentiza ambos.

Para los equipos financieros que están endureciendo procesos de back-office más amplios, también ayuda a aprender de los trabajos de control de costos adyacentes. Si su negocio está revisando los gastos técnicos, actividad de contratistas o costos relacionados con la innovación, también puede quererdescubrir estrategias de Impuesto de I+Dque mejoran cómo se recogen y defienden los registros de apoyo.

Un hábito más práctico importa. Mantenga sus registros de gastos conectados, no dispersos. Si su equipo necesita un mejor ritmo de funcionamiento a través de las facturas de envío, software y proveedores, esta guía encómo hacer un seguimiento de los gastos de negociosvale la pena aplicar junto a su proceso de UPS.

El objetivo es limitarse a recibir una factura. Es dejar de perder tiempo a la misma persecución de facturación cada mes.

Cómo hacer una búsqueda de facturas UPS

Cómo hacer una búsqueda de facturas UPS: encontrar una factura UPS reciente, inscribirse en el UPS Billing Center con los campos impresos en esa factura, luego buscar y descargar el PDF.

1. Busque en el AP, propietario y las bandejas de entrada para una factura UPS existente PDF.
2. Si no está inscrito, utilice una factura de los últimos 45 días, típicamente uno de los últimos tres facturados, en losPágina de inscripción de facturación de UPS.
3. Introduzca el número de cuenta, número de facturación, fecha de facturación, cantidad debida y identificación de control exactamente como impreso en esa factura de UPS.
4. Después de la inscripción, abra la lista de facturas y filtro del Centro de Facturación por fecha o detalles de facturación.
5. Descargue la factura UPS como PDF para los libros. Utilice CSV cuando necesite un archivo de reconciliación.
6. Nombre el archivo con el proveedor, fecha de facturación y el ID de control de nueve dígitos.

El ID de control está en la parte superior derecha de la factura de UPS o en el encabezado del Centro de Facturación. Se identifica ese proyecto de ley. El número de cuenta permanece igual en las facturas.

FAQ: búsqueda de facturas UPS

¿Dónde busco una factura de UPS?

El lugar oficial es el centro de facturación UPS después de estar inscrito. Puede buscar, filtrar y descargar facturas allí en PDF, CSV o XML. Si aún no está inscrito, comience con un PDF de facturas UPS ya en correo electrónico, porque la inscripción pide campos de ese documento.

¿Qué necesito para inscribirme en el Centro de Facturación de UPS?

UPS pide una factura reciente, generalmente desde los últimos 45 días y uno de los últimos tres facturados. Número de cuenta tipo, número de facturación, fecha de facturación, cantidad debida, y ID de control exactamente como se muestra en la factura UPS. Los valores suficientes fallan en el cheque.

¿Qué es un ID de control UPS?

Un ID de Control UPS es el número de nueve dígitos que identifica una factura. Se presenta en la parte superior derecha de la factura UPS o en el encabezado de facturas dentro del Centro de Facturación. El número de cuenta de envío no cambia de factura a factura, por lo que el soporte y la presentación de trabajo mejor cuando mantiene el ID de control en el nombre del archivo.

¿Hasta dónde puedo descargar las facturas de UPS?

UPS dice que los usuarios de Billing Center inscritos pueden acceder y descargar facturas por hasta 56 semanas desde la fecha de emisión, alrededor de 13 meses, en formatos online, PDF, CSV y XML. Esa ventana comienza después de que funcione la inscripción. No reemplaza el cheque de facturación reciente requerido para inscribirse.

¿Y si la búsqueda de facturas de UPS dice que la factura no fue encontrada?

Deja de retipular la memoria. Abre la factura de UPS PDF y coincide con el número de cuenta, número de facturación, fecha de facturación, importe debido y caracteres de identificación de control por carácter. Utilice una factura reciente para la cuenta de envío correcta. Si el acceso a portal está bloqueado, póngase en contacto con el soporte de UPS con el número de cuenta y el ID de control en lugar de adivinar campos.

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