¿Qué son los gastos en contabilidad? Una guía para pequeñas empresas

Abres tu laptop para comprobar la cuenta de negocio, y ahí están de nuevo. Una factura Amazon para suministros de oficina. Un aviso de facturación Stripe para el software. Una pila de recibos de papel de combustible, reuniones de almuerzo y compras de último minuto que querías ordenar la semana pasada.

La mayoría de los dueños de pequeñas empresas donan #39; no luchan porque gastan dinero. Luchan porque hacen crecer#39; no siempre sabenlo que ese gasto significa en términos contables, cuándo grabarlo, o cómo organizarlo sin caer detrás.

Ese número #39; es por qué " qué gastos son en contabilidad limitada " es una pregunta tan importante. Los gastos son beneficios#39; no sólo costos aleatorios dejando su cuenta bancaria. Ayudan a explicar si su negocio está haciendo dinero, dónde está yendo ese dinero, y si sus registros dicen la verdad sobre su negocio.

Cuadro de contenidos

• Su negocio se ejecuta en gastos así que ¿Qué son?
• El Concepto básico de los gastos de negocioLos gastos son parte de los ingresos devengados
• ¿Por qué el tiempo cambia la historia
• El costo no es siempre gasto
• Un desglose de tipos de gastos comunesLas principales categorías que la mayoría de los propietarios ven
• Gastos fijos y variables
• Gastos de registro Método de Accrual vs Cash MethodCash en inglés claro
• Método de acrificación en inglés simple
• ¿Por qué la diferencia importa en decisiones de negocios reales
• Cómo un gasto aparece en los estados financierosDesde el documento hasta la entrada de la revista
• Qué cambios hay en las declaraciones
• Captura de gastos de racionalización con automatización
• Evitar errores comunes y retiros clave

Un negocio puede afectar a #39;t operar sin gastos. Si usted vende productos, usted compra materiales. Si usted ofrece servicios, usted paga a la gente, proveedores de software, utilidades, y alquiler. Incluso un negocio en línea magro todavía paga por herramientas, suscripciones, y el apoyo administrativo.

En contabilidad, unGastoses un costo que el negocio utiliza mientras gana ingresos. Ese límite#39; es el significado práctico que la mayoría de los propietarios necesitan. Usted gasta dinero, o incurre en una obligación de gastar dinero, por lo que el negocio puede seguir funcionando y generar ingresos.

Eso importa porque los gastos don#39;t sentarse en el fondo. Ellos afectan directamente las ganancias.Imposición de los gastos en contabilidad, los gastos representan una disminución de los beneficios económicos durante un período contable y se restan sistemáticamente de los ingresos para determinar los ingresos netos.

Los gastos son limitados#39; no un signo de fracaso. Ellos afectan#39; son el costo normal de operar un negocio real.

Los dueños de pequeñas empresas a menudo se atascan en tres lugares:

• Mezclan categorías:alquiler, software, facturas de contratistas, e intereses de préstamo todos se agrupan.
• Utilizan la actividad bancaria como la historia completa:si el efectivo no se movió aún, no suponen que haya pasado nada.
• Pierden documentos:el recibo existe en algún lugar, pero no cuando el contable lo necesita.

Cuando usted entiende los gastos con claridad, la contabilidad se vuelve más simple. La ganancia se vuelve más fácil de confiar. La preparación fiscal se vuelve menos dolorosa. Y el software se vuelve mucho más útil porque usted toca#39; está organizando la información correcta desde el principio.

El Concepto básico de los gastos de negocios

Los gastos son parte de la obtención de ingresos

Una manera útil de entender un gasto es hacer una pregunta simple: ¿qué usó el negocio para hacer su trabajo?

Una panadería utiliza la harina, el embalaje, el trabajo, el alquiler y la electricidad para vender pan. Un consultor utiliza software, servicio de Internet y tiempo subcontratista para servir a los clientes. En cada caso, el negocio consume recursos para que pueda operar y ganar ingresos. Ese recurso consumido es el corazón de un gasto.

Contabilidad organiza esa idea a través de laprincipio de juego.

Principio de coincidencia:los gastos de registro en el mismo período que los ingresos que ayudaron a producir.

El principio suena académico, pero resuelve un problema de negocio muy práctico. Quieres que cada mes sea aplicado#39; su beneficio para reflejar lo que se llevó a ejecutar el negocio ese mes. Si los ingresos de diciembre dependían de la nómina de pagos y el acceso a software, esos costos pertenecen a diciembre de tercero#39; s registros, incluso si una factura se paga más tarde.

Los gastos funcionan como el combustible quemado durante una ruta de entrega. Te importa cuando el combustible fue utilizado para completar el trabajo, no sólo cuando se pagó la cuenta de la tarjeta de crédito.

Muchos propietarios a menudo se tripulan en este punto. Miran el alimento del banco y asumen que cuenta la historia completa. No lo hace. Un alimento del banco muestra movimiento de efectivo. Contabilidad también necesita mostrar actividad de negocio.

Esa diferencia importa porque el beneficio puede verse más fuerte o más débil que la realidad si los gastos de tierra en el período equivocado. Un pago tardío puede hacer que un mes parezca inusualmente rentable y el mes siguiente parece peor de lo que realmente era.

Aquí está la manera más simple de separar las ideas:

• El rastreo de efectivo pregunta:¿Cuándo se movió el dinero?
• El reconocimiento de gastos pregunta:¿cuándo el negocio recibió y usó el bien o el servicio?

Si su equipo utilizó una aplicación de gestión de proyectos durante diciembre, pero pagó la factura en enero, el beneficio económico fue utilizado en diciembre. Es decir, cuando el gasto pertenece si usted está midiendo el rendimiento con precisión.

La misma lógica ayuda con los reembolsos del personal. Si un empleado compra suministros para un trabajo de cliente este mes, el negocio ha asumido ese costo incluso si el reembolso sucede más adelante.proceso de reembolso de gastos para pequeñas empresasevita que esos costos desaparezcan entre el gasto de los empleados y el mantenimiento de libros.

Los nuevos propietarios de negocios a menudo utilizanCostoyGastoscomo si fueran lo mismo. En el discurso cotidiano, eso es normal. En la contabilidad, la distinción importa.

ACostoes lo que pagas para conseguir algo.Gastoses la parte de ese costo reconocido después de que el negocio lo utiliza o beneficios de él durante el período.

Por ejemplo, si usted paga un seguro anual, usted ha pagado un costo inicial. Sólo el mes que ha pasado se convierte en un gasto de seguro en ese mes plaga#39;s libros. El resto sigue siendo beneficio futuro. La misma idea se aplica al equipo, los contratos de software pagados por adelantado, y los suministros que se sientan en el estante antes de que alguien los use.

La Junta de Normas de Contabilidad Financiera describe los gastos como salidas u otros usos de activos, o incurrencias de pasivos, desde la entrega de bienes, servicios de entrega o la realización de operaciones importantes. Esa definición del glosario de la Declaración de Conceptos de la FASB es formal, pero la lección de negocio es sencilla. Los gastos miden lo que su empresa dio para operar durante un período.

Es por eso que este tema importa más allá de las definiciones de libros de texto. Si los gastos se registran con precisión, su declaración de ganancias y pérdidas se convierte en algo que puede confiar cuando se pricing empleo, revisando márgenes, o decidiendo si puede pagar otro alquiler. Y con herramientas como Booksmate capturar recibos, organizando registros y reduciendo la entrada manual, se vuelve mucho más fácil de igualar la transacción real al período de contabilidad adecuado.

Una desintegración de los tipos de gastos comunes

Las principales categorías que la mayoría de los propietarios ven

Una vez que entiendas lo que es un gasto, el próximo trabajo es clasificación. Las categorías adecuadas hacen que los informes sean legibles. También te ayudan a presupuestar, comparar meses y detectar gastos inusuales antes de que se convierta en un problema más grande.

De acuerdo conAccountingCoach postula#39;s overview of costs, los gastos se dividen comúnmentegastos de funcionamientoygastos no operativos, y los gastos de funcionamiento también se pueden ver como fijos o variables.

Aquí hay una matriz práctica que se puede utilizar.

Categoría de gastos

Definición

Ejemplo de negocios pequeños

Gastos de funcionamiento

Costos ligados a la actividad normal día a día

Alquiler, utilidades, suscripciones de software, internet

Gastos no operativos

Costos no vinculados a las operaciones básicas

Interés por un préstamo comercial, ciertos asentamientos legales

Costo de las mercancías vendidas

Costos directos vinculados a la producción o entrega de lo que vende

Materias primas, insumos de producción directa

Gastos administrativos

Costos que apoyan el negocio en su conjunto

Honorarios de contabilidad, apoyo ejecutivo, gestión de oficinas

Gastos de venta y comercialización

Costos usados para ganar clientes y ventas de unidades

Publicidad, comisiones de ventas, herramientas de campaña

Para muchas empresas, los gastos de funcionamiento constituyen la mayor parte del gasto. That ventaja#39;s por qué los propietarios pasan tanto tiempo revisando la nómina de sueldos, alquileres, software y utilidades.

Una cuestión relacionada surge cuando los empleados pagan primero y piden reembolso más tarde. Si eso sucede a menudo en su negocio, esta guía parareembolso de gastos básicospuede ayudarle a pensar a través del proceso y la documentación.

Otro objetivo útil es el comportamiento. Algunos gastos permanecen bastante estables. Otros suben y caen con la actividad.

• Gastos fijos:Estos tienden a mantenerse estables de período a período. El alquiler es el ejemplo clásico. Un plan de software mensual a menudo encaja aquí también.
• Gastos variables:Estos cambios cuando la producción o las ventas cambian. Materias primas, insumos de envío y servicios basados en el uso generalmente se ajustan a este patrón.
• La realidad semi-flexible:Algunos costos se ven fijos hasta que su negocio crece lo suficiente para forzar un salto, tales como planes de actualización, añadir personal, o oficinas móviles.

Esto importa para la planificación. Si los gastos de ingresos disminuyen, los gastos variables pueden facilitarse naturalmente, pero los gastos fijos siguen llegando. Si los ingresos crecen rápido, los costos variables pueden ampliarse más rápido de lo esperado.

Regla práctica:Clasifique los gastos de una manera que le ayude a tomar decisiones, no sólo completar la contabilidad.

Un gráfico claro de cuentas no necesita ser elegante. Necesita ayudarte a responder preguntas reales. ¿Qué costos son esenciales? ¿Cuáles son los que están creciendo? ¿Cuáles son los que apoyan la entrega, y cuáles apoyan la administración?

Cuando las categorías tienen sentido, sus informes dejan de parecer un basurero de transacciones y comienzan a parecer herramientas de gestión.

Gastos de registro Accrual vs Método de efectivo

Un pequeño momento de negocio común va así. Usted recibe una factura de contratista el 29 de diciembre, pero el pago no deja su cuenta bancaria hasta el 5 de enero. Un mes muestra el trabajo. El mes siguiente muestra el movimiento en efectivo. La contabilidad tiene que decidir qué mes recibe el gasto.

Esa decisión se reduce a tu método de contabilidad.

Método de efectivo en inglés claro

Bajo elmétodo de cajaSi la cuenta llega en diciembre y la pagas en enero, enero recibe el gasto.

Eso hace que la base de dinero sea fácil de seguir porque refleja su actividad bancaria. Para un negocio muy pequeño con pocas facturas no pagadas, esa simplicidad puede ahorrar tiempo.

Bajo elmétodo devengado, usted registra el gasto cuando el negocio lo incurre. En la práctica, eso significa generalmente cuando usted recibe los bienes o cuando el servicio se realiza, incluso si el pago sucede más adelante.

Utilizando el mismo ejemplo de factura de fin de año, el accrual pone el costo en diciembre porque es cuando el negocio usó el servicio. Eso le da una visión más limpia de lo que el costo de diciembre para operar.

Las ventas de diciembre dependían del trabajo, el software y el trabajo de contratistas de diciembre, esos costos pertenecen a los ingresos de diciembre de tercero#39.

La brecha entre estos métodos no es sólo contabilidad técnica. Cambia cómo lees tu negocio.

Si utilizas la base de efectivo, un mes puede parecer inusualmente rentable porque varias facturas se pagaron unos días más tarde. El próximo mes puede parecer débil por la razón opuesta. Eso puede llevar a malas decisiones sobre precios, contratación o gasto porque el momento de los pagos está enmascarando el momento de las operaciones.

Accrual ofrece una imagen más estable de rendimiento, pero pide mejores hábitos. Necesitas capturar las facturas cuando llegan, registrar los servicios cuando son recibidos, y revisar los pagarables abiertos durante la contabilidad mensual.

Método

Gastos registrados cuando

Fuerza principal

Debilidad principal

Efectivo

El pago se efectúa

Simple y estrechamente ligado a la actividad bancaria

Puede cambiar los costos en el período equivocado

Accrual

Gastos efectuados

Mejor vista del rendimiento mensual

Requiere más disciplinado registro

Una factura de alojamiento muestra la diferencia claramente. Si su web host proporciona servicio en diciembre y usted paga en enero, la base de efectivo registra el costo en enero. El accrual lo registra en diciembre, que es el mes que se benefició del servicio.

Para los propietarios que intentan detectar estos problemas de tiempo, un prácticohoja de trabajo sobre ingresos y gastos para el examen mensualpuede hacer que los gastos mal pagados sean más fáciles de atrapar.

Las herramientas modernas reducen un montón de trabajo manual aquí. Booksmate puede tirar facturas, recibos y datos de transacción en un flujo de trabajo, luego ayudar a clasificar y fechar los gastos consistentemente. Eso importa porque la contabilidad de valores devengados es sólo útil cuando el tiempo es correcto. Automatización ayuda a obtener ese momento sin perseguir documentos al final de cada mes.

El efectivo muestra cuando el dinero se movió. El accrual muestra cuando su negocio consumió el recurso.

Para un negocio en crecimiento, esa diferencia afecta a la confianza que puede colocar en sus números mensuales.

Cómo un gasto aparece en los estados financieros

Un propietario de negocios a menudo siente el impacto de un gasto antes de verlo en un informe. El alquiler es debido. Un proveedor envía una factura. La nómina sale. La contabilidad convierte cada uno de esos eventos del mundo real en un registro que sus estados financieros pueden utilizar.

Del documento a la entrada de la revista

En el nivel de contabilidad, cada entrada de gastos responde a dos preguntas:

• Cuantía de gastos aumenta
• Que otra cuenta equilibra la entrada

Esa segunda cuenta es generalmente efectivo, cuentas por pagar o gastos devengados.

Si usted paga alquiler en el lugar, la entrada aumenta los gastos de alquiler y reduce el dinero en efectivo. Si un vendedor envía una factura que usted pagará la próxima semana, la entrada aumenta los gastos y aumenta las cuentas pagables. El costo todavía ha ocurrido. Sus libros están mostrando si el dinero ha dejado todavía.

Una manera sencilla de ver que es esto: el estado de ingresos muestra el costo de usar un recurso, mientras que el balance muestra donde ese costo todavía está sentado. Puede sentarse en efectivo ya gastado, en una paga que aún debes, o en un accrual para el trabajo recibido pero no facturado todavía.

La nómina hace que esto sea más fácil de ver.AIA##39;s accounting basics resource, el trabajo y la nómina de sueldos pueden constituir entre el 70 y el 75% de una empresa privada#39; sus gastos totales de funcionamiento. Para ilustrar el tiempo, si un empleado trabaja 5,5 horas a $25 por hora, el negocio ha incurrido en $137,50 de coste laboral de ese trabajo, incluso si la nómina se procesa más adelante.

Ese momento afecta más que el cumplimiento. Afecta si su informe mensual de ganancias significa lo que usted piensa que significa.

La primera parada para un gasto es generalmente laestado de ingresos. Se presenta en la categoría adecuada, como alquiler, software, suministros, nómina de sueldos o publicidad, y reduce los ingresos netos para ese período.

El efecto correspondiente de balance depende de si se ha pagado el gasto:

• Si no paga, las obligaciones como las cuentas por pagar o los gastos devengados aumentan.
• Si se paga inmediatamente, disminución de efectivo.
• Después de cierres de ingresos netos, las ganancias retenidas reflejan la menor ganancia.

Esa cadena importa porque una opción de codificación puede afectar varios informes a la vez. Una factura telefónica publicada en suministros de oficina en lugar de los servicios públicos cambia la categoría total. Una factura fechada en el mes equivocado cambia las líneas de tendencia. Un gasto duplicado disminuye el beneficio dos veces.

Aquí hay un ejemplo directo. Digamos que recibe una factura de $300 de la oficina el 28 de marzo y la registra en marzo. Los ingresos de marzo bajan en $300. Si aún no lo ha pagado, Marzo Cón#39; s balance también muestra un $300 pagadero. Cuando usted paga en abril, el dinero baja y la paga desaparece. El gasto no golpea el beneficio de abril de nuevo porque ya fue reconocido en marzo.

Un gasto puede afectar a más de una declaración, pero sólo debe alcanzar ganancias una vez.

Esta es una razón modernasoftware de seguimiento de gastos de negociosasuntos para pequeñas empresas. Los buenos sistemas conectan el documento, la fecha, la categoría y el estado de pago para que el mismo gasto no se pierda, se duplica o se empuje en el período equivocado.

Booksmate ayuda con ese lado práctico de la contabilidad. Tira recibos, facturas y datos de transacción en un flujo de trabajo, por lo que la teoría detrás del reconocimiento de gastos se convierte en registros más limpios y una contabilidad mensual más rápida. Si su proceso también incluye facturas y aprobaciones de proveedores, herramientas quecuentas de automatización pagaderaspuede reducir los retrasos entre recibir una factura y registrarla correctamente.

Los registros de gastos limpios producen estados financieros más limpios. Eso le da una visión más confiable de los beneficios, las necesidades de efectivo, y donde su negocio está gastando dinero.

Un pequeño negocio raramente pierde el control de los gastos porque la matemática es dura. El problema generalmente comienza con la ruta de papel. Una factura se encuentra en un portal de proveedores. Un recibo permanece atrapado en alguien llamado#39; s inbox. Un cargo de tarjeta aparece en el banco de alimentación antes de que llegue el documento de soporte, por lo que la cantidad se registra sin el contexto suficiente para clasificarlo correctamente.

Eso crea problemas de contabilidad muy ordinarios. Las facturas perdidas conducen a gastos perdidos. Documentos duplicados pueden crear entradas duplicadas. Fechas extraídas de la fuente de pago en lugar de la factura puede empujar un costo en el período equivocado. En la contabilidad mensual, la parte dura ya no está decidiendo si algo es un gasto. La parte dura es encontrar el documento, confirmando la fecha, y cerciorándose de que la entrada es correcta.

La automatización ayuda porque actúa como un escritorio digital de admisión. En lugar de pedir a su equipo que busque a través de carpetas de correo electrónico, unidades compartidas y portales de proveedores, el sistema recoge los documentos en un lugar primero. Eso importa para las pequeñas empresas porque la buena contabilidad depende de los insumos completos. Si el documento fuente nunca llega a sus libros, la lógica contable no puede arreglar la brecha más adelante.

Una herramienta puede leer un nombre de proveedor y cantidad en segundos, pero no siempre puede juzgar si la fecha de servicio pertenece a este mes, si el documento es una factura o sólo un recibo, o si un duplicado ya existe. La captura rápida es útil. La publicación sin revisión crea nuevos errores más rápido.

Un flujo de trabajo práctico generalmente se ve así:

• Recopilar documentos automáticamentedesde buzones, subidas y portales de proveedores.
• Extraer detalles clavecomo el vendedor, la cantidad, la fecha de facturación y el tipo de documento.
• Exenciones de bandera para revisióncuando las fechas no son claras, los documentos son duplicados, o la codificación se ve inusual.
• Enviar datos aprobados en el sistema de contabilidadcon el archivo fuente adjunto para una fácil verificación más adelante.

Ese proceso le da un paso más limpio entre la teoría de la contabilidad y las operaciones diarias. Todavía decide el período y la categoría correctos. El software reduce la persecución manual, mantiene el documento adjunto, y hace las revisiones más rápido. Si usted está comparando opciones, esta guía asoftware de seguimiento de gastos de negociosmuestra qué buscar en una herramienta.

Booksmate es útil en esta parte del flujo de trabajo porque se centra en el medio desordenado que ralentiza a muchas pequeñas empresas. Captura los recibos y facturas automáticamente, los organiza en una cola de revisión, y ayuda a convertir documentos de gastos dispersos en registros que su contador puede confiar. Eso significa menos gastos perdidos, menos entrada duplicada, y un camino más corto de la recepción a libros reconciliados.

Algunas empresas también quieren mejorar el flujo de trabajo completo de la factura después de la captura, incluyendo el enrutamiento, las aprobaciones y el tiempo de pago. Si esa es su próxima prioridad, esta guía explica cómocuentas de automatización pagaderassin perder el control sobre las aprobaciones y los documentos de apoyo.

Una demo corta puede hacer que el flujo de trabajo sea más fácil de imaginar:

El pago es mejor visibilidad. Puedes ver lo que ha llegado, lo que sigue faltando, y lo que necesita una decisión humana antes de publicarlo. Para un pequeño propietario de negocios, eso significa menos tiempo persiguiendo papeleo y más confianza que tus registros de gastos reflejan lo que pasó.

Las pequeñas empresas donan#39; no suelen equivocarse los gastos porque el concepto es demasiado difícil. Se equivocan porque el proceso es inconsistente.

Tenga en cuenta estos puntos:

• Coincide con el gasto en el período correcto:don#39;t sólo depende de la fecha de pago.
• Use categorías claras:los informes se vuelven útiles sólo cuando los costos similares se agrupan de forma sistemática.
• Mantenga la ruta del documento:Las facturas, los recibos y el soporte de la nómina deben ser fáciles de encontrar.
• Producción de automatización de revisión:captura rápida todavía necesita revisión humana para el tiempo y la clasificación.

Los errores comunes aparecen una y otra vez:

• Mezclando el gasto personal y empresarial:esto crea confusión y debilita los libros.
• Publicando todo desde el banco alimenta solamente:los datos bancarios por sí solos a menudo pierden el tiempo real de los gastos.
• Utilizando categorías vagas:"miscellaneous recur " se convierte en un lugar de ocultación para los problemas.
• Ignorando problemas de sincronización de software:si los datos se mueven entre herramientas, los errores se pueden propagar rápidamente. Si eso suena familiar, esta guía aresolver errores comunes Xerovale la pena mantener la mano.

Buena gestión de gastos le da libros más limpios, mejor reporte de ganancias, y menos sorpresas cuando llegan las preguntas de la temporada fiscal o de auditoría.

Si usted ##39; está cansado de perseguir facturas a través de portales de proveedores y cajas llenas,Booksmatepuede ayudarle a recoger los recibos y facturas automáticamente, organizarlos en un lugar, y prepararlos para su exportación en su flujo de trabajo contable. It plaga#39;s una manera práctica de pasar menos documentos de caza de tiempo y más tiempo manteniendo los registros de gastos exactos.