Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales: un sistema confiable

La mayoría de los consejos sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos de negocios comienzan demasiado tarde. Comienza con categorías, deducciones fiscales o reconciliación.Esos importan, pero son sensibles#39; y el primer problema que la mayoría de las empresas enfrentan.

El primer problema esconseguir los documentos. Si las facturas viven a través de Amazon, Stripe, Google, Microsoft, PayPal, las páginas de facturación de SaaS, y las bandejas de entrada dispersas, sus libros ya están incompletos antes de que alguien asigne una categoría. Un sistema de gastos limpios comienza arriba, a la captura de documentos, luego se mueve a través de la organización, reconciliación y presentación de informes.

Cuadro de contenidos

• Colocación de la Fundación para el seguimiento de gastosTrate de seguimiento de gastos como un sistema
• Establecer las reglas básicas antes de comenzar el gasto
• Resolución de la colección de documentos Puzzle¿Por qué la mayoría de los sistemas de gastos se rompen antes de que el contabilidad comience
• ¿Qué es un flujo de colección viable?
• Organización de datos para categorías de Claridad y Cumplimiento que ayuden tanto a contabilidad como a impuestos
• Una simple estructura de cuentas
• La Reconciliación Crucial y la LoopReconciliación Informativa es el control de calidad
• Qué revisar cada mes
• Automatización de flujos de trabajo e integración de sistemas de clasificación y exportación de insectos
• Qué automatizar primero
• Medir el éxito y evitar las caídas comunesMétricas que muestran si el sistema funciona
• Errores que rompen silenciosamente el seguimiento de los gastos

La construcción de la Fundación para el seguimiento de los gastos

Trate de rastreo de gastos como un sistema

Si quieres un método que sobrevive el crecimiento, los cambios de personal y la temporada fiscal, trata el seguimiento de gastos como unsistemaUn hábito depende de la memoria y la disciplina. Un sistema depende de reglas, estructura y un flujo de trabajo repetible.

Establecer una política de gastos clara sirve como su plan, mientras que la creación de cuentas bancarias dedicadas y tarjetas de crédito forman la base esencial. Si estos componentes básicos son débiles, todo su sistema de seguimiento financiero será inestable más adelante.

Un flujo de trabajo técnicamente racional comienza connegocios separados y finanzas personales, después registrar cada transacción con fecha, proveedor, cantidad, categoría y propósito, adjuntando recibos y conciliando en una cadencia fija. La guía del profesional recomienda el registro diario o semanal más la reconciliación mensual, y para las empresas más pequeñas con menos de 30 transacciones por mes, una hoja de cálculo estructurada puede ser suficiente antes de que el software se convierta en la mejor opción para la escala y la preparación de auditoría, como se indica porDel Real Tax sobre el seguimiento de los gastos de negocios.

Regla práctica:Si una transacción puede afectar#39; no ser trazada a la cuenta correcta, el documento correcto, y el propósito de negocio adecuado, es borde#39; no completamente rastreado.

Incluso un operador solitario necesita una simple política de gastos. No necesita lenguaje legal.

Su política debe responder a estas preguntas:

• Lo que cuenta como gasto de negocios:Definir gastos ordinarios recurrentes como software, pagos de contratistas, suministros de oficina, viajes vinculados al trabajo, y tarifas de plataforma.
• ¿Quién puede gastar?En un negocio de una sola persona, que sería fácil. En un equipo, decidir quién puede comprar directamente, quién necesita aprobación, y qué debe pasar por la adquisición.
• ¿Qué documentación se requiere:Al mínimo, mantenga la factura o la factura más la fecha, el vendedor, la cantidad y por qué la compra era para el negocio.
• Donde viven los registros:Escoge una ubicación de almacenamiento y pega a ella. Don limite#39;t dividir registros entre bandejas de entrada, teléfonos, escritorios y hilos de chat.

Lo que hace ##39;t trabajo es una regla vaga como " ahorrar recibos cuando se puede. implicar " que crea trabajo de limpieza en la contabilidad mensual, y el trabajo de limpieza es donde los detalles desaparecen.

Si sigues decidiendo entre un enfoque de hoja de cálculo y una herramienta dedicada, esta guía a unapequeño rastreador de gastos de negocios de ReceiptGenes una referencia útil para comparar opciones prácticas.

Resolución de la colección de documentos Puzzle

La mayoría de los artículos sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos de negocios suponen que ya tiene el recibo. Ese punto ciego.

Para muchos negocios, la parte más dura es borde#39;t coding a cargo de software, publicidad, o suministros de oficina. It plaga#39;s recolectando la factura del portal donde el vendedor lo escondió. El trabajo sucede antes de la contabilidad. Alguien tiene que entrar en la cuenta de proveedor, encontrar historial de facturación, descargar el archivo, renombrarlo, almacenarlo, y luego emparejarlo a la carga de la tarjeta.

¿Por qué la mayoría de los sistemas de gastos se rompen antes de que comience la contabilidad

Ese problema empeora a medida que el gasto cambia a los proveedores digitales. Un ángulo submerecido importante no es la categorización sino la clasificaciónRecogida de recibos y facturas en primer lugarcuando el gasto pasa a través de docenas de portales y cajas de proveedores.Brex en el seguimiento de los gastos de negociosNotas que la mayoría de los guías rara vez abordan el cuello de botella operacional del portal manual descargando para SaaS, marketplaces, plataformas de anuncios y herramientas de pago.

La colección manual falla de manera predecible:

• Las facturas permanecen en los portales:El cargo aparece en la tarjeta, pero el documento fuente nunca llega a la contabilidad.
• Las cajas se convierten en sistemas de presentación:Los equipos de finanzas buscan correos electrónicos antiguos en lugar de trabajar desde un registro central.
• El papel y los registros digitales se mezclan:Algunos recibos son escaneados, algunos son fotografiados, algunos se pierden.
• La contabilidad mensual se convierte en una persecución:Alguien tiene que pedir a los empleados o clientes que reenvian lo que debería haber sido capturado al principio.

Eso es ##39; no sólo molesto. Debilita la pista de auditoría y ralentiza cada paso de abajo.

El libro mayor más limpio del mundo ganó ventaja#39;t ayuda si los documentos fuente nunca lo hacen en el sistema.

Un proceso moderno de recogida debe sacar documentos de tres lugares a un repositorio:

• Portales de proveedorestales como cuentas de comercio electrónico, plataformas de anuncios, proveedores de pagos y páginas de facturación de software.
• Cajas de correo electrónicodonde los proveedores envían facturas, recibos y confirmaciones de pago.
• Recibimientos físicosque los empleados escanean o fotografian el día de la compra.

Una vez que esas fuentes alimentan un único punto de entrada, la categorización se hace más fácil porque la evidencia de apoyo llega con el contexto de transacción.

Una configuración práctica a menudo incluye estos controles:

Punto de recogida

Qué estandarizar

Lo que generalmente va mal

Portales de proveedores

Descargar horario o lote automatizado

Falta de facturas de proveedores recurrentes

Facturas de correo electrónico

Caja de financiación compartida o buzón de correo supervisado

Documentos atrapados en bandejas personales

Recibimientos físicos

Regla de exploración del mismo día

Papel muerto y contexto perdido

Almacenamiento central

Nombramiento uniforme y indexación

Los archivos se extienden a través de carpetas y dispositivos

Si usted ##39; sigue luchando con el esguince de recibo, este artículo sobre la elección de unapp de organizador de reciboses una lectura útil siguiente porque se centra en conseguir documentos bajo control antes de que los libros se ensucien.

El intercambio clave es simple. Los procesos de descarga manual pueden funcionar para una lista de proveedores muy pequeña. Se rompen una vez que el negocio se ejecuta en muchas suscripciones, mercados y herramientas de pago. En ese momento, el cuello de botella es dúo#39; conocimiento contable.

Organización de datos para la claridad y el cumplimiento

Una vez que los documentos lleguen de forma fiable, el próximo trabajo está convirtiendo los archivos crudos en datos de contabilidad utilizables. En esta etapa, muchos equipos ya sea sobrecompilados o permanecen demasiado sueltos.

Usted don#39;t necesita un gráfico complicado de cuentas. Necesita uno que ronda#39;scoherente, fácil de revisar, y lo suficientemente detallado para explicar en qué el negocio gasta dinero.

Construir categorías que ayuden tanto a contabilidad como a impuestos

Una razón fundamental para hacer un seguimiento de los gastos de negocio es que los sistemas tributarios generalmente impuestosganancia, no ingresos brutos. Para los autoempleados de los Estados Unidos, el IRS Schedule C requiere reportar ingresos comerciales, gastos de negocios y ganancias o pérdidas netas. En la práctica, todos los gastos deducibles registrados correctamente pueden reducir los ingresos imponibles, por lo que mantener los recibos, detalles de los proveedores, fechas, cantidades y asuntos de propósito de negocio, como se explica enStride Health #39;s guide to tracking business costs.

Ese último campo,propósito de las empresas, es donde los registros débiles a menudo se desmoronan. "Software subscription limitada " es una categoría. "Project management tool for client delivery team limit " is business purpose. One told you what was purchased. The other explain why the business paid for it.

Recordar suficiente detalle para que alguien fuera de su empresa pueda entender la compra sin hacerle una pregunta de seguimiento.

Las subcategorías granulares son útiles para el control. El nivel adecuado depende de si el detalle adicional cambia las decisiones.

Use etiquetas más amplias cuando:

• El gasto es de bajo volumen:Usted don#39;t necesita cinco cuentas separadas de suministro de oficinas.
• El tratamiento fiscal es similar:La agrupación de costos operativos similares mantiene los informes legibles.
• Los gerentes ganaron ##39;t actuar en más detalle:Las categorías adicionales crean desorden si nadie las revisa.

Utilice más detalles cuando:

• Una categoría impulsa las decisiones presupuestarias:El marketing a menudo merece líneas separadas para anuncios pagados, software, freelancers y eventos.
• Los proveedores son numerosos y recurrentes:Las empresas subscription-heavy necesitan visibilidad en el software sprawl.
• Cuestiones relativas a la presentación de informes sobre proyectos:El trabajo del cliente, los departamentos o los centros de costos pueden requerir un seguimiento más fino.

Para los equipos que todavía utilizan hojas de cálculo antes de entrar en un sistema más completo, estoGuía de plantilla de seguimiento de gastos de Excelpuede ayudar a estandarizar campos y categorías.

Aquí hay un punto de partida práctico para un pequeño o mediano negocio.

Standard Chart of Accounts Gastos Categorías

Categoría

Descripción

Ejemplos

Costo de los bienes vendidos

Gastos directos vinculados a la entrega de productos o servicios

Materiales, producción subcontratada, mano de obra directa ligada a la entrega

nómina y contratistas

Pagos al personal y a los contribuyentes externos

Sueldos, diseño independiente, soporte para contabilidad

Software y suscripciones

Recurrir las herramientas digitales utilizadas para ejecutar el negocio

Herramientas de proyecto, plataformas de correo electrónico, software de diseño

Marketing y Publicidad

Gasto para generar demanda

Anuncios pagados, patrocinios, servicios creativos

Viajes y comidas

Viajes relacionados con el trabajo y comidas empresariales

Airfare, hoteles, comidas cliente con propósito documentado

Oficina y Operaciones

Gastos generales de funcionamiento

Suministros, correos, coworking fees, internet

Servicios profesionales

Apoyo exterior especializado

Legal, prepago fiscal, consultoría

Tasas bancarias y de procesamiento

Cargos vinculados a operaciones financieras

Gastos de mercancia, tarifas de alambre, cargos de procesamiento de tarjetas

Lo que hace ##39;t trabajo es vago codificación de todo tipo, como "miscellaneous cosecha " para gastos repetidos. Si un gasto aparece regularmente, se merece un hogar. Los costos no localizados no son una categoría. Ellos se limitan#39; son una señal de que su estructura necesita trabajo.

El bucle de Reconciliación y Presentación de Informes

La reconciliación es donde el seguimiento de gastos se convierte en contabilidad. Hasta entonces, usted tiene una lista. Después de la reconciliación, usted tiene un registro en el que puede confiar.

La reconciliación es control de calidad

El principal obstáculo operacional en el seguimiento de los gastos esretraso. Cuando los gastos se ingresan días o semanas más tarde, se presentan#39; es más probable que se desclasifiquen erróneamente o se pierdan los recibos.Productivo en el seguimiento de los gastos del proyectohace hincapié en la captura en tiempo real y en exámenes semanales o mensuales regulares para capturar problemas antes del período cercano.

La transacción en sí es raramente el misterio. La pieza faltante es contexto. Una carga de tarjeta a un proveedor es fácil de importar. Saber si pertenece al software, marketing o gasto de cliente reembolsable se hace más difícil una vez que pasa el tiempo.

Es por ello que la reconciliación debe ser tratada como una tarea formal de cerca, no como una revisión casual de los alimentos bancarios.

Una revisión mensual sólida hace cuatro preguntas contundentes:

• ¿Cada transacción bancaria y de tarjeta lo hizo en el libro mayor?
• ¿Cada transacción tiene soporte adjunto o documentado de otro modo?
• ¿Fue codificado a la categoría y el período correctos?
• ¿Necesitan seguimiento alguno de los duplicados, reversales o cargos inusuales?

Controlador:Si esperas hasta que la temporada tributaria se reconcilie, te das cuenta#39; no estás rastreando los gastos.

Una lista de verificación de reconciliación mensual útil parece:

• Declaracionespor cada cuenta bancaria y tarjeta de crédito.
• Operaciones importadas coincidentescontra su registro de gastos o sistema de contabilidad.
• Bandera de artículos sin igualInmediatamente, suelen faltar documentos, problemas de tiempo o errores de publicación.
• Revisión de duplicadoscausada por entradas manuales más importaciones de alimentos bancarios.
• Revise proveedores grandes o inusualespara malcodificación o gasto no autorizado.
• Confirmación de suscripciones recurrentestodavía pertenecen a los libros.
• Cierre el períodouna vez que las correcciones estén completas.

Después de eso, la presentación de informes se vuelve simple.

• Profit and Loss statement:Esto muestra si los niveles de gasto tienen sentido en relación con las necesidades de ingresos y operaciones.
• Gasto por informe de la categoría:Esto muestra a dónde va el efectivo y si los patrones están cambiando.

Si desea un rápido avance visual de los básicos de reconciliación, este vídeo es un refrescante útil antes de construir su lista de verificación de contabilidad mensual:

El buen reportaje depende de datos verificados. Si los libros son iguales#39; no se concilian, los informes de la categoría se convierten en opinión. Una vez reconciliados, se convierten en herramientas de gestión.

Automatización de los flujos de trabajo y sistemas de integración

El control moderno de gastos es borde#39; no una característica.

Las configuraciones más fuertes conectan la recogida de documentos, la extracción de datos, la codificación, la aprobación, la exportación y la reconciliación en un flujo operativo. Cuando esas partes se mantienen desconectadas, el personal vuelve a introducir la misma información varias veces y errores se arrastran en cada paso.

Clasificación y exportación de la colección Connect

El seguimiento de los gastos ha evolucionado de una tarea manual de contabilidad en unaproceso de control basado en datos. Orientación resumida porTMetricular#39;s business expense tracker glosarioEl valor de la automatización es el control. Las empresas pueden detectar patrones de gasto, sobrecostos del presupuesto, identificar gastos no autorizados, monitorear la subscripción y comparar los costos del proyecto con los ingresos.

Una pila automatizada práctica a menudo funciona así:

• Capa de colección:Los documentos entran desde buzones, portales de proveedores y escaneos.
• Capa de procesamiento:El sistema extrae fecha, proveedor, cantidad y otros campos, y luego recorre los artículos para su revisión.
• Capa de aprobación:Un contable, contador o gerente confirma la codificación y las excepciones.
• Capa de contabilidad:Los registros aprobados exportan a QuickBooks, Xero u otro sistema de libros.
• Capa de presentación de informes:Los datos conciliados alimentan Prómpamp;L y pasan análisis.

Una herramienta centrada en documentos se ajusta de forma diferente a una aplicación de gasto estándar. Booksmate, por ejemplo, se conecta a portales de proveedores y buzones de correo electrónico para buscar facturas y recibos, extrae los datos clave de facturas, organiza los archivos en un panel de control, y los prepara para la exportación a software de contabilidad. Eso resuelve el problema de recogida de la guía de arriba que las herramientas de tarjeta donan #39;t dirección completa.automatización en la contabilidadcubre donde la automatización elimina el trabajo manual.

Don ##39;t automatizar todo a la vez. Comience donde la gente repite la misma tarea mecánica.

Los mejores primeros objetivos son generalmente:

Flujo de trabajo

Automatizarlo cuando

Manténgalo manual cuando

Procesamiento de la factura del portal

Los proveedores son numerosos y recurrentes

El recuento de proveedores es muy pequeño

Captura de documento de la caja

Las facturas golpearon múltiples buzones de correo

Un buzón compartido ya funciona limpiamente

Extracción de campo

Proveedor de retipo del personal, fecha y cantidad

El volumen es bajo y el tiempo de revisión es trivial

Exportación a contabilidad

Los datos se introducen dos veces en sistemas separados

Los libros se mantienen en una hoja de cálculo simple

Lo que hace ##39;t trabajo es añadir herramientas aisladas sin decidir quién es dueño del paso de revisión. La automatización debe eliminar el manejo, no eliminar la rendición de cuentas. Alguien todavía necesita revisar excepciones, mantener categorías, y confirmar que los datos exportados aterrizan correctamente.

Medir el éxito y evitar las caídas comunes

Un buen sistema de gastos debe ser aburrido. Los documentos llegan a tiempo, la codificación se mantiene consistente, la reconciliación cierra limpiamente, y nadie tiene que cazar a través de buzones en la contabilidad mensual.

Si eso es "#39"; no sucede, el problema suele ser "du#39; t esfuerzo". Es que el proceso carece de estándares mensurables.

Las métricas que muestran si el sistema funciona

Seguimiento de una lista corta de métricas de funcionamiento cada mes:

• Hora de cerrar los libros mensualmente:Si se arrastren de cerca, busque los documentos perdidos y las transacciones no resueltas.
• Parte de los gastos con apoyo adjunto:Los archivos perdidos apuntan a las lagunas de recolección.
• Número de transacciones no categorizadas:Esto muestra si su historial de cuentas es utilizable en la práctica.
• Excepciones abiertas al mes:Los artículos que esperan recibos, aprobaciones o decisiones de codificación deben ser visibles.
• Repetir los elementos de limpieza del vendedor:Si los mismos proveedores siempre causan problemas, el proceso de recogida es débil.

Usted don#39;t necesita tableros complicados. Un simple marcador interno es suficiente si alguien lo revisa y actúa en él.

Un proceso de gastos confiables depende del trabajo heroico de limpieza a finales del mes.

Estos son los puntos de falla que veo más a menudo:

• Fondos de combinación:El gasto personal y de negocios en la misma cuenta crea limpieza evitable y debilita la pista de auditoría.
• Descripciones vagas:Notas como " meeting marginal " o "supplies recur " don Dime#39;t expliquen el propósito de las empresas.
• Receipt pileups:Retrasado contexto de tiras de captura de gastos de otro modo válidos.
• Sobreutilización de categorías diversas:El uso repetido generalmente significa que el diagrama de cuentas está mal diseñado.
• La reconciliación irregular:Los errores se sientan intactos hasta que se vuelven más difíciles de desenrollar.
• No tiene propietario para la colección de documentos:Todo el mundo asume a alguien más descargado la factura.

Si arreglas esos seis problemas, el resto del sistema se vuelve más fácil. El seguimiento de los gastos deja de ser un revuelto recurrente y se convierte en parte del control financiero normal.

Cómo hacer un seguimiento de los gastos de negocios

Cómo hacer un seguimiento de los gastos de negocio: separar el dinero, recoger el documento, codificarlo, y luego reconciliar en un horario.

1. Utilice una cuenta bancaria de negocios y una tarjeta de visita. Mantenga el gasto personal fuera de esas cuentas.
2. Escribe una política corta: qué cuenta, quién puede gastar, qué prueba es necesaria, y dónde viven los archivos.
3. Recoger la factura o la recepción del portal del vendedor, la bandeja de entrada o una foto de papel del mismo día.
4. Fecha de grabación, proveedor, cantidad, categoría y propósito de negocio, y adjuntar el archivo.
5. Reconciliar la cuenta en una cadencia mensual. Lograr volúmenes más pequeños semanalmente si usted todavía está en una hoja de cálculo.
6. Revise el beneficio y la pérdida y el gasto por categoría sólo después de los lazos del período con el banco.

Una línea de declaración de tarjetas sin el documento del vendedor no es un registro de gastos terminados.

FAQ: cómo realizar un seguimiento de los gastos de negocios

¿Qué registros necesito para un gasto de negocios?

Mantenga el recibo o la factura más la fecha, el vendedor, la cantidad y el propósito del negocio. Un banco o línea de tarjetas muestra el pago. No reemplaza el documento del vendedor. Almacene esos archivos en un lugar en lugar de dividirlos en bandejas, teléfonos y chat.

¿Con qué frecuencia debería actualizar los gastos de negocios?

Lograr a menudo que todavía recuerda el propósito, diario o semanal para un pequeño volumen, y reconciliar cada mes. Esperar hasta la temporada fiscal es cómo los recibos pierden contexto. Cerrar el período sólo después de faltar documentos y líneas sin categorizar se limpian.

¿Es suficiente una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de los gastos de negocios?

Una hoja de cálculo estructurada puede ser suficiente cuando usted tiene menos de 30 transacciones al mes y todavía adjunta el recibo. Muévete al software de contabilidad cuando el volumen, el personal o la auditoría necesita superar la hoja de cálculo. La hoja de cálculo no recoge las facturas del portal para usted.

¿Y si la factura está dentro de un portal de proveedores?

Descárguelo de ese vendor limitado#39; su historial de facturación, nombre el archivo, y guárdelo con los otros gastos antes de que coloque el cargo. Amazon, cuentas de anuncios, y los portales de SaaS son una brecha común porque el cargo de tarjeta llega y el PDF se queda en el sitio. Trate descarga portal como parte del seguimiento de gastos, no como administración opcional.

¿Puedo rastrear los gastos si mezclo los gastos personales y de negocios?

Usted puede, pero la limpieza es más lenta y la pista de auditoría es más débil. Cuentas separadas son la base. Si una compra mixta ya sucedió, note la parte de negocio en la recepción y mantener la parte personal fuera de la categoría de negocio.

Si su equipo pasa demasiado tiempo persiguiendo facturas a través de portales y buzones,BooksmateSe centra en el lado de la colección de documentos de seguimiento de gastos mediante la compra de facturas y recibos de portales en línea y correo electrónico, la extracción de los datos clave, la organización de los archivos, y la preparación para la exportación en su flujo de trabajo contable.