Deutsche E-Rechnung im Jahr 2027: Ein monatlicher Buchhaltungsführer für XRechnung und ZUGFeRD

Das Ziel der monatlichen Buchhaltung ist einfach: Ein Ordner für Ihren Steuerberater, mit jeder Lieferantenrechnung für den Monat in ihrer ursprünglichen Form und nichts fehlt.

Die deutsche E-Rechnung macht es einfacher, einen Ordner falsch zu machen. Mehr Lieferantenrechnungen werden als Datendateien ankommen, und viele Rechnungswerkzeuge wurden nur mit PDFs erstellt. Wenn eine Datendatei unterwegs verloren geht, sieht der Ordner vollständig aus. Das ist es nicht.

Dieser Leitfaden behandelt, was sich ändert, was zu behalten ist und wie man es übergibt. Er richtet sich an Eigentümer-Betreiber und kleine Finanzteams in Deutschland und basiert auf den Leitlinien von BMF und GoBD vom Oktober 2026. Es sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Ihr Steuerberater hat das letzte Wort in Ihrem eigenen Fall.

Was geht in das monatliche Buchhaltungspaket ab 2027

Ihr Steuerberater benötigt die Dateien, die rechtlich als Rechnung gelten. Ein Screenshot oder eine getippte Zusammenfassung zählt nicht.

Jeden Monat umfassen:

1. Jede E-Rechnung genau so, wie sie angekommen ist.Für XRechnung bedeutet das, dass.xmlDatei. Für ZUGFeRD bedeutet es das gesamte PDF, weil die Daten darin gespeichert sind.
2. Normale PDFs und gescanntes PapierVon Lieferanten, die sie noch versenden dürfen. 2027 sind es viele kleinere deutsche Anbieter. Ausländische Anbieter, Quittungen bis 250 € und Bahntickets bleiben auch danach auf PDF oder Papier.
3. Portalrechnungen.Alles, was Sie von einer Lieferanten-Website heruntergeladen haben, gehört in die Packung, nicht nur das, was per E-Mail kam.
4. Eine kurze Anmerkung zu Paaren.Wenn ein Lieferant eine XML-Datei und eine PDF-Kopie verschickt hat, sagen Sie das. Auf diese Weise archiviert niemand die Kopie selbst.
5. Validierungsberichte, wenn Sie welche ausgeführt haben.Das BMF empfiehlt, sie zu behalten. Sie müssen sie nicht haben.

Senden Sie diese niemals anstelle der Originaldatei:

• Text, der von OCR oder AI herausgezogen wurde, ohne dass eine Quelldatei beigefügt ist
• Ein PDF, das Sie aus einer XRechnung gedruckt haben
• Eine zusammengeführte "March.pdf", die aus vielen Rechnungen aufgebaut wurde (die Zusammenführung wirft normalerweise die eingebetteten Daten weg)

Die gleiche Regel gilt, wenn Sie DATEV oder Sevdesk übergeben. Der Export sollte die Originaldatei tragen, keine neu erstellte.

2025, 2027, 2028: Wer was tun muss

Datum	Sie als Käufer	Ihre deutschen Lieferanten
1 Jan 2025	Muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten. Eine normale E-Mail-Adresse funktioniert.	Papier ist immer noch erlaubt. PDF ist erlaubt, wenn Sie zustimmen.
1 Jan 2027	Nichts Neues.	Umsatz 2026 über€800,000? Dann sind E-Rechnungen für den heimischen B2B erforderlich. Darunter noch ein Jahr Papier oder PDF.
1 Jan 2028	Nichts Neues.	Nahe jeder inländischen B2B-Rechnung muss eine E-Rechnung stehen.

Das BMF stellt dies in seinerFAQ zur E-Rechnung(Fragen 11 und 12, Stand März 2026) Die gesetzlichen Übergangsregeln sind in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt.

In der Praxis wird 2027 ein gemischtes Jahr. Man kann nicht erkennen, welche Anbieter über der 800.000-Euro-Linie liegen, also planen Sie XML-Dateien, ZUGFeRD-PDFs und gewöhnliche PDFs nebeneinander.

Einige große Anbieter ziehen früh um. Die Telekom sagt, dass sie ihre Geschäftskunden im Jahr 2026 auf E-Rechnungen umziehen, Schritt für Schritt auf ZUGFeRD umsteigen und diesen Kunden ab dem 1. Januar 2027 nur noch E-Rechnungen zusenden wird.Telekom GeschäftskundenAndere große deutsche Anbieter werden wahrscheinlich einen ähnlichen Weg einschlagen.

Wenn Sie es vorziehen zu sehen, hat Sevdesk ein deutsches Video, das durch die Daten 2025, 2027 und 2028 geht.

E-Rechnung Pflicht: Was gilt für dich ab 2025, 2027 und 2028?

Zwei Dateitypen, eine Regel

Der rechtliche Test für eine E-Rechnung ist die Struktur. Die Daten müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, so dass Software die Beträge lesen kann, ohne zu erraten. Ein PDF ohne diese Daten ist eine "sonstige Rechnung", was "andere Rechnung" bedeutet. Es kann immer noch steuerlich gültig sein. Es erfüllt einfach nicht den Test der E-Rechnung.

XRechnung

Das ist eine Datendatei in XML. Öffnen Sie sie in einem Texteditor und Sie sehen Tags, keine Seite. Um sie wie eine Rechnung zu lesen, benötigen Sie einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware. In E-Mail wird sie als eine Datei angezeigt, die in.xmlEinige Anbieter fügen der gleichen Nachricht eine PDF-Kopie hinzu.

KoSIT, die Stelle, die XRechnung unterhält, sagt, dass es ein zulässiges Format für B2B ist, kein erforderliches. Eine Leitweg-ID wird nur für Rechnungen an öffentliche Stellen benötigt, nicht für B2B.KoSIT XRechnung FAQ).

ZUGFeRD und Factur-X

Dieses ist ein Hybrid. Man öffnet es wie jedes PDF, aber technisch gesehen ist es ein PDF/A-3 mit einer XML-Datei, die darin gespeichert ist. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format.

Die Regel für beide

Die strukturierten Daten sind das, was zählt. Das BMF nennt den XML-Teil eines Hybrids "leading". Wenn das sichtbare PDF eine Sache sagt und das XML eine andere, folgt die Mehrwertsteuer dem XML. Große Lücken zwischen den beiden können dazu führen, dass das Finanzamt das PDF als separate zweite Rechnung betrachtet.

Welche ZUGFeRD-Profile zählen

ZUGFeRD gibt es in Detaillierungsebenen, die als Profile bezeichnet werden. Ab Version 2.0.1 werden vier von ihnen als E-Rechnungen akzeptiert:

• GRUNDLAGE
• EN 16931 (auch COMFORT genannt)
• ERWEITERUNG
• XRECHNUNG

Zwei Profile enthalten zu wenig Daten, um sich zu qualifizieren:MINDESTSTANDUndGRUNDLAGE WLEine Datei, die eine der beiden Dateien verwendet, wird wie eine normale Rechnung behandelt und ist nur als Buchungshilfe nützlich.BMF FAQ(Frage 7) und dieFeRD ZUGFeRD FAQ.

Prüfung eines Attachments in 30 Sekunden

Sie benötigen keine spezielle Software, um Ihren Posteingang zu sortieren.

• Die Datei endet in.xmlOder man bekommt einen Zip mit XML darin. Behandle ihn als XRechnung und behalte ihn.
• Sie erhalten XML und PDF zusammen.Halten Sie das XML. Stellen Sie sich das PDF als Convenience Print vor.
• Sie erhalten nur ein PDF.Öffnen Sie das Attachments-Panel in Ihrem PDF-Reader (das Paperclip-Symbol).factur-x.xml, xrechnung.xmloderzugferd-invoice.xmlDort aufgeführt, haben Sie eine ZUGFeRD-Datei.
• Du bekommst nur einen Link.Melden Sie sich im Portal an und suchen Sie nach einem XRechnung- oder ZUGFeRD-Download, bevor Sie sich das reguläre PDF zulegen.

Wollen Sie das ZUGFeRD-Profil kennen? Öffnen Sie das eingebettete XML und schauen Sie sich die Profil-ID in den ersten Zeilen an.MindestzahloderGrundschleppnetzAb 2027, wenn dieser Lieferant in Reichweite ist, fragen Sie nach einer Version in BASIC oder höher.

Free Viewer vom Finanzamt.DerELSTER E-RechnungsviewerEine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei wird in eine lesbare Rechnung in Ihrem Browser umgewandelt. Das BMF verweist in seiner FAQ darauf. Öffnen Sie dort jetzt eine Lieferantendatei, so dass XML-Anhänge nicht mehr beängstigend aussehen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen für 8 Jahre

Die Regeln stammen aus § 14b UStG und der GoBD, die das BMF am 14. Juli 2025 für E-Rechnungen aktualisiert hat.

• Speichern Sie das strukturierte Teil so, wie Sie es erhalten haben. Es muss unverändert und maschinenlesbar bleiben.
• Halten Sie es für 8 Jahre.
• Für ZUGFeRD entspricht XML allein dem Mehrwertsteuerrecht. Die PDF-Ebene braucht man nur, wenn sie zusätzliche steuerrelevante Details enthält, wie z.B. einen Buchungsvermerk. Die meisten kleinen Unternehmen behalten einfach die komplette Datei, die beide Fälle abdeckt.
• Es steht Ihnen frei, eine vom Menschen lesbare Version einer XRechnung zu erstellen, die nicht das XML ersetzt.

Die GoBD zertifizieren nichts, so dass das Label der eigene Anspruch des Anbieters ist. Was Sie kontrollieren können, ist eine Frage für jedes Werkzeug in Ihrer Kette: Ist die Datei, die herauskommt, die gleiche Datei, die hineingegangen ist?

Quellen:BMF FAQ(Frage 13) und dieGoBD-Update vom 14. Juli 2025.

Ihre Checkliste, nach Frist

Diesen Monat

1. Richten Sie einen Rechnungsposteingang ein oder bestätigen Sie den, den Sie haben.rechnung@yourcompany.deDas ist für die meisten kleinen Firmen genug. Es ist eine gute Angewohnheit, kein gesetzliches Muss.
2. Öffnen Sie eine XRechnung im ELSTER-Viewer, damit Sie wissen, was Sie sich ansehen.
3. Nehmen Sie ein aktuelles PDF von einem großen Lieferanten und überprüfen Sie dessen Anhang-Panel.
4. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie er die Originale möchte: DATEV, Sevdesk, einen freigegebenen Ordner oder eine Upload-E-Mail.
5. Notieren Sie sich jedes Lieferantenportal, in das Sie sich während der monatlichen Buchhaltung noch von Hand einloggen.

Vor dem 1. Januar 2027

1. Senden Sie einen Test.xmlDatei durch jeden Schritt, den Sie verwenden: Mail-Regeln, Upload-Formulare, Download-Skripte, Exporte. Alles, was für PDF filtert, wird fallen gelassen.
2. Drop-Gewohnheiten, die Rechnungen neu erstellen: Zusammenführen zum Drucken, Komprimieren, Stempeln oder Austauschen der Datei für eine OCR-Kopie.
3. Nennen Sie eine Person, die folgt, wenn eine Lieferantendatei nicht geöffnet wird oder einen Scheck nicht besteht.
4. Erwarten Sie, dass Telekommunikations-, Energie-, Transport- und andere große deutsche Anbieter um diesen Termin herum ihr Format ändern werden.

Vor dem 1. Januar 2028

1. Planen Sie, dass fast alle inländischen B2B-Rechnungen E-Rechnungen sind.
2. Halten Sie einen separaten Weg für ausländische Lieferanten und steuerbefreite Rechnungen.
3. Ist das strukturierte Original gespeichert, und werden Sie es auch in 8 Jahren noch finden?

Lieferantenportale erhalten einen zweiten Download-Button

Das BMF akzeptiert den Download von einem Kundenportal als gültige Methode zur Zustellung einer Rechnung (FAQ-Frage 8). Erwarten Sie, dass weitere Portale einen XRechnung- oder ZUGFeRD-Button hinzufügen, wenn ihre Besitzer die Fristen einhalten.

Die monatliche Buchführungsrunde der Logins geht also nicht weg. Sie klicken einfach auf einen anderen Button.

• Wenn beide Versionen vorhanden sind, nehmen Sie die E-Rechnung.
• Benennen oder konvertieren Sie es nicht.
• Ein Skript oder eine Browser-Erweiterung, die nur PDFs speichert, überspringt nur XML-Downloads und wird es Ihnen nicht mitteilen.

Randfälle, die Ihr Steuerberater anheben kann

Validierung

Bevor Sie die Vorsteuer in Anspruch nehmen, müssen Sie sich vergewissern, dass eine Rechnung korrekt ist. Ein technischer Validator kann diese Überprüfung für Sie durchführen, und das BMF akzeptiert, sich auf eine geeignete zu verlassen. Bewahren Sie den von ihm erstellten Bericht auf. Ob Sie validieren oder nicht, hat keinen Einfluss darauf, ob die Rechnung rechtmäßig empfangen wurde.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sortiert Probleme in zwei Gruppen. Ein Formatproblem bedeutet, dass die Datei den Test der E-Rechnung vollständig nicht besteht, so dass Sie sie wie jede andere Rechnung buchen. Sobald der Lieferant ab 2027 im Geltungsbereich ist, gehen Sie zurück und fordern Sie eine feste Version an. Wenn das Format in Ordnung ist, aber eine Geschäftsregel fehlschlägt, schauen Sie sich an, welches Feld betroffen ist. Nur Felder, die vom Mehrwertsteuerrecht verlangt werden, sind für Ihre Vorsteuer von Bedeutung, so dass eine fehlende Käuferreferenz für sich allein kein Grund ist, sie zu verlieren.

Rechnungen, die PDF oder Papier bleiben

Anbieter müssen keine E-Rechnungen für Beträge bis zu 250 € brutto, für Fahrausweise, für viele mehrwertsteuerbefreite Leistungen oder an private Verbraucher senden. Kleinunternehmer müssen diese auch nicht ausstellen. Anbieter im Ausland sind außerhalb der deutschen Vorschriften. Noch 2028 erhalten Sie PDFs für Dinge wie einen US-Softwareplan oder eine 12 € Taxifahrt.

Ein Haken für Kleinunternehmer: Sie müssen noch E-Rechnungen erhalten können (BMF FAQ Fragen 4 und 12).

Peppol

Deutschland erzwingt Ihnen kein Netzwerk. E-Mail funktioniert für B2B, und Sie können Peppol ignorieren, es sei denn, Sie berechnen öffentliche Stellen, wo es hauptsächlich verwendet wird. Wenn Sie über die EU-Grenzen verkaufen, beachten Sie, dass ab dem 1. Juli 2030 die EU-Regeln für ViDA (MwSt. im digitalen Zeitalter) die strukturierte Rechnungsstellung auf B2B-Verkäufe zwischen Mitgliedstaaten ausdehnen. Vorerst sind die oben genannten deutschen Regeln diejenigen, die Ihre monatliche Buchhaltung berühren.

Wo Booksmate passt

Booksmate übernimmt die Sammlung für Ihre monatliche Buchhaltung. Es sammelt Lieferantenrechnungen aus Ihrer E-Mail und von über 500 Lieferanten-Websites an einem Ort*, so dass Sie Ihrem Steuerberater ein komplettes Paket ohne den Login-Marathon übergeben können.

Sobald das Paket fertig ist, sind DATEV und Sevdesk-Export heute live.

Was wir bauen und vor dem 1. Januar 2027 versenden werden:

• Lagerung.Wenn es XML gibt, wird die Version Booksmate als Rechnung behandelt.
• Übergabe.DATEV und Sevdesk exportieren die E-Rechnung so, wie der Lieferant sie gesendet hat.
• Kontrollen.Booksmate warnt Sie, wenn eine ZUGFeRD-Datei MINIMUM oder BASIC WL verwendet, damit Sie rechtzeitig zum Lieferanten zurückkehren können.
• Lesen.Sie sehen XRechnung-Dateien als normale Rechnung in der App. Summen, Mehrwertsteuer und Rechnungsnummern kommen direkt aus dem XML, nicht aus einem Scan des PDF.
• Sammeln.Tiefsee.xmlAnhänge und E-Mails mit XML und einer PDF-Kopie werden abgeholt. Auf Portalen, die beides bieten, holt Booksmate die E-Rechnungsversion ab.

Booksmate Wenn das Jagen von Rechnungen über Posteingänge und Portale Ihre monatliche Buchhaltung auffrisst, versuchen Sie es kostenlos für14 Tage. Die Unterstützung für die E-Rechnung wird im gleichen Workflow ankommen.

Fragen, die Menschen stellen

Ein Lieferant schickt mir noch 2027 ein normales PDF. Ist das erlaubt?

Oftmals ja. Lieferanten, deren Umsatz 2026 800.000 € oder weniger betrug, können bis Ende 2027 Papier oder PDF verwenden. Größere Anbieter dürfen nicht. Da man ihren Umsatz nicht überprüfen kann, ist es fair, einen großen Anbieter direkt zu fragen. Ab 2028 müssen fast alle deutschen B2B-Lieferanten wechseln.

Ist eine ZUGFeRD-Datei mit dem MINIMUM-Profil gut genug?

MINIMUM und BASIC WL zählen nicht zu den E-Rechnungen nach den deutschen Mehrwertsteuervorschriften. Wenn der Lieferant eine E-Rechnung senden muss, fragen Sie nach BASIC, EN 16931 oder einem höheren Profil.

Mein Steuerberater arbeitet aus PDFs. Kann ich nur die PDF-Version einer XRechnung versenden?

Das XML muss immer noch dazugehören, und das XML ist das, was Sie archivieren. Ein PDF aus dem XML ist eine Kopie, nichts weiter.

Die Summen in PDF und XML stimmen nicht überein. Welches Buch buche ich?

Buchen Sie aus dem XML, und wenden Sie sich an den Lieferanten. Eine große Lücke ist ein Risiko, weil das PDF als zweite Rechnung angesehen werden könnte.

Gibt es etwas zu installieren oder zu registrieren, bevor E-Rechnungen mich erreichen können?

Nein. Jede normale E-Mail-Adresse kann sie in Deutschland erhalten, und Peppol ist optional. Was Sie brauchen, ist eine Möglichkeit, XML-Dateien zu öffnen, und der ELSTER-Viewer tut dies kostenlos.

Ich bin ein Kleinunternehmer. Gilt das für mich?

Teilweise: Sie sind vom Versand von E-Rechnungen befreit, aber seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie diese erhalten können.

Behandelt Booksmate bereits XRechnung und ZUGFeRD?

Noch nicht vollständig. Im Moment Booksmate zieht Ihre Rechnungen aus Posteingängen und Lieferanten-Websites ein und schickt sie dann an DATEV oder Sevdesk. Wir fügen XRechnung und ZUGFeRD-Unterstützung hinzu und planen, sie vor dem 1. Januar 2027 live zu haben. Das umfasst Sammlung, eine lesbare Ansicht, Daten aus dem XML, Profilprüfungen und Original-Dateiexporte.

Quellen

• BMF FAQ: Verpflichtende E-Rechnung(Deutsch, Stand März 2026)
• BMF-Schreiben, 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung(Deutsch)
• GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025(Deutsch)
• FeRD ZUGFeRD FAQ(Deutsch)
• KoSIT XRechnung FAQ(Deutsch)
• ELSTER E-Rechnungsviewer
• Telekom Geschäftskunden: E-Rechnung(Deutsch)

Geschrieben im Oktober 2026 aus der damals veröffentlichten BMF-Guideline. Nutzen Sie diese als Orientierung und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über Ihre eigene Situation.

* Wenn sich Booksmate bei Lieferanten-Websites anmeldet, bleiben Ihre Anmeldeinformationen auf Ihrem Computer.