Datenschutzrichtlinie

Booksmate ("uns", "wir" oder "unser") betreibt diehttps://booksmate.comWebsite (der "Service").

Diese Seite informiert Sie über unsere Richtlinien bezüglich der Erhebung, Nutzung und Offenlegung personenbezogener Daten, wenn Sie unseren Service nutzen, und die Auswahlmöglichkeiten, die Sie mit diesen Daten verknüpft haben.

Wir verwenden Ihre Daten, um den Service bereitzustellen und zu verbessern. Durch die Nutzung des Service stimmen Sie der Erhebung und Nutzung von Informationen in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie zu.

1. Erhebung und Verwendung von Informationen

Personenbezogene Daten:Während der Nutzung unseres Dienstes können wir Sie bitten, uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, die verwendet werden können, um Sie zu kontaktieren oder zu identifizieren („personenbezogene Daten).

• E-Mail-Adresse
• Vorname und Nachname
• Telefonnummer
• Anschrift, Staat, Provinz, ZIP/Postleitzahl, Stadt
• Cookies und Nutzungsdaten

2. Verwendung der Daten

Booksmate verwendet die gesammelten Daten für verschiedene Zwecke:

• Zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Dienstes
• Um Sie über Änderungen an unserem Service zu informieren
• Um Kunden-Support zu bieten
• Um die Genauigkeit und Leistung des Dienstes zu verbessern
• Erkennen, Verhindern und Ansprechen technischer Probleme

Unsere KI verarbeitet Rechnungen, um relevante Daten wie Daten, Beträge und Lieferanten zu extrahieren. Wir verwenden diese Daten, um sie in Booksmate anzuzeigen, in Ihre Buchhaltungssoftware zu exportieren und, wenn Sie die ChatGPT App verbinden, ausgewählte Felder an ChatGPT zurückzugeben, damit sie Ihre Anfrage beantworten kann.

3. Datenspeicherung und -hosting

Wir hosten alle Kundendaten inDeutschland, nach DSGVO-konformen Standards.

Wenn Sie Ihr Konto löschen oder Daten entfernen, werden diese sofort aus unseren Systemen gelöscht.

4. Datenübermittlung

Ihre Daten, einschließlich personenbezogener Daten, werden nicht außerhalb der Europäischen Union übertragen, es sei denn, dies ist für die Erbringung des Dienstes erforderlich und unterliegt nur DSGVO-konformen Sicherheitsvorkehrungen.

5. Offenlegung von Daten

Booksmate kann Ihre personenbezogenen Daten in gutem Glauben offenlegen, dass solche Maßnahmen erforderlich sind, um:

• Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung
• Schützen und verteidigen Sie die Rechte oder das Eigentum von Booksmate
• Verhindern oder untersuchen Sie mögliches Fehlverhalten in Verbindung mit dem Service
• Schützen Sie die persönliche Sicherheit der Nutzer des Dienstes oder der Öffentlichkeit
• Schutz vor gesetzlicher Haftung

6. Dienstleister

Wir können Drittunternehmen und Einzelpersonen beauftragen, um unseren Service zu erleichtern („Dienstleister), den Service in unserem Auftrag bereitzustellen oder uns bei der Analyse der Nutzung zu unterstützen.

Diese Dritten haben nur Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, um diese Aufgaben in unserem Namen zu erfüllen, und sind verpflichtet, sie nicht offenzulegen oder für andere Zwecke zu verwenden.

7. Links zu anderen Websites

Unser Service kann Links zu anderen Websites enthalten, die nicht von uns betrieben werden. Wenn Sie auf einen Link eines Drittanbieters klicken, werden Sie auf die Website dieses Drittanbieters weitergeleitet. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Datenschutzrichtlinien jeder Website, die Sie besuchen, zu überprüfen.

Wir haben keine Kontrolle über und übernehmen keine Verantwortung für den Inhalt, die Datenschutzrichtlinien oder Praktiken von Websites oder Diensten Dritter.

Google Datenzugriff und -nutzung

Booksmate greift ausschließlich auf Ihr Gmail-Konto zu, um Rechnungen und Quittungen für Buchhaltungszwecke abzurufen. Wenn Sie Ihr Gmail-Konto verbinden und ein Postfach oder einen Ordner auswählen, werden wir:

• Abfrage des ausgewählten Ordners Gmail über die Gmail API
• Zugriff auf E-Mail-Metadaten einschließlich Betreffzeile, Absenderadresse und Empfängeradresse
• Abrufen von PDF- und Bildanhängen
• Filtern Sie E-Mails im Speicher nach rechnungsbezogenen Keywords und MIME-Typen.
• Extrahieren und Verarbeiten von Anlagedaten mithilfe unserer KI, um Rechnungsdetails wie Daten, Beträge und Lieferanten zu identifizieren

Wir speichern nur Folgendes aus Gmail:

• Datei der Rechnungs- oder Quittungsanlage
• E-Mail-Betreffzeile
• E-Mail-Adresse des Absenders
• E-Mail-Adresse des Empfängers
• E-Mail-Kennung

Wir speichern keine E-Mail-Körper. Gmail Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung von Rechnungsverwaltungs- und Exportfunktionen innerhalb von Booksmate verwendet und werden niemals für andere Zwecke, Marketing oder Analysen verwendet.

Sie können den Zugriff auf Gmail jederzeit über Ihre Google-Kontoeinstellungen widerrufen. Wenn Sie den Zugriff widerrufen, stellen wir sofort den Zugriff auf Ihr Postfach ein und löschen alle gespeicherten Gmail-Daten, einschließlich Anhänge, Betreffzeilen und E-Mail-Adressen.

Gmail-Anhänge und Metadaten werden von Booksmate verarbeitet. Wenn Sie die ChatGPT-App verbinden und nach Ihren Rechnungen fragen, erhält ChatGPT die Rechnungsfelder, die im Abschnitt ChatGPT-App unten aufgeführt sind.

ChatGPT App-App

Booksmate bietet eine ChatGPT-App über einen MCP-Server an. Wenn Sie sie verbinden, ruft ChatGPT in Ihrem Namen Booksmate-Tools an. Die Tool-Ergebnisse gehen zu OpenAI, damit ChatGPT Ihnen antworten kann.

Wir geben nur das zurück, was das Tool braucht.

• Organisationskennung und Name
• Felder Rechnung und Quittung: Name des Anbieters, Daten, Beträge, Währung, Steuer, Kategorie, Unterkategorien, Posten, Art des Dokuments, Zahlungsstatus, Dokument-ID, Dateiname, Ausfuhrstatus
• Plugin-Instanz-ID, Name, Typ, Provider und Verbindungsstatus
• Mailbox-ID und Name für den Mailbox-Picker
• Aufnahme- und Exportstatus, einschließlich Task-ID und Counts
• Eine kurzlebige Download-URL, wenn Sie uns bitten, Dokumente zu verpacken

Wir senden keine Postfachadressen, E-Mails mit verbundenen Konten, Steuer-IDs, Kundenadressen, Korrekturbenutzernamen, Dateiinhalte oder Extraktions-Debug-Felder an ChatGPT.

OpenAI verarbeitet die Ergebnisse des Tools unter OpenAI. Dieser Datenverkehr kann die EU verlassen. Sie können die App in ChatGPT abschalten und den Zugriff in Booksmate jederzeit widerrufen.

Datensicherheit und -schutz

Wir implementieren branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• Alle Daten, die von und zu unseren Servern übertragen werden, werden mit TLS/SSL verschlüsselt
• Gespeicherte Daten, einschließlich Gmail-Anhänge und Metadaten, werden im Ruhezustand mithilfe der AES-256-Verschlüsselung verschlüsselt.
• Der Zugriff auf Kundendaten ist nur auf autorisiertes Booksmate Personal beschränkt und erfordert eine Authentifizierung
• Unsere Infrastruktur wird in Deutschland auf DSGVO-konformen Servern mit regelmäßigen Sicherheitsaudits gehostet
• Wir speichern Ihre Daten (einschließlich Google-Daten) nicht länger als für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich. Wenn Sie Ihr Konto löschen oder den Zugriff auf Gmail widerrufen, werden alle zugehörigen Gmail-Daten dauerhaft gelöscht.