Datenschutzerklärung
Booksmate („uns“, „wir“ oder „unser“) betreibt die https://booksmate.com-Website (der „Dienst“).
Diese Seite informiert Sie über unsere Richtlinien bezüglich der Erhebung, Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten, wenn Sie unseren Service nutzen, sowie über die Möglichkeiten, die Sie in Bezug auf diese Daten haben.
Wir verwenden Ihre Daten, um den Service bereitzustellen und zu verbessern. Durch die Nutzung des Service stimmen Sie der Erhebung und Verwendung von Informationen gemäß dieser Richtlinie zu.
1. Informationssammlung und -verwendung
Personenbezogene Daten: Während Sie unseren Dienst nutzen, können wir Sie bitten, uns bestimmte personenbezogene Informationen bereitzustellen, die verwendet werden können, um Sie zu kontaktieren oder zu identifizieren ("Personenbezogene Daten"). Personenbezogene Informationen können unter anderem Folgendes umfassen:
E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Telefonnummer
Adresse, Bundesland, Provinz, Postleitzahl, Stadt
Cookies und Nutzungsdaten
2. Verwendung von Daten
Booksmate verwendet die erfassten Daten für verschiedene Zwecke:
Zur Bereitstellung und Wartung des Dienstes
Um Sie über Änderungen an unserem Dienst zu informieren
Um Kundensupport bereitzustellen
Um die Genauigkeit und Leistung des Dienstes zu verbessern
Um technische Probleme zu erkennen, zu verhindern und zu beheben
Unsere KI verarbeitet Rechnungen, um relevante Daten (wie Rechnungsdaten, Beträge und Lieferanten) zu extrahieren. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nur verwendet, um Ihnen Exportfunktionen in Ihre Buchhaltungssoftware bereitzustellen.
3. Datenspeicherung und Hosting
Wir hosten alle Kundendaten in Deutschland nach DSGVO-konformen Standards.
Wenn Sie Ihr Konto löschen oder Daten entfernen, werden diese sofort aus unseren Systemen gelöscht.
4. Übermittlung von Daten
Ihre Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, werden nicht außerhalb der Europäischen Union übertragen, außer soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, und nur unter DSGVO-konformen Schutzmaßnahmen.
5. Offenlegung von Daten
Booksmate kann Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, wenn in gutem Glauben davon ausgegangen wird, dass eine solche Maßnahme erforderlich ist, um:
einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen
die Rechte oder das Eigentum von Booksmate zu schützen und zu verteidigen
mögliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem Dienst zu verhindern oder zu untersuchen
die persönliche Sicherheit der Nutzer des Dienstes oder der Öffentlichkeit zu schützen
sich vor rechtlicher Haftung zu schützen
6. Dienstleister
Wir können Drittunternehmen und Einzelpersonen beauftragen, unseren Dienst zu unterstützen („Dienstleister“), den Dienst in unserem Namen bereitzustellen oder uns bei der Analyse der Nutzung zu helfen.
Diese Dritten haben nur Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, um diese Aufgaben in unserem Namen auszuführen, und sind verpflichtet, sie nicht offenzulegen oder für andere Zwecke zu verwenden.
7. Links zu anderen Websites
Unser Dienst kann Links zu anderen Websites enthalten, die nicht von uns betrieben werden. Wenn Sie auf einen Link zu einer Drittanbieter-Website klicken, werden Sie zur Website dieses Drittanbieters weitergeleitet. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Datenschutzrichtlinie jeder Website, die Sie besuchen, zu überprüfen.
Wir haben keine Kontrolle über den Inhalt, die Datenschutzrichtlinien oder die Praktiken von Websites oder Diensten Dritter und übernehmen dafür keine Verantwortung.
Google-Datenzugriff und -Nutzung
Booksmate greift ausschließlich auf Ihr Gmail-Konto zu, um Rechnungen und Belege für Buchhaltungszwecke abzurufen. Wenn Sie Ihr Gmail-Konto verbinden und ein Postfach oder einen Ordner auswählen, tun wir Folgendes:
Den ausgewählten Gmail-Ordner über die Gmail-API abfragen
Auf E-Mail-Metadaten zugreifen, einschließlich Betreffzeile, Absenderadresse und Empfängeradresse
PDF- und Bildanhänge abrufen
E-Mails im Arbeitsspeicher nach rechnungsbezogenen Schlüsselwörtern und MIME-Typen filtern.
Anhangsdaten mit unserer KI extrahieren und verarbeiten, um Rechnungsdetails wie Daten, Beträge und Lieferanten zu identifizieren
Wir speichern aus Gmail nur Folgendes:
Anhangsdatei der Rechnung oder des Belegs
E-Mail-Betreffzeile
E-Mail-Adresse des Absenders
E-Mail-Adresse des Empfängers
Eindeutige E-Mail-Kennung
Wir speichern keine E-Mail-Inhalte. Gmail-Daten werden ausschließlich verwendet, um in Booksmate die Verwaltung und den Export von Rechnungen bereitzustellen, und niemals für andere Zwecke, Marketing oder Analysen.
Sie können den Gmail-Zugriff jederzeit über Ihre Google-Kontoeinstellungen widerrufen. Wenn Sie den Zugriff widerrufen, stellen wir den Zugriff auf Ihr Postfach sofort ein und löschen alle gespeicherten Gmail-Daten, einschließlich Anhängen, Betreffzeilen und E-Mail-Adressen.
Wir geben Gmail-Daten nicht an Dritte weiter. Gmail-Anhänge und Metadaten werden ausschließlich von Booksmate verarbeitet.
ChatGPT app
Booksmate offers a ChatGPT app through an MCP server. When you connect it, ChatGPT calls Booksmate tools on your behalf. Tool results go to OpenAI so ChatGPT can answer you.
We return only what the tool needs.
Organization id and name
Invoice and receipt fields. Vendor name, dates, amounts, currency, tax, category, subcategories, line items, document type, payment status, document id, file name, export status
Plugin instance id, name, type, provider, and connection status
Mailbox id and name for the mailbox picker
Ingestion and export status, including task id and counts
A short-lived download URL when you ask us to package documents
We do not send mailbox addresses, connected-account emails, tax IDs, customer addresses, correction usernames, file contents, or extraction debug fields to ChatGPT.
OpenAI processes those tool results under OpenAI’s terms. That traffic may leave the EU. You can disconnect the app in ChatGPT and revoke access in Booksmate at any time.
Datensicherheit und Schutz
Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:
Alle Daten bei der Übertragung zu und von unseren Servern werden mit TLS/SSL verschlüsselt
Gespeicherte Daten, einschließlich Gmail-Anhängen und Metadaten, werden im Ruhezustand mit AES-256-Verschlüsselung verschlüsselt
Der Zugriff auf Kundendaten ist ausschließlich autorisiertem Booksmate-Personal vorbehalten und erfordert eine Authentifizierung
Unsere Infrastruktur wird in Deutschland auf DSGVO-konformen Servern mit regelmäßigen Sicherheitsprüfungen gehostet
Wir speichern Ihre Daten (einschließlich Google-Daten) nicht länger als nötig, um den Dienst bereitzustellen. Wenn Sie Ihr Konto löschen oder den Gmail-Zugriff widerrufen, werden alle zugehörigen Gmail-Daten dauerhaft gelöscht.