Conversion de QB Desktop vers Online : guide étape par étape

Vous êtes probablement dans le même endroit la plupart des entreprises et des propriétaires de petites entreprises frappé avant de convertir de bureau qb en ligne. Le logiciel s'ouvre encore, le fichier tient encore des années d'histoire, et tout le monde continue à dire que le cloud est plus facile. Mais la partie qui maintient les gens coincés n'est pas la conversion clic-par-clic. C'est la peur qu'une fois l'outil de migration fini, les nombres gagnés , l'inventaire sera différent, les soldes de salaires seront bizarres, et personne ne saura si le nouveau fichier peut être fiable.

Cette peur est justifiée.

Le transfert réel est souvent la partie la plus courte du projet. La partie dure est le travail de nettoyage après l'importation. C'est là où de bonnes migrations sont gagnées ou perdues. Si vous préparez le fichier Bureau correctement, savez ce que QBO change dans les coulisses, et auditez le résultat immédiatement, le déménagement est gérable. Si vous sautez ces étapes, vous pouvez passer des semaines à chercher des problèmes d'équilibre d'ouverture qui auraient dû être pris le premier jour.

Votre plan de jeu pré-migration

La plupart des problèmes de conversion commencent avant que quelqu'un ne clique Exporter.

QuickBooks La plus grande erreur est d'ouvrir une nouvelle entreprise en ligne trop tôt. Intuit vous donne unFenêtre de migration de 60 joursUne fois la société QBO créée, donc le travail de prép doit se produire avant que l'horloge ne démarre. Intuit note également que vous devriez exécuter des rapports clés à partir de la date de conversion et comprendre que les soldes supplémentaires A/R et A/P de Desktop sont fusionnés dans des comptes par défaut dans QBO pendant la conversion, ce qui explique pourquoi rapporter prep et le nettoyage de compte comptent tantdans les directives sur la migration des Intuits.

Verrouillez la date de conversion en premier

Choisissez un rendez-vous et défendez-le.

Ne pas migrer au milieu de la paie inachevée, de l'activité bancaire non réconciliée, ou d'un mois de fin de fermeture qui est à moitié fait. Le nettoyage de la coupure, plus facile le lien après. Si vous avez la paie extérieure, les déclarations de taxe de vente en cours, ou de l'inventaire de réception non encore entré, terminer ce travail en premier.

Une bonne date de conversion a généralement trois qualités:

• Activité fermée:Les comptes bancaires, les comptes de cartes de crédit et les principaux cycles d'affichage sont à jour.
• Sous-régimes propres:Les soldes clients et fournisseurs ont un sens avant de déménager.
• Calendrier gérable :Le personnel peut interrompre le travail normal assez longtemps pour valider le résultat.

Règle pratique:Ne pas utiliser l'outil de migration pour résoudre les problèmes de comptabilité que vous avez déjà dans Desktop. Déplacer des livres propres, pas des livres d'espoir.

Construisez le pack de rapport que vous comparerez plus tard

C'est la partie de nombreux utilisateurs se précipitent, puis regrettent.

Avant de convertir de bureau qb en ligne, enregistrez un jeu de rapports depuis bureau à partir de la date exacte de conversion. Exportez-les ou archivez-les d'une manière que votre équipe peut récupérer rapidement après le déménagement.

• Résultat & Perte & #160;:Jusqu'à la date de conversion.
• Bilan:À la date de conversion.
• Balance des essais :Ce bilan permet de capter les émissions au niveau du compte que le bilan peut cacher.
• Soldes bancaires :Situation de trésorerie actuelle par compte.
• Sommaire de l'âge des A/R :Soldes des clients par tranche d'âge.
• Sommaire du vieillissement de A/P :Soldes des fournisseurs selon l'âge.
• Déclarations de taxe de vente ou de TVA/TPS:Si vous avez besoin d'un rapport de bureau combiné et QBO plus tard pour les périodes de production.
• Détail de la transaction au compte :Utile quand une seule ligne sur les finances ne correspond pas.

Ce ne sont pas juste des sauvegardes. Ce sont vos preuves. Une fois qu'une divergence apparaît dans QBO, vous avez besoin d'un instantané gelé de ce que -correcte , ressemble dans Bureau.

Nettoyer les points de problèmes connus avant l'exportation

Si vous avez plusieurs comptes A/R ou A/P dans Desktop, faites attention ici. QBO utilise unun seul compte A/R et un seul compte A/P, et la conversion peut pousser des soldes supplémentaires dans les comptes clients ou fournisseurs d'attente par défaut si le sous-leveur et le grand livre général ne s'alignent pas. Cela signifie que vous devriez rapprocher A/R Aging Summary au compte de contrôle A/R, et A/P Aging Summary au compte de contrôle A/P, avant de déménager.

Examiner également :

• Travaux de paie en cours :Terminer le traitement avant la migration.
• Mode multi-utilisateurs:Passez en mode mono-utilisateur avant de commencer le transfert.
• Version bureautique :QuickBooks Mettre à jour le bureau à la dernière version d'abord.
• Pièces jointes et champs personnalisés :Supposons que certains éléments peuvent nécessiter un examen manuel après coup.
• Suivi de classe:Si vous comptez sur les classes, confirmez que l'abonnement QBO cible prend en charge ce dont vous avez besoin et que la fonctionnalité sera activée.

Traitez ça comme un projet de systèmes, pas comme une course de comptabilité

Une solide migration comptable suit la même discipline que n'importe quel autre mouvement nuageux. Si vous voulez une liste de contrôle opérationnelle plus large, cesMeilleures pratiques en matière de migration des nuagessont utiles parce qu'ils cadrent la migration comme planification, test, préparation de retour et validation, pas seulement le transfert de fichier.

Une migration précipitée crée généralement plus de nettoyage manuel que l'équipe prévue. Une migration planifiée vous donne une base, une séquence et un chemin de retour.

Naviguer dans le processus de conversion de base

Vendredi à 16h30, quelqu'un clique sur Convert, reçoit le courriel de confirmation plus tard dans la nuit, et suppose que la partie dure est terminée. Lundi matin, le solde bancaire est éteint, les factures ouvertes semblent étranges, et le propriétaire veut commencer à envoyer les factures de QBO immédiatement. C'est le processus de conversion réel en pratique. L'exportation elle-même n'est qu'une étape.

Les mécanismes sont généralement simples si le fichier a été correctement préparé. Ouvrez le bon fichier d'entreprise Desktop, exécutez l'exportation depuis Desktop, connectez-vous dans la société cible QBO, répondez aux invitations, et laissez le processus terminer.

Une séquence standard ressemble à ceci :

• Ouvrir le fichier de bureau finalqui a été examiné et approuvé pour la migration.
• Confirmer que personne n'est encore affichédans ce dossier.
• Exécutez l'utilitaire d'exportationQuickBooks depuis le bureau.
• Connectez-vous à la société cible QBOet confirmez qu'il s'agit de la bonne société et de l'abonnement.
• Répondez attentivement à l'inventairesi l'inventaire est activé.
• Démarrer la conversionet laissons-la traiter sans interruption.
• Attendez la confirmation par e-mailavant de se connecter à QBO pour un examen.
• Gel de la comptabilité de routinejusqu'à la validation d'ouverture.

Si le personnel commence à facturer, recevoir des paiements, ou les flux bancaires correspondants avant le premier examen, vous perdez la ligne claire entre les problèmes de conversion et la nouvelle activité.

Les incitations qui méritent un jugement réel

Deux écrans causent plus de nettoyage que le reste du workflow.

Lesstock rapideSi l'inventaire entraîne des marges, des achats ou des rapports de prêteur, arrêtez-vous et confirmez l'impact comptable avec celui qui possède les finances. Une importation techniquement réussie peut encore créer des rapports qui nécessitent des explications plus tard.

Lescible entreprise rapideJ'ai vu des équipes se convertir dans le mauvais fichier QBO, surtout lorsqu'une entreprise gère plusieurs abonnements pour des clients ayant des noms similaires. Avant de commencer, confirmez le nom de l'entité juridique, le niveau d'abonnement et si cette entreprise QBO contient une activité en direct.

Ce que l'outil ne vous dit pas

Le logiciel déplace les données. Il ne vous dit pas si les livres ont encore un sens opérationnel.

Les noms de clients peuvent être très bien, mais les modalités de paiement, les éléments de liste inactifs, la configuration de la taxe de vente, les pièces jointes ou les workflows personnalisés ont souvent besoin d'être revus par des humains. La conversion peut se terminer sans erreurs et laisser un fichier qui est difficile à utiliser au jour le jour.

C'est aussi là que le timing compte. Les petits fichiers peuvent se terminer rapidement. Les fichiers plus importants peuvent prendre beaucoup plus de temps, et le courriel d'achèvement arrive souvent après les heures d'ouverture. Planifiez la migration de sorte que la première connexion à QBO se produit lorsque quelqu'un peut le revoir immédiatement, pas douze heures plus tard après que le personnel a déjà commencé à travailler dans le nouveau système.

Quand une conversion standard est le mauvais outil

Certains fichiers de bureau ne devraient pas passer par une simple conversion de bricolage et l'espoir-pour-la-meilleure approche.

Soyez plus prudent si le fichier est très grand, fortement personnalisé, rempli d'anciennes listes encombrées, liées à des antécédents de paye compliqués, ou central à l'inventaire de rapports. Il en va de même pour les entreprises qui migrent plusieurs clients dans un délai donné. Dans ces cas, l'exportation n'est qu'une partie du projet.

Mettre en place la remise avant que quelqu'un se connecte

Une remise disciplinée empêche le désordre le plus courant après la conversion.

Assignez une personne pour comparer les rapports d'ouverture. Assignez une personne pour contrôler les nouvelles entrées dans QBO. Sauvegardez les rapports de bureau pré-conversion dans un dossier partagé. Conservez une copie du fichier de bureau et de l'accès aux archives pour les recherches fiscales, d'audit et historiques. Ensuite, construisez le premier tour de l'automatisation QBO seulement après la vérification des soldes.

C'est le compromis avec QBO. Une fois la migration stable, l'automatisation rend la fermeture mensuelle plus rapide et plus propre. Si vous vous précipitez dans l'automatisation avant de valider les données converties, vous étalez les erreurs au lieu du processus.

Ce qui change la réalité de vos données dans QBO

Le fichier peut convertir avec succès et toujours pas se comporter comme il l'a fait dans Desktop.

QuickBooks Ce n'est pas toujours un échec. Parfois c'est comme ça qu'est conçu le site. Un risque significatif est de supposer que des données identiques produisent une logique de rapport identique. Il ne le fait pas.

L'inventaire ne se retrouve pas dans la même logique comptable

Pour les entreprises axées sur les produits, c'est le plus grand changement structurel.

QuickBooks Utilisations de bureaucoût moyenQuickBooks pour l'évaluation des stocks, tandis que -FIFOAu cours de la conversion, l'outil utilise la moyenne pondérée au moment de la migration pour établir la valeur de la première couche FIFO.dans cette explication de conversion d'inventaire.

Cela signifie qu'une entreprise peut migrer correctement et voir encore des rapports qui se sentent différents après. Le logiciel n'a pas nécessairement perdu de données. Il peut être appliquer un cadre de calcul des coûts différent pour le flux d'inventaire futur.

Si l'inventaire est au cœur de votre entreprise, comparez les mêmes périodes de déclaration après la migration et examinez de près les bilans des stocks et des stocks. C'est un domaine où les comptables doivent expliquer pourquoi, et pas seulement chercher une erreur.

Les débiteurs et les créditeurs sont simplifiés

Les utilisateurs de bureau construisent souvent autour de plusieurs comptes A/R ou A/P. QBO ne garde pas cette même structure.

Au lieu de cela, QBO fonctionne avec un seul compte A/R et un seul compte A/P. Lors de la conversion, des soldes A/R et A/P supplémentaires peuvent être fusionnés en comptes clients ou fournisseurs de suspense par défaut lorsque la structure de bureau ne traduit pas proprement. C'est pourquoi un fichier peut équilibrer l'ensemble tandis que le niveau client ou le niveau fournisseur a encore besoin de nettoyage.

Cela change également la façon dont vous devriez lire le fichier migré. Don=t suppose que le compte de contrôle raconte toute l'histoire. Examiner les rapports de vieillissement et inspecter les noms inhabituels ou les entrées de style suspense qui apparaissent après le déménagement.

Une migration peut préserver les totaux tout en déformant les détails sur lesquels les opérations reposent chaque jour.

Certains transferts d'articles. Certains seulement demi-transfert

La règle générale est simple. Les données de comptabilité de base sont généralement mieux que la configuration spécialisée.

Les rapports personnalisés créés dans Desktop peuvent migrer, mais ils ont toujours besoin de validation. Les pièces jointes nécessitent souvent une manipulation séparée. Les périodes de déclaration fiscale peuvent nécessiter une approche combinée de bureau et QBO après la date de conversion. Les classes peuvent convertir pour les abonnés QBO Plus si le suivi de classe est activé, mais cela ne supprime pas le besoin de tester la sortie de déclaration que vous utilisez.

Voici la feuille de tricheur pratique.

Type de données

Comment il se convertit en QBO

Mesures à prendre

Données sur les pertes et bilans de &

Antécédents financiers de base généralement transferts

Comparer ligne par ligne avec le rapport de bureau pack

Tableau des comptes

Transferts, mais la structure peut sembler différente en usage

Examiner les conventions relatives à la cartographie et à la désignation des comptes

Soldes de la balance des paiements

Déplace dans le cadre unique A/R de QBO-S

Vérifiez le vieillissement de A/R par rapport au compte de contrôle et inspectez les soldes clients de type suspense

Soldes A/P

Déplace dans le cadre unique A/P de QBO.

Cochez A/P Vieillissement par rapport au compte de contrôle et examinez les soldes inhabituels des fournisseurs

Inventaire

Convertit en environnement FIFO QBO.

Réconcilier l'actif d'inventaire et l'impact de COGS après conversion

Classes

Peut convertir pour QBO Plus lorsque activé

Confirmer que le suivi des classes est activé et tester les rapports historiques

Rapports personnalisés

Mai transfert

Valider les filtres, colonnes et totaux

Pièces jointes

Ne peut pas transférer automatiquement

Archiver séparément et reconstruire le flux de travail d'accès si nécessaire

Rapports fiscaux

Les rapports peuvent être divisés entre les systèmes autour de la coupure

Préserver les déclarations de taxe de bureau et combiner avec les chiffres QBO au besoin

Archives des détails de transaction

Meilleur préservé des exportations de bureau

Stocker en toute sécurité pour les travaux d'audit et de recherche

Ce que cela signifie dans la pratique

Le point de conversion de bureau qb en ligne est de forcer QBO à agir comme bureau. Il a gagné.

L'objectif est de comprendre quels changements sont attendus, quels changements indiquent un problème, et quels rapports deviennent vos nouveaux points de contrôle. Les entreprises qui acceptent que la réalité tôt se termine généralement avec des livres plus propres et moins de surprises.

L'audit post-migration que vous ne pouvez pas passer

Le lundi matin, c'est généralement quand cela va de travers. La conversion terminée le week-end, tout le monde se connecte à QBO, et le fichier semble utilisable en un coup d'oeil. Puis le contrôleur exécute le vieillissement A/R, le bilan est hors du paquet de fermeture de bureau, et personne ne sait si le problème est venu de la conversion, vieux nettoyage qui n'est jamais arrivé, ou un réglage changé après aller-vivre.

C'est pourquoi l'important travail commence après la fin de l'outil de migration.

Exécutez l'audit avant que le traitement normal ne se fasse

Utilisez la première fenêtre d'examen post-conversion pour prouver que les données d'ouverture sont fiables. Une fois que les nouvelles factures, les paiements de factures, les dépôts et les rapprochements commencent à s'accumuler dans QBO, chaque mauvais solde d'ouverture devient plus difficile à isoler.

Commencez par comparer les rapports de bureau et QBO en utilisant la même date et la même base comptable.

• Bilanà la date de conversion
• Perte de &à la date de la conversion
• Sommaire de l'âge des A/Rà la date de conversion
• Sommaire du vieillissement de A/Pà la date de conversion
• Solde des essaisi vous devez isoler rapidement une inadéquation

Enregistrer les PDF ou les exportations des deux systèmes dans un dossier d'audit. Étiquetez-les clairement. J'utilise des noms de fichiers qui incluent le nom du rapport, la base et la date parce que les équipes perdent beaucoup de temps à comparer un rapport de comptabilité de caisse dans un système à un rapport de comptabilité d'exercice dans l'autre.

Vérifiez les rapports dans l'ordre qui économise du temps

Commencez large, puis rétrécissez la portée.

• BilanCela vous indique rapidement si le fichier d'ouverture est largement utilisable. Si les espèces, les créances, les créditeurs, les passifs ou les capitaux propres sont éteints, arrêtez-vous et tracez l'écart avant d'examiner les rapports détaillés.
• Perte de &Recherchez des montants reclassifiés, signez des flips, ou des comptes qui ne se comportent plus comme dans Desktop.
• A/R et A/P vieillissementComparer chaque rapport vieillissant à son compte de contrôle à l'intérieur de QBO. Ensuite, inspecter les détails de niveau de nom. Un total qui relie peut encore masquer les soldes mal appliqués sous le mauvais client ou vendeur.
• Bilan d'essai et détails de la transactionUtilisez-les seulement après que vous savez quelle section est cassée. Aller ligne par ligne trop tôt transforme une revue d'une heure en une poursuite d'une journée.

Enregistrez le rapport, la date, la base, le compte affecté, et le montant. Cela sonne basique, mais cela empêche l'erreur courante de faire trois entrées de nettoyage et puis de perdre la trace de laquelle on a résolu le problème.

Mettre l'accent sur les écarts qui créent des problèmes en aval

Une petite différence reste un problème de configuration jusqu'à ce que vous puissiez l'expliquer.

Le problème n'est pas la taille de la variance. Le problème est ce que cette variance fait ensuite. Il peut jeter les comptes bancaires, déformer les rapports de gestion, créer des déclarations de clients étranges, ou laisser le préparateur de taxe trier par des entrées de conversion mois plus tard.

Accorder une attention particulière à ces domaines:

• Détails A/R et A/P:Faire correspondre les totaux vieillissants au grand livre, puis examiner les soldes inhabituels par nom
• Solde d'ouverture Avoirs et bénéfices non répartis :Confirmer que rien n'y est arrivé par accident pendant le nettoyage
• Passif sur la paie :Vérifiez les soldes actuels et historiques si la paie était active dans le bureau
• Biens d'inventaire et biens d'inventaire :Confirmer les nombres après la conversion a un sens dans la logique d'inventaire QBO.
• Fonds non dépossédés et postes bancaires non éclaircis :Ils créent souvent de la confusion dans la première réconciliation
• Taxe de vente et autres engagements:Examen des anciens ajustements ou conversions d'entrées qui ne présentent plus clairement

L'expérience est critique. Un fichier peut sembler la plupart du temps correct et être encore dangereux à utiliser.

Décider s'il faut corriger dans QBO ou recommencer

Toutes les différences ne méritent pas un correctif manuel.

Si le problème est isolé et bien compris, comme un problème de mappage ou quelques anciennes transactions non appliquées, le nettoyage en QBO est généralement correct. Si plusieurs comptes de contrôle sont erronés, l'inventaire est déformé, ou les détails A/R et A/P sont désordonnés des deux côtés, il est souvent plus rapide de nettoyer le fichier Bureau et de reconvertir que de continuer à empiler les corrections dans un fichier d'ouverture faible.

Cette décision doit se produire tôt. Attendre une semaine double habituellement le travail parce que l'activité opérationnelle se mélange avec le nettoyage de conversion.

Construisez immédiatement le workflow post-migration

L'audit n'est que la moitié du travail. L'autre moitié est de mettre QBO en place de sorte que l'équipe fait moins de travail manuel qu'elle ne l'a fait dans Desktop.

Une fois les nombres liés, tourner vers le flux de travail du cloud :

• Mise en placeles flux bancaires et les règles bancairesExaminer les premiers lots au lieu d'auto-aménager tout.
• UtilisationOpérations récurrentespour une activité mensuelle stable comme le loyer, les prêts et les factures de fournisseurs fixes.
• Configurerhabitudes de saisie et d'attachement de la réceptionles documents sources sont donc faciles à trouver.
• Créerrapports de gestion personnalisés et listes de contrôle closesà l'intérieur de QBO.
• Ajouterétapes d'approbation et d'examenpour la paye des factures, le codage des dépenses et les rapprochements.
• Utilisationalertes au tableau de bord et rapports programmésAinsi les exceptions apparaissent avant la fin du mois.

Cette phase de nettoyage et d'automatisation est ce que de nombreux guides de migration saut. L'outil de conversion déplace les données. Il ne construit pas un processus de fermeture mensuelle fiable pour vous.

Un bon audit post-migration se termine par deux résultats. Les numéros d'ouverture se lient, et le nouveau workflow QBO est plus simple à maintenir que l'ancienne routine Bureau.

Dépannage des maux de tête communs de conversion

L'idée d'une migration parfaite semble agréable. Les vrais fichiers coopèrent rarement.

Les guides officiels mettent l'accent sur la mécanique du déplacement des données. Ils passent moins de temps sur la comptabilité mess les utilisateurs face après l'importation. Intuits propres forums communautaires comprennent les utilisateurs décrivant le processus comme un"Nuitmare", en particulier dans les situations de paie complexes et sans but lucratif où les remboursements et ajustements de passif se convertissent en écritures de journal qui perturbent les soldes d'ouverturedans cette discussion communautaire.

Cela correspond à ce que les comptables voient dans la pratique. Le transfert peut être terminé. Les livres ont encore besoin de travail.

Mal de tête avec des finances qui ne sont pas liées

Un bilan qui s'enlève un peu est généralement une question de structure, pas un mystère.

Les causes communes incluent les détails A/R ou A/P ne s'harmonisant pas avec les comptes de contrôle avant la migration, les anciennes entrées non appliquées, ou la cartographie de compte qui semblait inoffensif dans Desktop mais se comporte différemment dans QBO. Commencez par le bilan d'essai, puis comparez le compte mal adapté en détail.

Utilisez cet ordre de correction :

• Vérifiez les paramètres du rapport & #160;:Même date, même base comptable, mêmes filtres.
• Inspecter les comptes de contrôle :Comparer le sommaire du vieillissement des A/R à celui du vieillissement des A/R, et le sommaire du vieillissement des A/P à celui des A/P.
• Révisez les noms de type suspense :Recherchez les soldes clients ou fournisseurs par défaut créés dans la conversion.
• Tracer vers le détail de la transaction :Ce n'est qu'après l'identification de l'inadéquation du résumé.

Céphalées deux avec états de paie et comptes de passif

Beaucoup de conversions autrement propres vont de côté à ce stade.

Les états de paie complexes, les remboursements de responsabilité et les ajustements antérieurs peuvent se poser comme des entrées de journal qui ne se comportent pas comme le personnel s'y attend en QBO. Les totaux peuvent être techniquement présents, mais le chemin de la transaction pour signaler des changements assez que les soldes d'ouverture semblent erronés ou les passifs ne se dégagent pas clairement.

Lorsque cela se produit:

• Congeler d'autres changements de nettoyagejusqu'à ce que le problème de compte exact soit identifié.
• Correspondent aux soldes de passif d'ouvertureaux rapports finaux du Bureau.
• Revue des entrées de revues créées en conversionet d'identifier ce que chacun a remplacé.
• Décider s'il faut ajuster dans QBO ou redémarrer après le nettoyage du bureausi la question est fondamentale.

Pour les organismes sans but lucratif, le suivi des fonds et la présentation des responsabilités peuvent aggraver ces problèmes, car même un dossier techniquement équilibré peut ne plus appuyer le personnel déclarant.

Mal de tête trois avec des données qui semblent manquantes

Parfois, les données ne sont pas parties. Il vient juste de ne pas migrer dans le format que l'équipe attendait.

Les champs personnalisés, les pièces jointes, les modèles et les structures de listes inhabituelles sont des exemples communs. Les livres peuvent encore être utilisables, mais la commodité opérationnelle tombe rapidement lorsque le personnel ne peut pas trouver de documents ou de rapports où ils vivaient.

Posez trois questions avant de déclarer les données perdues :

Question

Pourquoi c'est important

Que faire

Les données sont-elles absentes ou simplement restructurées?

QBO stocke ou présente souvent des données différemment

Recherchez la liste, la transaction et les vues de rapport avant d'assumer l'échec

Ce point faisait-il partie des données comptables de base?

Les transactions de base migrent généralement plus proprement que les détails de configuration

Vérifiez l'archive Bureau pour la version originale

Cela vaut-il une reconstruction manuelle, ou devrait-on refaire la migration?

Certaines corrections sont simples, d'autres ne le sont pas

Prendre la décision tôt avant que plus d'activité QBO s'accumule sur

Savoir quand s'arrêter et retourner

Toutes les migrations interrompues ne doivent pas être corrigées.

Si les problèmes sont répandus, les balances d'ouverture ne sont pas liées, et le nettoyage nécessiterait une chaîne d'entrées manuelles que personne ne comprend pleinement, retourner à la sauvegarde, nettoyer le fichier de bureau, et recommencer à zéro.

La pire approche est de forcer le nouveau système à vivre parce que la conversion est techniquement terminée. Si les nombres ne peuvent pas être fiables, la migration est incomplète peu importe ce que l'écran a dit.

Les conseils Cloud pour les comptables et les SBO

Une bonne migration ne se termine pas par des rapports de correspondance. Il change comment le travail de comptabilité se fait.

Cela compte parce que beaucoup d'équipes convertissent de bureau qb en ligne, puis continuent à fonctionner comme si elles étaient toujours sur Bureau. Ils poursuivent toujours les factures manuellement, comptent toujours sur les habitudes locales, et construisent toujours le travail en fin de mois autour des anciennes contraintes. QBO leur donne accès au cloud, mais pas un flux de travail cloud.

Normaliser la routine post-conversion

Pour les comptables gérant plusieurs clients, la partie difficile n'est pas une migration. Il fait le cinquième sans réinventer le processus.

Intuit note que les comptables ont souvent du mal à gérer les migrations par lots, les versions de bureau dépassées et la pression de délai, et que les praticiens signalent l'outil en ligne peut mieux fonctionner pour les fichiers plus importants dans certains cas.en Intuit , les services d'orientation des migrations. La prise en charge pratique est simple. Construire une liste de contrôle à bord répétable pour chaque client migré.

Cette liste de contrôle devrait comprendre:

• Revue d'accès à l'utilisateur :Confirmer les rôles d'administrateur, l'accès des comptables et les contrôles d'approbation.
• Configuration du flux & #160;:Reconnectez les flux bancaires et testez les règles de catégorisation.
• Examen de la taxe de vente et de la paie :Vérifier comment ces workflows fonctionneront dans QBO à l'avenir.
• Reconstruction du dossier de rapport :Recréer les rapports de gestion utilisés par le client.
• Déroulement de la saisie des documents :Décidez où les factures, les reçus et les factures des fournisseurs entreront dans le système.

Le logiciel Cloud ne gagne du temps que lorsque l'équipe redessine le flux de travail autour.

Arrêter de reconstruire les habitudes manuelles dans un navigateur

Souvent, de nombreux propriétaires de petites entreprises gaspillent l'avantage de QBO.

Microsoft Stripe Amazon Si le personnel télécharge toujours les factures une par une de -0, -1, Google, -2, PayPal, portails fournisseurs, et les boîtes de réception partagées, ils ont déplacé le logiciel sans fixer le processus. Le meilleur jeu est d'utiliser la migration comme un événement forçant à automatiser l'admission, la collecte de documents, et la révision de codage.

Ce changement améliore généralement trois choses :

• Cohérence:Moins de documents manquants à la fin du mois
• Régime:Moins de temps consacré à la recherche des documents des fournisseurs
• Qualité des données:Amélioration de l ' appui aux rapprochements et aux audits

Un article plus large sur ce que les entreprises tirent du soutien opérationnel externalisé est cet article surservice cloud géré, qui est utile pour penser au-delà des licences de logiciels et vers la fiabilité du système, la maintenance, et le support de workflow.

Construisez le nouveau workflow autour des points de contrôle

QBO fonctionne mieux quand l'équipe définit où les données entrent, qui les examine, et quels rapports le prouvent.

Pour les comptables, cela signifie des packs standard d'examen en fin de mois et un processus d'exception cohérent. Pour les propriétaires, cela signifie moins de solutions ad hoc et moins de habitudes de téléchargement plus tard. Si le fichier cloud devient un terrain de dumping pour les entrées à moitié finies et les documents dispersés, la migration n'a pas résolu beaucoup.

Une routine nuageuse solide a généralement ces caractéristiques:

Domaine

Meilleure habitude des nuages

Factures des fournisseurs

Collecte automatique ou routage dans un seul processus d'admission

Recettes

Capturé rapidement et attaché au flux de transactions

Activités bancaires

Examen d'une cadence régulière assortie de règles d'approbation claires

Rapports

Les rapports normalisés fonctionnent de la même manière que chaque période

Communication avec les clients

Questions résolues à l'intérieur d'un processus documenté de fin de mois

Les entreprises qui en bénéficient le plus traitent la migration comme une refonte

Le déplacement du logiciel est important. Le modèle d'exploitation est plus important.

Lorsque les entreprises associent QBO avec une capture de documents plus forte, des approbations plus propres et moins de remises manuelles, les avantages se combinent dans la tenue de livres au jour le jour.

C'est la partie que manquent de nombreux articles de migration. Le transfert obtient votre historique dans le cloud. Les changements de flux de travail sont ce qui rend le cloud en valeur.

QuickBooks Étapes pour convertir le bureau en ligne

QuickBooks Comment convertir le bureau en ligne : fermez les livres à une date, enregistrez les rapports du bureau, exécutez l'exportation dans la bonne entreprise en ligne, puis liez les chiffres avant que n'importe qui poste de nouveaux travaux.

1. Terminer la paie ouverte, les rapprochements bancaires et la demi-fin de mois. Ne pas migrer au milieu de ce travail.
2. QuickBooks Choisissez la date de conversion. Intuit démarre une fenêtre de migration de 60 jours une fois que la société en ligne de "0" est créée, ainsi faire la préparation avant que l'horloge commence.
3. Sauvegarder un dossier de rapport de bureau à cette date : bénéfice et perte, bilan, bilan d'essai, soldes bancaires, vieillissement de la R/A et vieillissement de la R/A.
4. Nettoyer les points de problèmes connus dans Desktop. L'outil de migration ne corrige pas les livres qui ne sont pas déjà liés.
5. QuickBooks Mettre à jour le bureau, passer au mode mono-utilisateur, ouvrir le fichier d'entreprise approuvé, et confirmer que personne n'est encore affiché.
6. QuickBooks Exécutez l'exportation depuis le bureau de la page d'accueil, connectez-vous à l'entreprise en ligne correcte et répondez à l'invite d'inventaire exprès.
7. QuickBooks Attendez l'e-mail d'achèvement. Gelez la nouvelle facturation et la correspondance bancaire jusqu'à ce que vous compariez les rapports en ligne au pack Desktop.
8. QuickBooks Reconstruisez la façon dont les factures et les reçus entrent en ligne de manière à ce que le fichier cloud n'est pas un nouvel endroit pour chasser les mêmes PDF.

QuickBooks En ligne utilise FIFO. Attendez-vous à cette différence lorsque vous liez le coût des marchandises vendues après le déménagement.

QuickBooks FAQ: conversion de bureau en ligne

QuickBooks Comment puis-je convertir Bureau en ligne ?

QuickBooks Ouvrez le fichier final de la société Desktop, exécutez l'exportation depuis -0, connectez-vous à la cible -1 , et laissez la conversion terminer. Attendez l'envoi d'Inuit's completing email avant de passer en revue. Ne commencez pas de nouvelles transactions dans -2 , en ligne jusqu'à ce que les rapports d'ouverture correspondent au pack Desktop que vous avez enregistré.

QuickBooks Quand devrais-je créer la société en ligne --0--?

QuickBooks Créez-le lorsque le fichier Desktop est prêt à se déplacer. Intuit donne une fenêtre de migration de 60 jours une fois que la société en ligne existe, de sorte que la création précoce brûle la fenêtre pendant que vous êtes encore nettoyer Desktop. Terminer les rapprochements et le pack de rapport d'abord.

QuickBooks Quels rapports de bureau dois-je enregistrer avant de convertir ?

QuickBooks Épargnez le bénéfice et la perte, le bilan, le bilan d'essai, les soldes bancaires, le vieillissement A/R et le vieillissement A/P à partir de la date de conversion. Ajoutez les rapports de taxe de vente et les détails de compte si vous en avez besoin plus tard. Vous comparez ce pack de bureau à -0- en ligne après l'importation.

QuickBooks Pourquoi les totaux des stocks changent-ils en ligne ?

QuickBooks Le bureau utilise le coût moyen. Le site utilise le FIFO en ligne, et la conversion définit la première couche du FIFO à partir de la moyenne pondérée à la migration. Cela peut changer le coût des marchandises vendues et des marges même lorsque la liste des articles est arrivée.

QuickBooks Quand l'équipe peut-elle commencer à travailler en ligne ?

Si les gens facturent, reçoivent des paiements, ou correspondent à des flux bancaires avant que l'examen, les problèmes de conversion et de nouvelle activité se mélangent. Gardez la comptabilité de routine bloquée jusqu'à ce que la validation d'ouverture soit faite.

QuickBooks Si vous voulez que le nouveau workflow soit moins manuel que l'ancien,BooksmateAide à collecter les factures et les reçus des portails et des boîtes de réception, les organiser en un seul endroit, et les préparer à l'exportation dans votre processus de comptabilité. C'est un moyen pratique de réduire les documents à la poursuite de la migration, qui est souvent où les équipes gagnent en efficacité ou retombent dans de vieilles habitudes.