Comment automatiser les comptes créditeurs et transformer votre flux de travail

Si votre processus de paiement de comptes se sent comme une bataille constante contre les piles de papier et la saisie manuelle des données, vous n'êtes pas seul. Les frais de paiement tardif, les erreurs frustrantes, et les heures sans fin consacrées au travail de grognement administratif sont tous trop fréquents lorsque vous et #39; faites les choses de la manière ancienne.

C'est une histoire classique: une équipe de finance enterrée dans la paperasse, pourchassant les approbations, et essayant de fermer les livres à temps. Mais il n'y a pas besoin d'être comme ça.

Votre guide sur l'automatisation des comptes créditeurs

L'automatisation des comptes créditeurs consiste à utiliser un logiciel intelligent pour gérer l'ensemble du cycle de vie d'une facture – du moment où elle arrive dans votre boîte de réception à la synchronisation finale avec votre système de comptabilité.saisir les factures, utilisationAI pour lire les données, envoyez-les à la bonne personne pour approbation, puis postez les détails à vos livres.

L'objectif ? Arrêter de courir le papier et commencer à se concentrer sur la stratégie.

De la grille manuelle à l'impact stratégique

Il s'agit d'un changement énorme. Imaginez un système où les factures sont automatiquement tirées des portails de fournisseurs et des boîtes de courriels, sans que personne n'ait à lever le doigt. It' est une réalité entièrement réalisable.Comment automatiser les processus opérationnels, et les comptes créditeurs est l'un des meilleurs endroits pour commencer.

En adoptant l'automatisation, votre équipe peut enfin passer d'une saisie de données fastidieuses à une analyse financière de grande valeur. Ce parcours est et n° 39;t aussi redoutable qu'il semble et implique généralement quelques étapes clés:

• Cartographier votre flux de travail actuelpour repérer les goulets d'étranglement réels.
• Choisir le bon outil d'automatisationqui convient à votre entreprise, ses besoins uniques.
• Construction d'un système automatisépour la saisie des factures, l'extraction des données et les approbations.
• Mesurer votre rendement sur l'investissementet voir l'efficacité gagne de première main.

La demande pour ces solutions est en plein essor pour une raison. Le marché mondial des logiciels d'automatisation AP est sur la bonne voie6,98 milliards de dollars en 2025et devrait grimper jusqu'à7,95 milliards de dollars en 2026. Les outils basés sur le cloud sont à l'avant-garde, prêts à capturer autour60%Si vous voulez plonger plus profondément dans les chiffres,Flairstech.coma une grande ventilation des tendances AP.

Ce tableau donne un aperçu rapide de la route à suivre, en ventilant le projet en phases gérables.

Le parcours d'automatisation AP en bref

Phase

Objectif

Action clé

1. Planifier & Définir

Définir des objectifs clairs et définir à quoi ressemble le succès.

Identifier les principaux points de douleur et établir des ICR mesurables.

2. Carte & Sélectionner

Comprenez votre processus actuel et choisissez le bon outil.

Documentez votre flux de travail AP existant et votre logiciel potentiel de vérification.

3. Construisez & Test

Configurer et implémenter la solution d'automatisation.

Mettre en place des workflows, intégrer des systèmes et exécuter des tests pilotes.

4. Dérouler & Train

Allez vivre et autonomisez votre équipe pour utiliser le nouveau système.

Communiquer les changements et fournir une formation pratique.

5. Mesurer & Optimiser

Suivre les performances et affiner le processus au fil du temps.

Surveiller les ICR, recueillir les commentaires et chercher des améliorations.

Chaque phase s'appuie sur la dernière, vous guidant du concept initial à un service AP entièrement optimisé et automatisé.

Automatiser les comptes créditeurs ne consiste pas seulement à traiter les factures plus rapidement. Il s'agit de gagner en visibilité en temps réel dans votre flux de trésorerie, de réduire les risques et de libérer votre équipe talentueuse pour se concentrer sur ce qui compte vraiment – conduire la santé financière et la croissance.

Ce guide est votre feuille de route. Nous allons vous guider à travers chaque étape avec des conseils pratiques et des exemples du monde réel pour vous aider à construire un système AP qui fonctionne vraiment pour votre entreprise.

Donc, vous êtes prêt à automatiser vos comptes à payer. C'est super, mais tenez-vous une seconde. La plus grosse erreur que je vois les entreprises font est de sauter directement dans des démos logicielles sans avoir une idée de ce dont elles ont réellement besoin. C'est une recette classique pour la frustration et un projet qui ne va nulle part.

Avant même d'examiner un outil d'automatisation unique, vous devez faire le travail de base. Ce n'est pas seulement le travail occupé; c'est l'étape la plus importante pour s'assurer que votre investissement résout réellement les problèmes réels de votre entreprise. Vous pouvez & #39;t corriger ce que vous ne comprenez pas.

Obtenez une image claire de votre processus AP actuel

Votre première mission est de devenir un détective. Vous devez suivre tout le trajet d'une facture, à partir du moment où elle atterrit dans une boîte de réception de quelqu'un et de 39;s jusqu'à ce que la confirmation de paiement finale soit déposée loin.

Prenez votre équipe, un tableau blanc (ou un tableau virtuel) et mapez chaque point de contact. Don't laissez tout dehors, peu importe la taille qu'il semble. C'est là que la vérité sort.

Posez les questions difficiles :

• Comment les factures nous parviennent-elles ?Est-ce qu'ils versent dans un email, se pointant dans le courrier physique, ou est-ce que vous les pourchassez sur une douzaine de portails fournisseurs différents?
• Qui tape tout ça ?Sérieusement, combien de temps leur journée est-elle consacrée à la saisie manuelle des données ?
• Quelle est notre chaîne d'approbation?VraimentVous ressemblez à ?Qui doit signer, et qu'arrive-t-il quand ils sont sortis du bureau ?
• Comment on gère les trucs merdiques ?Quoi' est-ce que le protocole pour un numéro PO manquant ou un prix qui ne correspond pas à la soumission?
• Comment le paiement final est-il fait et enregistré dans nos livres?

Cet exercice est toujours ouvert aux yeux. Il mettra en lumière tous les goulets d'étranglement, les étapes redondantes et les coûts cachés qui épuisent discrètement vos ressources.cinq heures par semaineil suffit de se connecter à différents portails pour télécharger des factures — une tâche pratiquement mendicité d'être automatisé.

Don't simplement cartographier le "happy path" où tout se passe bien. Les idées les plus précieuses viennent de creuser dans les exceptions. Comprendre comment votre équipe gère une charge contestée ou une facture dupliquée révèle la vraie complexité et le coût de votre processus manuel.

Une fois que vous avez cette carte, vous' sachez exactement où les problèmes sont. Maintenant, vous pouvez fixer des objectifs réels.

Définissez à quoi ressemble réellement la réussite (vos objectifs et vos KPI)

À quoi ressemble un "win" pour ce projet? Des objectifs de Vague comme "être plus efficace" won't couper. Vous avez besoin de cibles précises et mesurables qui guideront votre recherche de logiciel et, plus tard, prouveront votre rendement sur l'investissement.Principaux indicateurs de rendement (ICP).

Regardez les points de douleur que vous avez découverts dans votre plan de travail. Est-ce que les frais de paiement tardif tuent votre résultat? Votre équipe se noie dans la paperasse?

Transformez ces points de douleur en KPIs concrets. Voici quelques-uns des plus importants que je recommande toujours de suivre:

• Durée du cycle de facturation :C'est le temps moyen de recevoir une facture pour la payer. Un grand objectif est de l'écraser de, disons,15 jours jusqu'à 3 jours.
• Coût par facture :Calculez le coût total de votre service AP (salaires, frais généraux) et divisez-le par le nombre de factures que vous traitez.50% ou plusest une cible commune et réalisable.
• Taux d'escompte pour paiements anticipés :De quel pourcentage des réductions profites-tu en fait ?10% à plus de 80%- La remise s'additionne rapidement.
• Taux de traitement direct :Quel pourcentage des factures volent dans le système avec zéro contact humain? C'est la mesure ultime de l'automatisation réelle.

La mise en place de ces cibles change tout. Il transforme un simple achat de logiciel en une décision d'affaires intelligente et stratégique. Avec une carte de processus détaillée et des objectifs clairs, vous êtes enfin prêt à trouver une solution qui convient parfaitement à votre entreprise.

Voici une liste de vérification rapide pour vous assurer que vous avez couvert vos bases.

Liste de contrôle de l'évaluation de la préparation

• Flux de travail Cartiné :Avez-vous documenté l'ensemble du processus AP du début à la fin?
• Goulets d'étranglement identifiés:Connaissez-vous les 3-5 principales choses qui causent des retards et gaspillent de l'argent ?
• Les parties prenantes sont les suivantes :Est-ce que tous ceux qui touchent une facture (AP, achats, chefs de département) ont donné leur avis?
• ICR définis :Avez-vous fixé des objectifs précis et mesurables en vue d'une amélioration?
• Budget considéré :Avez-vous un budget réaliste à l'esprit, basé sur le ROI que vous attendez de frapper vos KPI?

Lorsque vous effectuez ce travail de préparation, vous arrêtez de magasiner pour des fonctionnalités flashy et commencez à chercher une solution à vos problèmes spécifiques. Cette étape fondamentale est ce qui sépare les projets d'automatisation sauvagement réussis de ceux qui fêlent dehors.

Le choix de votre logiciel d'automatisation des comptes à payer est une grande décision, et honnêtement, il est facile de se perdre dans la mer des options là-bas. L'astuce est d'ajuster le fluff marketing et d'identifier les fonctionnalités qui résoudront votre équipe' les plus grands goulets d'étranglement, les plus frustrants.

Stripe Amazon Pensez-y: ce qui est le plus grand temps-waster unique pour votre équipe AP en ce moment? I'm prêt à parier qu'il chasse les factures. Le cycle sans fin de connexion à différents portails de fournisseurs—=0,=1=, Google, vous l'appelez— juste pour traquer et télécharger un PDF est un drain massif sur la productivité.

Un bon système won't vous aide simplement à traiter les factures plus rapidement; il vous empêchera d'avoir à les recueillir manuellement en premier lieu.

Premières choses d'abord : Automatisez comment obtenir des factures

Votre priorité absolue numéro un doit être un outil qui récupère automatiquement les factures et les reçus de toutes vos sources principales. Si une plateforme ne & #39;t clouer ceci, vous êtes juste s'inscrire pour une version plus fancieuse d'un processus manuel.

Cherchez une solution qui a des connexions rock-solid pour les deux:

• Boîtes de réception par courriel :Le logiciel devrait être en mesure de surveiller une boîte de réception dédiée (commefactures@exemple.com) , instantanément repérer les pièces jointes de facture , et les tirer directement dans votre workflow . Plus de téléchargement et de téléchargement manuel .
• Portails des fournisseurs :C'est le vrai changement de jeu. Un grand outil se connectera à vos portails fournisseurs sur son propre et saisir de nouvelles factures la seconde qu'ils sont postés. Cela coupe complètement le broyage de téléchargement manuel.

Si vous passez même quelques heures par semaine à rassembler des documents, le rendement de l'investissement pour la récupération automatisée est immédiat.

Voici un conseil que je donne toujours: Automatiser l'entrée de données est un bon à avoir, mais automatiser leRecouvrementC'est la différence entre un workflow manuel légèrement plus rapide et un système vraiment efficace.

C'est exactement ce que vous devriez chercher, un hub central où tous vos documents arrivent automatiquement.

Booksmate Une plate-forme telle que le tableau ci-dessus, vous donne cette clarté instantanée et le contrôle des factures entrantes, qui est exactement ce qu'une stratégie d'automatisation intelligente devrait fournir.

Don't Réglement pour l'extraction de données moins que de données à haute précision

Une fois que la facture est dans votre système, le prochain obstacle est de retirer les informations du document avec précision.Reconnaissance optique des caractères (OCR)Mais soyez avertis, toutes les technologies de l'OCR ne sont pas égales.

Un système avec une précision shoddy qui force votre équipe à corriger constamment les erreurs est à peine mieux que de simplement taper tout à la main. Vous avez besoin d'un outil avec un moteur éprouvé, haute précision qui peut tirer de manière fiable les détails clés comme:

• Numéro de la facture
• Nom du fournisseur
• Facture et dates d'échéance
• Montant total
• Détails de la ligne (quantité, description, prix, etc.)

Les meilleurs outils utilisent l'IA qui apprend des corrections que vous faites, de devenir plus intelligent et plus précis avec chaque facture.7%des entreprises utilisent l'IA pour la gestion des dépenses aujourd'hui, c'est la technologie qui fournit la précision de niveau suivant et sépare les bons outils des grands.

Demander des flux de travail flexibles et des intégrations qui fonctionnent réellement

Votre entreprise est 't mise en pierre, donc votre logiciel AP devrait 't être non plus. Vous avez besoin d'un système avecla flexibilité des processus d'approbation;. Demandez-vous : pouvez-vous facilement établir des règles qui permettent d'acheminer les factures en fonction du montant, du département ou du fournisseur spécifique?$5,000automatiquement aller à un chef de département pour une signature? Si la réponse est non, continuez à chercher.

Tout aussi important est une connexion transparente et fiable à votre logiciel de comptabilité, que ce'QuickBooks, XeroUne intégration solide est la dernière pièce du puzzle, en s'assurant qu'une fois qu'une facture est approuvée, toutes les données se synchronisent avec votre grand livre sans que personne n'ait à toucher un clavier.

Un dernier conseil : méfiez-vous des plates-formes qui se vantent d'avoir des milliers d'intégrations. Selon mon expérience, cette quantité de " sur la qualité" approche signifie souvent que les connexions sont floues et mal entretenues.Booksmatequi perfectionne ses intégrations de base, en s'assurant qu'elles sont absolument pare-balles. Cela vous sauve des maux de tête inévitables des synchronisations cassées et des données désordonnées.

Maintenant pour la partie amusante : construire votre flux de travail automatisé de comptes créditeurs. C'est là que la planification s'arrête et que la réalisation commence, faisant de cette mouture manuelle AP une machine lisse et efficace.

Laissez-les faire et plongez dans la façon de mettre tout cela en place.

La toute première chose que nous devons faire est d'empêcher les factures d'être traitées à nouveau manuellement. L'objectif est d'obtenir chaque facture – qu'elle soit fournie par courriel ou par un portail de fournisseurs – pour entrer directement dans votre nouveau système sans que personne n'ait à lever un doigt.

Obtenir toutes vos factures dans un seul endroit

Pensez à votre nouvel outil AP comme le centre de chaque facture que votre entreprise obtient. Pour y arriver, nous allons aborder les deux principales façons d'arriver les factures : les portails de courrier électronique et de fournisseurs.

La configuration de l'email est généralement une brise. Vous allez créer une adresse email dédiée, quelque chose de simple commefactures@exemple.com, et ensuite mettre en place des règles de transfert de votre équipe et d'autres boîtes de réception. Tout comme cela, toute facture qui vous est envoyée par courriel ou votre équipe est instantanément capturée.

Stripe Amazon Les portails des fournisseurs sont là où vous verrez des économies de temps sérieuses. Vous et #39;ll connectez vos comptes sécurisés pour les fournisseurs comme -0, -1, ou tout autre fournisseur de clés que vous utilisez régulièrement. Le logiciel se connecte alors pour vous, trouve de nouvelles factures, et les tire directement dans votre tableau de bord. Cela seul peut récupérer des dizaines d'heures chaque mois.

L'objectif ici est d'avoir100%de vos factures capturées automatiquement. Ce n'est pas un fantasme lointain; avec les bons outils, il est entièrement réalisable pour la plupart des entreprises.

Avec les factures qui peuplent automatiquement votre système, il est temps d'apprendre au logiciel comment les lire. Ce flux simple – Capture, Extraire et Approuver – est au cœur d'une stratégie d'automatisation efficace de l'AP.

Comme vous pouvez le voir, chaque étape se nourrit logiquement dans la prochaine, créant une réaction en chaîne puissante et efficace.

Entraîner l'IA à lire parfaitement les factures

Votre outil d'automatisation utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'IA pour retirer tous les détails importants d'une facture. Bien que cette technologie soit incroyablement intelligente en sortie de la boîte, vous voudrez lui donner un peu de conseils au début.

Pour les premières douzaines de factures, il suffit de vérifier que l'IA saisit les bonnes informations.

• Numéro de la facture :Est-ce qu'il tire la bonne chaîne de nombres et de lettres ?
• Montant total :Est-ce que le total correspond à quoi 's sur le document? Pas plus, pas moins.
• Nom du fournisseur :Est-ce qu'il identifie correctement le fournisseur à chaque fois?
• Date d'échéance :Le système calcule-t-il correctement le délai de paiement?

La plupart des plateformes modernes apprennent de vos commentaires. Si vous devez corriger un champ une fois, l'IA se souvient généralement que le changement pour la prochaine facture de ce même fournisseur. Une grande partie de cette efficacité vient deautomatiser OCR pour les factures PDF, ce qui permet de soulever les données.

Mise en place de flux de travail d'approbation intelligente

Une fois que les données sont capturées proprement, vous pouvez construire les règles qui disent au système qui a besoin d'approuver quoi. C'est votre chance de faire cuire vos politiques internes de votre entreprise directement dans le flux de travail, qui non seulement assure la conformité, mais aussi accélère considérablement les paiements.

Commencez par un scénario commun. Par exemple, vous pouvez configurer une règle qui ressemble à quelque chose comme ceci:

• SIune facture provient du ministère & quot;Marketing& quot; et est inférieure à$1,000.
• Et alorsEnvoyez-le directement au directeur du marketing pour une approbation en un clic.
• Mais sique la même facture de commercialisation est terminée$5,000.
• Et alorsd'abord le diriger vers le directeur du marketing, etpuisà la DPF pour l'approbation finale.

Ce genre de règles dynamiques, "if-then" signifie que votre équipe AP ne poursuit plus les gens pour obtenir des approbations, une tâche qui est souvent le plus gros goulot d'étranglement dans tout le processus.

Avoir un plan pour les Oddballs

Let's être réel: aucun système n'est infaillible. Vous êtes tenu de rencontrer des exceptions—factures qui don't tout à fait s'adapter au moule. Un plan d'automatisation solide compte pour ces aberrations dès le premier jour.

Voici quelques exceptions courantes que vous devriez prévoir :

• Factures dupliquées :Le système devrait automatiquement indiquer tout numéro de facture qu'il a déjà traité, vous permettant de ne pas payer deux fois.
• Numéros PO manquants :Si un bon de commande est requis, le système peut interrompre la facture et aviser automatiquement la bonne personne de fournir le PO manquant.
• Défauts de prix :Si le total de la facture ne correspond pas à l'OP, il est signalé et envoyé à l'équipe d'approvisionnement pour examen.

La clé est que votre plan pour les manipuler doit être aussi automatisé que tout le reste. Au lieu de provoquer un exercice d'incendie, le système devrait simplement diriger le problème vers la bonne personne avec toutes les informations dont ils ont besoin pour le réparer rapidement. Cela ferme la boucle et rend votre processus AP vraiment résistant.

Obtenir votre équipe à bord (et les garder là-bas)

Vous avez trouvé le logiciel parfait, cartographié vos workflows, et vous êtes prêt à partir. Mais laissez-nous faire : même le meilleur outil d'automatisation est juste des étagères coûteuses si votre équipe ne l'utilise pas réellement. Le succès de tout ce projet dépend des gens, pas seulement des plates-formes.

Mon plus grand conseil? Ne essayez pas de faire bouillir l'océan. A "big bang" déploiement où vous retournez le commutateur pour tout le monde à la fois est une recette classique pour la confusion, le recul, et beaucoup de maux de tête. Une approche progressive et progressive est toujours le jeu plus intelligent.

Commencez par un groupe pilote pour construire Momentum

Avant d'aller à l'échelle de l'entreprise, choisissez un petit groupe contenu pour tester le nouveau système. Cela pourrait être un seul département qui s'ouvre généralement à la nouvelle technologie, ou vous pourriez vous concentrer sur une poignée de vos fournisseurs de plus grand volume.

Pensez à cela comme votre cuisine "test." Commencer petit vous donne un espace sûr pour apprendre et peaufiner le processus. Cette première exécution vous aidera:

• Trouvez les bords rugueux :Vous et #39; vous verrez rapidement ce que's confond et où le workflow s'enfonce dans un contexte réel.
• Calculez votre formation :Vous allez découvrir ce dont vous avez besoin pour enseigner aux gens par rapport à ce qu'il est intuitif.
• Créez vos premiers fans :Lorsque ce groupe pilote commence à se vanter de la facilité de son travail, il devient votre plus puissant défenseur.

Par exemple, le service marketing est souvent un bon point de départ. Ils ont généralement un mélange de factures récurrentes (comme les abonnements logiciels) et des coûts uniques de projet, ce qui donne au système un bon entraînement. Une fois que vous' avez repassé les clins avec eux et eux' voir les factures voler à travers, vous' aura une histoire de succès prouvée à partager. Rien d'autre ministères à bord plus rapide que de voir leurs collègues obtenir leurs fournisseurs payés en temps record.

Position Automatisation en tant que coéquipier, pas une menace

Laissez-les s'attaquer à la grande peur non parlée. Le moment où vous dites "automation," certaines personnes entendent " remplacement d'emplois." Vous devez sortir devant cela et cadrer ce nouvel outil pour ce qu'il est vraiment: un assistant incroyablement utile.

La réalité est que l'automatisation de l'AP ne rend pas les personnes qualifiées redondantes, ce qui les rend plus stratégiques.64%des pros AP nomment les processus manuels fastidieux et dépassés comme une source majeure de stress sur le travail. Ce logiciel est la solution à cette épuisement.

Votre message devrait être simple et clair: Nous & #39;s'en débarrasser de la partie de votre travail qui déchire l'âme. Plus de saisie de données manuelle, plus de recherche des approbations. Il s'agit de vous libérer pour vous concentrer sur le travail qui compte réellement – comme analyser les dépenses, négocier de meilleures conditions avec les vendeurs, et améliorer les flux de trésorerie.

Il ne s'agit pas d'un remplacement; il s'agit d'une mise à niveau pour l'ensemble de l'équipe et le rôle de l'entreprise.

Votre liste de contrôle de gestion du changement

Une bonne communication est ce qui sépare un déploiement lisse d'un déploiement chaotique. Avoir un plan simple vous assure don' ne manquez pas une étape.

• Expliquez le "Why":Parler des frustrations que résout le nouveau système. "Souvenez-vous combien de temps il a fallu pour obtenir l'approbation de la facture du Q4? Cela corrige cela."
• Train avec des factures réelles:Oubliez les manuels d'utilisation ennuyeux. Planifiez des séances pratiques où votre équipe peut passer par le nouveau processus avec des factures qu'elle reconnaît réellement.
• Offrez un canal d'aide facile :Slack Configurez un canal dédié à la commande ou une adresse email où tout le monde peut poser une question et obtenir une réponse rapide et amicale.
• Montrez les gains :Lorsque le groupe pilote réduit son temps de traitement de la facture par70%, criez-le sur les toits! Partagez ces premiers succès et mesures.

Bonus Gagnant: Fort Knox-Level Sécurité et Conformité

Au-delà de rendre votre équipe plus heureuse, l'automatisation AP apporte un autre avantage énorme qui est souvent négligé : une piste d'audit solide. Dans un monde de plus en plus d'examen financier, c'est un changement de jeu.

Les processus manuels construits sur des courriels et des copies papier sont un cauchemar pour les vérificateurs. Ils sont mesquins, incomplets et impossibles à vérifier. Un système automatisé, par contre, crée un enregistrement numérique propre et horodaté de chaque point de contact.

Vous pouvez immédiatement voir qui a soumis une facture, quand elle a été examinée, qui l'a approuvée, et le moment exact où elle a été payée. Cela non seulement rend les audits une brise, mais vous donne également un niveau de sécurité et de contrôle interne qui , juste pas possible quand vous êtes à la poursuite de papier autour du bureau.

Mesurer votre ROI et optimiser l'avenir

Maintenant pour la question de million de dollars: était-ce la peine? C'est le moment où vous obtenez de montrer, et heureusement, votre nouvel outil d'automatisation , le tableau de bord est emballé avec les données difficiles que vous avez besoin pour prouver le succès du projet , .

Vous n'avez plus de sentiments intestinaux sur l'efficacité. La preuve est juste là dans les chiffres, prêt à être présenté. Il est temps de revenir à ces objectifs initiaux et les KPI et de voir comment vous avez empilé.

Calcul du rendement des investissements

Let's talk ROI. Cela semble intimidant, mais il n'y a pas besoin d'être. Vous pouvez obtenir une image fantastique en mélangeant les gains financiers évidents avec les avantages "soft" qui sont tout aussi cruciaux.

La formule classique est un excellent point de départ :

(Bénéfice financier - Coût du projet) / Coût du projet = RCI

Pour obtenir votregain financier, vous voulez compter toutes les économies tangibles que vous've débloqué. Cherchez des choses comme:

• Réduction des coûts de main-d'oeuvre :Pensez à toutes les heures que votre équipe a utilisées pour graver sur la saisie manuelle des données, les approbations, et la poursuite des factures. Si vous avez enregistré20 heures par semaineet votre équipe & #39; taux mélangé est25 $/heure, vous regardez$2,000dans l'épargne mensuelle juste là.
• Remises sur paiements anticipés captées :Combien de réductions avez-vous manqué avant? Ajoutez chaque dollar que vous avez capturé depuis votre départ en direct. C'est de l'argent nouveau dans la banque.
• Éliminé les frais tardifs :Celui-ci est simple. Chaque pénalité que vous avez évitée est un coup de pouce direct à votre ligne de fond.

Ils sont plus difficiles à mettre en nombre, mais ils comptent énormément. Des choses comme le moral plus élevé de l'équipe, moins d'épuisement et des vendeurs plus heureux (grâce aux paiements à temps) créent une culture d'entreprise plus saine et plus productive.

Tout mettre en place : un exemple du monde réel

Let's examine une entreprise de commerce électronique de taille moyenne qui se noyait dans environ 500 factures par mois. Leur équipe AP était stressée, ils payaient des frais en retard de gauche et de droite, et les rabais de paiement anticipé étaient un fantasme.

Après avoir déployé leur plate-forme d'automatisation AP, la transformation était de nuit et de jour.

Métrique

Avant l'automatisation

Après l'automatisation

Amélioration

Durée du cycle de facturation

22 jours

5 jours

77% Plus rapide

Coût par facture

$18.50

$5.25

71% Moins cher

Réductions pour paiements anticipés

5 % capturés

90 % capturés

+85%

Entrée manuelle des données

40 heures/mois

3 heures/mois

92% Réduction

En réduisant leur temps de traitement des factures, ils ont pratiquement éliminé les frais tardifs et commencé à générer des revenus de rabais. Plus important encore, leur équipe AP a finalement été libérée de l'entrée de données de numération mentale et pourrait se concentrer sur l'analyse financière stratégique qui déplace réellement l'aiguille.

Optimisation pour l'amélioration continue

Tout simplement parce que vous êtes en direct, vous êtes fait. Les données qui s'écoulent dans votre tableau de bord sont une mine d'or pour améliorer encore les choses.

Gardez un œil étroit sur vos KPI. Certains fournisseurs créent-ils encore des goulots d'étranglement ? Il pourrait être temps de discuter de la façon dont ils soumettent les factures. Un gestionnaire spécifique est-il toujours lent à approuver ? Vous pouvez modifier le flux de travail pour les envoyer plus fréquemment des rappels ou même rerouter les approbations après un certain temps.

Votre système d'automatisation AP est 't a "set it and out it" tool. C'est une partie évolutive de vos opérations financières. En vérifiant régulièrement les données et en effectuant de petits ajustements éclairés, vous pouvez vous assurer que votre investissement paie des dividendes pour les années à venir.

Comment automatiser les comptes créditeurs

Comment automatiser les comptes créditeurs : cartographier le chemin actuel, définir quelques mesures, puis automatiser la collecte et l'extraction avant d'automatiser les approbations.

1. Écrivez comment une facture arrive, qui la touche, qui l'approuve, et comment elle est payée et enregistrée.
2. Marquez les goulets d'étranglement, y compris le temps passé à vous connecter aux portails des fournisseurs pour télécharger les factures.
3. Établir un petit ensemble d'objectifs, comme le cycle des factures, le coût par facture et la fréquence des rabais sur les paiements anticipés.
4. Automatiser la collecte de factures à partir des portails de messagerie et de fournisseurs d'abord. C'est l'étape la plupart des équipes AP font toujours à la main.
5. Extraire le vendeur, la date, le montant et la taxe en revue au lieu de retyper chaque facture.
6. Ajouter des règles d'approbation pour le chemin normal, et un chemin séparé pour les OP manquants, les duplicatas, et les erreurs de prix.
7. QuickBooks Xero Pilote avec une équipe, puis reliez l'exportation à 0/0 ou 1/1 et revoyez les mesures mensuellement.

L'automatisation supprime le rekeying et la poursuite. Quelqu'un examine toujours les exceptions et les litiges de fournisseur.

Vos questions d'automatisation AP, répondu

Chaque fois que je parle à des équipes de financement au sujet de passer à un système automatisé de comptes créditeurs, les mêmes quelques questions se posent presque toujours. Ils' sont de bonnes questions, et les réponses sont souvent plus simples que les gens pensent.

Combien cela va-t-il coûter?

Vous êtes probablement en train de vous poser des questions sur le prix, et ça c'est juste. Le coût dépend vraiment de ce dont vous avez besoin, et la gamme est assez large.

Les outils simples construits pour les petites entreprises peuvent commencer pour moins de50 $/mois. À l'autre bout, des plates-formes complètes pour les grandes entreprises peuvent tomber dans les milliers.

Mais honnêtement, se concentrer uniquement sur les frais mensuels est manquant la plus grande image. Un système d'automatisation AP solide paie pour lui-même, et généralement assez rapidement. Il le fait en réduisant les heures que votre équipe dépense sur l'entrée manuelle, essuyant les frais de retard de paiement, et vous aidant à trouver des rabais de paiement anticipé que vous étiez probablement manquant.

Voici comment j'encourage les gens à y penser: si le logiciel vous aide à attraper juste une grosse réduction de paiement anticipé ou d'éviter une seule erreur humaine coûteuse, il a déjà commencé à vous rembourser.

Est-ce que cela remplacera mon personnel de PA?

C'est un gros problème, et j'obtiens l'inquiétude. La réponse courte est non. Il ne s'agit pas de remplacer les gens; il s'agit de rendre leur emploi meilleur et plus précieux.

L'automatisation est fantastique au travail fastidieux et répétitif, à savoir la saisie des données, la poursuite de la facture, le dépôt.

Au lieu de simplement sélectionner en nombres, ils peuvent creuser dans les modèles de dépenses, construire de meilleures relations avec vos fournisseurs, et fournir une vraie perspicacité stratégique. Votre équipe devient plus analytique et moins cléricale.

Combien de temps faut-il pour se mettre en place?

Oubliez ce que vous pouvez imaginer de longs et douloureux projets de logiciels il y a une décennie. Les outils AP modernes basés sur le cloud sont construits pour la vitesse.

Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, vous pouvez être en marche en heures ou en jours, pas en semaines ou en mois. Le processus de configuration est généralement simple, guidé à travers. Vous allez connecter votre e-mail ou portails fournisseurs, définir quelques règles d'approbation, et synchroniser avec votre logiciel comptable commeXeroouQuickBooksC'est étonnamment rapide.

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