Recherche de facture UPS : votre guide rapide pour rechercher des factures

Vous n'êtes généralement pas à la recherche d'une facture UPS par curiosité. Vous en avez besoin parce que la comptabilité mensuelle est due, une charge doit être vérifiée, ou quelqu'un dans la compagnie jure qu'ils l'ont déjà payé. Ensuite, vous ouvrez le portail de facturation UPS et vous courez dans la partie dont personne ne vous avertit. Il veut les détails de facture que vous n'avez pas encore.

C'est pourquoiRecherche de facture UPSLa recherche elle-même est't le premier problème. L'accès est. Si vous' n'êtes pas déjà inscrit au UPS Billing Center, le principal obstacle est de passer par cette première porte sans être bloqué par des données de facture manquantes ou mal appariées.

Table des matières

• Pourquoi une facture UPS est-elle si difficile à trouverLe problème de démarrage à froid
• Pourquoi cette équipe de comptabilité voyage-t-elle?
• Utilisation du UPS Billing Center pour les Lookups de facturesDémarrer avec l'inscription, pas de recherche
• Que faire à l'intérieur du centre de facturation
• Pourquoi l'identifiant de contrôle est important
• Autres façons d'obtenir votre facture UPSQuand l'email est l'option la plus rapide
• Une comparaison pratique de vos options
• Dépannage Problèmes courants de recherche de la factureL'échec le plus fréquent est la mauvaise correspondance des champs
• Que faire lorsque la recherche échoue toujours
• Au-delà de la recherche manuelle Automatiser les factures UPSPourquoi la récupération manuelle se décompose
• À quoi ressemble un meilleur flux de travail
• Votre liste de contrôle pour Smarter UPS Bill ManagementUne simple routine d'exploitation

Pourquoi une facture UPS est si difficile à trouver

La partie dure commence habituellement par une facture manquante et une date limite. Vous et #39;réconciliez les frais d'expédition, une facture est absente, et le portail demande un numéro de facture pour inscrire ou vérifier l'accès. Cela et #39; est la version comptable de la demande de la clé qui' est verrouillée à l'intérieur de la pièce.

UPS a construit le processus de cette façon pour la sécurité, mais il crée un vrai mal de tête opérationnel. UPS dit que la première inscription nécessite une facture récente de la45 derniers jours, généralement l'un desles trois dernières factures, plus les valeurs exactes pourNuméro de compte, numéro de facture, date de facturation, montant dû et ID de contrôletel que décrit sur lePage d'inscription de facturation UPS. C'est pourquoi beaucoup de gens sont ' non coincés dans la recherche. Ils' sont coincés dans l'inscription.

Le problème du démarrage à froid

Un propriétaire d'entreprise avait l'habitude de recevoir les factures. Ensuite, le contrôleur quitte, une boîte aux lettres partagée est changée, ou un gestionnaire d'expédition avait le seul login de travail. L'entreprise a toujours un compte UPS actif, mais la personne qui a maintenant besoin des enregistrements peut 't entrer proprement.

Cela crée une mauvaise boucle:

• Vous avez besoin de la facture pour vous inscrire
• Vous devez vous inscrire pour rechercher les anciennes factures
• Vous pouvez 't aller de l'avant si un champ est entré différemment de la facture originale

Règle pratique:Si vous êtes bloqué hors de la facturation UPS, arrêtez d'essayer des recherches aléatoires. Trouvez d'abord le document de facture original le plus récent, puis utilisez ce document comme source de vérité pour chaque champ.

Beaucoup de gens de la finance supposent que les portails de facturation fonctionnent comme une archive de relevés bancaires. Connectez-vous, choisissez une plage de dates, téléchargez ce dont vous avez besoin. UPS peut fonctionner de cette façon une fois l'accès établi, mais à la porte d'entrée il se comporte plus comme une vérification d'identité liée aux métadonnées de facture.

Ce qui compte parce que la mémoire manuelle est 't assez fiable ici. Si le PDF dit un format et que vous tapez un autre, l'inscription peut échouer. Si le montant dû inclut le formatage que vous avez oublié, vous pouvez être bloqué. La frustration est normale. Le système est strict par la conception.

Utilisation du UPS Billing Center pour la recherche de factures

LesUPS Centre de facturationest l'endroit officiel pour gérer les factures, les différends, les rapports et les paiements. Une fois que vous et #39;re dans, it' est l'option de libre-service la plus complète. UPS indique dans sonGuide de l'utilisateur du Centre de facturationque les utilisateurs inscrits peuvent accéder et télécharger des factures jusqu'à56 semainesà partir de la date d'émission, qui est approximativement13 mois, et peut les voir enen ligne, PDF, CSV et XMLles formats.

Commencez par s'inscrire, pas chercher

Si vous avez déjà une facture récente en main, utilisez-la comme document d'installation. Don't type de mémoire, et don't rekey à partir d'une capture d'écran si vous pouvez l'éviter. Travaillez à partir de la facture réelle PDF ou papier.

Une configuration propre ressemble généralement à ceci:

• Ouvrir une facture UPS récenteet gardez-le visible pendant l'inscription.
• Saisissez chaque champ exactement comme indiquésur cette facture.
• Lien avec le compte d'expédition correctau profil du Centre de facturation.
• Terminer l'inscription avant d'essayer des recherches historiques.

L'erreur clé est d'essayer de précipiter l'étape de connexion. Les gens rebondissent souvent entre les comptes, les navigateurs, et les anciennes identificateurs, puis supposent que le portail est vers le bas.

Plus tard dans le flux de travail, cette vidéo donne un aperçu visuel utile de l'expérience du portail:

Une fois inscrit, le portail devient beaucoup plus utilisable. La zone de facturation est construite pour la récupération répétée, pas la chasse ponctuelle. Dans la pratique, cela signifie que vous devriez le traiter comme un espace de travail de disques plutôt qu'un endroit pour regarder une facture et partir.

Recherchez ces fonctions lors d'une recherche de facture UPS:

• Recherche et filtres:Rapprocher la date, les détails de la facture ou l'état au lieu de faire défiler toute la liste.
• Tableau des factures triables :Cela vous aide lorsque vous essayez d'isoler une période de facturation ou de comparer plusieurs factures côte à côte.
• Formats d'exportation multiples :PDF est le meilleur pour les dossiers et les problèmes de support. CSV est utile pour le rapprochement. XML peut compter pour certains comptes avec des flux de travail de facturation structurés.

Un détail beaucoup de gens manquent est leID de contrôle. Une facture UPS comprend uneID de contrôle à neuf chiffresqui identifie uniquement cette facture, et les guides de facture notent qu'elle apparaît dans la partie supérieure droite de la facture ou dans l'en-tête de facture dans le Centre de facturation, comme expliqué dans ceGuide de facture et d'identification de contrôle UPS.

Ce nombre est souvent plus utile que ce que les gens attendent. Le numéro de compte reste le même pour les factures. L'ID de contrôle indique la facture spécifique.

Si vous enregistrez des factures UPS localement, incluez la date de la facture et l'ID de contrôle dans votre nom de fichier. Cela facilite les appels et les examens des différends.

Pour la tenue de livres au jour le jour, le meilleur workflow est simple. Inscrivez-vous soigneusement, recherchez avec des filtres au lieu de défiler, et téléchargez la facture immédiatement dans le format dont vous avez besoin. Don't comptent sur -I'll revenir pour elle plus tard.

Autres façons d'obtenir votre facture UPS

Lorsque le Centre de facturation est 't disponible, don't gel. Il y a encore des chemins utilisables pour obtenir le document ou au moins l'information nécessaire pour le récupérer. L'option la plus rapide dépend si vous avez besoin d'une facture en ce moment ou un processus de récupération plus fiable pour l'avenir.

Lorsque l'email est l'option la plus rapide

La première place I'd check est la boîte de réception d'affaires. Rechercher la boîte de réception AP partagée, la boîte de réception propriétaire's, et toute boîte de réception d'expédition ou d'exploitation qui pourrait recevoir des notifications UPS. Dans beaucoup d'entreprises, la facture existe déjà, mais il a atterri dans le mauvais compte de courriel il y a des mois.

Si vous trouvez une copie en format PDF, regardez la zone en haut à droite de la pageID de contrôle à neuf chiffres. Cet identificateur est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec le support ou tout chemin de recherche unique parce qu'il indique la facture exacte, pas seulement le compte.

Une autre option est d'utiliser un flux de travail de saisie de documents qui tire les factures des boîtes de réception au lieu de se fier uniquement aux connexions de portail.les flux de travail d'extraction de factures et de reçus;peut réduire le brouillage qui se produit lorsque les courriels de facturation sont dispersés dans les comptes du personnel.

Voici et n° 39; la vue de compromis I et n° 39;d utilisation dans le travail réel.

Méthode

Meilleur pour

Pour

Consommables

Recherche de boîte de réception par courriel

Une facture manquante quand vous soupçonnez qu'elle a déjà été livrée

Rapide, aucun accès au portail n'est nécessaire, peut révéler le PDF original

Ne fonctionne que si la bonne boîte aux lettres l'a reçu et que personne ne l'a supprimé ou mal déposé

Consultation client ou visionneuse de facture unique

Récupération d'une facture unique lorsque vous avez de solides détails d'identification

Utile pour les cas isolés, évite la configuration complète du compte dans certaines situations

Vous avez encore besoin d'informations précises sur la facture et de données de vérification

Service à la clientèle UPS

Cas impliquant des problèmes d'accès aux comptes, des inscriptions manquantes ou des demandes de réimpression

Utile lorsque l'accès au portail est bloqué et que les dossiers internes sont incomplets

Plus lentement, et l'appel va mieux si vous avez déjà les détails de compte et l'ID de contrôle prêt

UPS Centre de facturation

Gestion continue de la facturation et historique des factures

Meilleure méthode officielle à long terme, recherche organisée, options de téléchargement

Nécessite une inscription correcte avant qu'elle ne devienne facile

Apportez les identifiants exacts de facture que vous avez avant de contacter le support. Un numéro de compte seul a souvent gagné et n°39; ne pas être assez pour résoudre le problème rapidement.

Si vous avez besoin d'une facture unique aujourd'hui, commencez par e-mail. Si vous avez besoin d'un accès répété et d'un travail de comptabilité mensuelle plus propre, fixer l'accès portail dès que possible.

Dépannage des problèmes courants de recherche de factures

La plupart des défauts de recherche de factures UPS sont 't aléatoire. Ils proviennent d'un petit ensemble de problèmes prévisibles, et le plus grand est la mauvaise correspondance de champ. UPS indique que la fiabilité d'inscription dépend de l'entréeNuméro de compte, numéro de facture, date de facturation, montant dû et ID de contrôle exactement comme indiquésur une facture qui'spas plus de 45 jourssur laPage d'orientation sur la facturation UPS.

L'échec le plus fréquent est la mauvaise correspondance des champs

Dans ces scénarios, les tentatives d'automatisation et l'entrée manuelle vont tous les deux mal. Une personne tape le montant dû de la mémoire. OCR lit un caractère incorrectement. Quelqu'un utilise une facture plus ancienne qui ressemble mais n'est pas assez récente. Le système rejette la tentative, et il semble que le portail soit cassé.

Utilisez cette liste de diagnostic rapide:

• L'inscription échoue immédiatement :Vérifiez si la facture utilisée pour l'installation est assez récente et appartient au compte d'expédition correct.
• La facture non trouvée apparaît :Comparer chaque champ à l'en-tête de facture original, caractère par caractère.
• Lock-outs répétés ou erreurs d'appariement:Arrêtez le retypage. Ouvrez la facture source sur un seul écran et entrez les valeurs directement à partir de celui-ci.

Règle de vérification sur le terrain:Si votre feuille de calcul, votre note de courriel ou le résultat du ROC est en conflit avec le PDF, faites confiance au PDF de la facture.

Certains problèmes sont ' des erreurs de dactylographie. Ils' problèmes de processus au sein de l'entreprise.

Par exemple:

• La mauvaise personne possède l'accès à la facturation:Demandez qui a inscrit le compte à l'origine.Dans de nombreuses entreprises, un ancien employé ou chef d'exploitation contrôle toujours le profil de facturation.
• Vous utilisez la mauvaise facture pour la vérification :Tirez le document de facturation le plus récent disponible plutôt que celui que vous vous trouvez être en train de réconcilier.
• Le compte est actif mais les enregistrements sont dispersés :Cochez les boîtes de réception partagées, les fichiers papier et les PDF exportés avant d'essayer le support.

Une habitude pratique qui économise du temps est de garder une facture UPS connue dans votre dossier de procédures comptables. Pas pour l'affichage. Pour la récupération d'accès. Lorsque le portail demande des valeurs exactes, vous avez gagné't être reconstruire la réponse à partir de zéro.

Au-delà de la recherche manuelle Automatiser les factures UPS

La récupération manuelle des factures UPS fonctionne lorsque le volume est faible et que la même personne traite la facturation chaque mois. Elle commence à s'effondrer lorsque les factures vont à différentes boîtes de réception, l'accès à la facturation se trouve avec un membre du personnel, ou l'équipe financière a besoin d'enregistrements cohérents sans les poursuivre.

Pourquoi la récupération manuelle se décompose

Le problème n'est pas seulement le portail. Il est la répétition autour. Quelqu'un doit se rappeler quand les factures sont affichées, se connecter, trouver les bons fichiers, les enregistrer régulièrement, et les mettre là où la comptabilité peut les utiliser. Si cette chaîne casse, la comptabilité mensuelle obtient plus que nécessaire.

Les recherches manuelles créent également une incohérence évitable :

• Les fichiers sont enregistrés sous différents noms
• Un compte est vérifié alors qu'un autre est manqué
• Le PDF existe, mais personne n'a extrait les champs clés
• Le soutien devient plus difficile parce que les documents sont 't organisés

Une meilleure configuration entraîne les factures dans un seul endroit contrôlé, garde les documents originaux attachés, et extrait les champs dont votre équipe comptable a besoin pour le rapprochement et l'affichage. Cela' est particulièrement utile lorsque UPS est seulement l'un des nombreux portails de fournisseurs que l'équipe doit surveiller.

Si votre processus est encore construit autour de la connexion et du téléchargement d'un fichier à la fois, it' vaut la peine d'examinerflux de travail de téléchargement automatique des factures. Le principal avantage est 't convenance. It's consistance. Vous arrêtez de compter sur la mémoire et commencez à construire un enregistrement de facturation répétable.

Votre liste de contrôle pour Smarter UPS Bill Management

Bonnes habitudes de facturation UPS sont't compliqué. Ils ont juste besoin d'être délibérés. Les équipes les plus faciles à travailler sont celles qui don't attendre une facture manquante pour découvrir qui a accès au portail, où les PDF sont stockés, ou qui boîte de réception reçoit les courriels de facturation.

Une simple routine d'exploitation

Utilisez ceci comme processus de base:

• Gardez une facture UPS récente accessible :Il aide à la facturation de la récupération d'accès et de la vérification de support.
• Magasinez les factures téléchargées dans un seul endroit standard :Disque partagé, système de documents ou dépôt AP. Choisissez-en un.
• Fichiers de noms systématiquement & #160;:Inclure le fournisseur, la date de la facture et l'identificateur de la facture, afin que les recherches ultérieures soient faciles.
• Examiner la propriété de la facturation :Assurez-vous que l'équipe financière ou opérationnelle actuelle peut accéder au bon compte.
• Récupération séparée de la réconciliation :D'abord obtenir le document, puis passer en revue la charge, puis mélanger ces étapes ralentit les deux.

Pour les équipes financières qui resserrent les processus administratifs plus larges, il aide également à apprendre des travaux de contrôle des coûts adjacents. Si votre entreprise examine les dépenses techniques, l'activité de l'entrepreneur ou les coûts liés à l'innovation, vous pouvez également vouloirdécouvrir les stratégies d'incitation fiscale de R&Dqui améliorent la façon dont les dossiers sont recueillis et défendus.

Si votre équipe a besoin d'un meilleur rythme d'exploitation à travers l'expédition, les logiciels et les factures des fournisseurs, ce guide surcomment garder une trace des dépenses d'entreprisevaut la peine d'être appliqué à côté de votre processus UPS.

L'objectif est d'obtenir une facture. C'est d'arrêter de perdre du temps à la même poursuite de facturation chaque mois.

Comment faire une recherche de facture UPS

Comment faire une recherche de facture UPS : trouvez une facture UPS récente, inscrivez-vous au centre de facturation UPS avec les champs imprimés sur cette facture, puis recherchez et téléchargez le PDF.

1. Recherchez les boîtes de réception AP, propriétaire et expédition pour obtenir une facture UPS PDF existante.
2. Si vous n'êtes pas inscrit, utilisez une facture des 45 derniers jours, généralement l'un des trois derniers facturés, sur laPage d'inscription de facturation UPS.
3. Entrez le numéro de compte, le numéro de facture, la date de facturation, le montant à recevoir et l'identifiant de contrôle exactement tel qu'il est imprimé sur cette facture UPS.
4. Après l'inscription, ouvrez la liste des factures du Centre de facturation et filtrez par la date ou les détails de la facture.
5. Téléchargez la facture UPS en format PDF pour les livres. Utilisez CSV lorsque vous avez besoin d'un fichier de rapprochement.
6. Nommez le fichier avec le vendeur, la date de facture et l'identifiant de contrôle à neuf chiffres.

L'ID de contrôle se trouve en haut à droite de la facture UPS ou dans l'en-tête du Centre de facturation. Il identifie cette facture. Le numéro de compte reste le même pour les factures.

FAQ: recherche de facture UPS

Où puis-je consulter une facture UPS ?

Vous pouvez rechercher, filtrer et télécharger les factures en PDF, CSV ou XML. Si vous n'êtes pas encore inscrit, commencez par une facture UPS PDF déjà dans l'email, car l'inscription demande des champs de ce document.

De quoi dois-je m'inscrire au UPS Billing Center ?

UPS demande une facture récente, généralement des 45 derniers jours et l'un des trois derniers facturés. Type Numéro de compte, Numéro de facture, Date de facture, Montant dû, et ID de contrôle exactement comme indiqué sur cette facture UPS.

Qu'est-ce qu'un identifiant de contrôle UPS?

Un ID de contrôle UPS est le numéro à neuf chiffres qui identifie une facture. Il apparaît en haut à droite de la facture UPS ou dans l'en-tête de la facture à l'intérieur du Centre de facturation. Le numéro de compte d'expédition ne change pas de facture en facture, donc support et dépôt fonctionnent mieux lorsque vous gardez l'ID de contrôle dans le nom du fichier.

Jusqu'où puis-je télécharger les factures UPS ?

UPS indique que les utilisateurs inscrits du Centre de facturation peuvent accéder et télécharger les factures pendant 56 semaines à partir de la date de publication, environ 13 mois, en ligne, PDF, CSV, et formats XML. Cette fenêtre commence après l'inscription fonctionne. Elle ne remplace pas la vérification de la facture requise pour s'inscrire.

Et si la recherche de facture UPS indique que la facture n'a pas été trouvée ?

Ouvrez la facture UPS PDF et correspondez au numéro de compte, au numéro de facture, à la date de facturation, au montant dû et au caractère d'ID de contrôle par caractère. Utilisez une facture récente pour le compte d'expédition correct. Si l'accès au portail est bloqué, contactez l'assistance UPS avec le numéro de compte et l'ID de contrôle plutôt que de deviner les champs.

Si vous en avez assez de vous connecter à des portails et de télécharger des factures une par une,BooksmateAide à recueillir les factures et les reçus automatiquement, les organiser dans un tableau de bord, et de les préparer pour l'exportation comptable. It' est une option pratique pour les comptables et les équipes financières qui veulent moins de maux de tête portail de facturation.