Que sont les dépenses en comptabilité ? Un guide pour les petites entreprises

Stripe Amazon Vous ouvrez votre ordinateur portable pour vérifier le compte d'affaires, et ils sont là à nouveau. Une facture de bureau de 0 à 0. Un avis de facturation de 1 à 1 pour le logiciel. Une pile de reçus de papier de carburant, déjeuners et achats de dernière minute que vous avez voulu trier la semaine dernière.

La plupart des propriétaires de petites entreprises ne se battent pas parce qu'ils dépensent de l'argent. Ils se battent parce qu'ils ne savent pas toujoursce que signifie cette dépense en termes comptables, quand l'enregistrer, ou comment l'organiser sans tomber en arrière.

Les dépenses ne sont pas seulement des coûts aléatoires qui quittent votre compte bancaire. Elles aident à expliquer si votre entreprise fait de l'argent, où l'argent va et si vos dossiers disent la vérité sur votre entreprise.

Table des matières

• Votre entreprise fonctionne sur les dépenses Alors, qu'est-ce qu'ils sont?
• Le concept de base des dépenses d'entreprise s'inscrit dans le cadre des recettes
• Pourquoi le timing change l'histoire
• Le coût n'est pas toujours une dépense
• Une ventilation des types de dépenses courantesLes principales catégories de la plupart des propriétaires voir
• Dépenses fixes et variables
• Comptabilisation des frais d'exercice et de trésorerieMéthode de caisse en anglais simple
• Méthode d'accumulation en anglais clair
• Pourquoi la différence compte dans les décisions commerciales réelles
• Comment une dépense apparaît sur les états financiersD'un document à une entrée de journal
• Ce qui change sur les déclarations
• Rationalisation de la saisie des dépenses avec l'automatisation
• Éviter les erreurs courantes et les principaux choix

Si vous vendez des produits, vous achetez du matériel. Si vous fournissez des services, vous payez des gens, des fournisseurs de logiciels, des services publics et des loyers. Même une entreprise en ligne maigre paie toujours pour les outils, les abonnements et le soutien administratif.

Dans le domaine de la comptabilitédépensesC'est un coût que l'entreprise utilise tout en gagnant des revenus. Ce' est le sens pratique dont la plupart des propriétaires ont besoin. Vous dépensez de l'argent, ou engagez une obligation de dépenser de l'argent, afin que l'entreprise puisse continuer à fonctionner et générer des revenus.

Cela est important parce que les dépenses ne sont pas en arrière-plan. Elles affectent directement le profit.Ramp' explication des dépenses en comptabilité, les charges représentent une diminution des avantages économiques au cours d'une période comptable et sont systématiquement soustraites des recettes pour déterminer le revenu net.

Les dépenses sont't un signe d'échec. Elles' coût normal de l'exploitation d'une entreprise réelle.

Les propriétaires de petites entreprises sont souvent coincés dans trois endroits :

• Ils regroupent les catégories suivantes:les loyers, les logiciels, les factures de l'entrepreneur et les intérêts sur les prêts sont regroupés.
• Ils utilisent l'activité bancaire comme l'ensemble de l'histoire:Si l'argent liquide n'a pas encore bougé, ils supposent qu'il ne s'est rien passé.
• Ils perdent des documents :le reçu existe quelque part, mais pas quand le comptable en a besoin.

Lorsque vous comprenez clairement les dépenses, la tenue de livres devient plus simple. Le profit devient plus facile à faire confiance. La préparation fiscale devient moins douloureuse. Et le logiciel devient beaucoup plus utile parce que vous' organisez les bonnes informations dès le début.

Le concept de base des dépenses d'entreprise

Les dépenses font partie des recettes

Une façon utile de comprendre une dépense est de poser une question simple : qu'est-ce que l'entreprise a utilisé pour faire son travail?

Une boulangerie utilise la farine, l'emballage, la main-d'oeuvre, le loyer et l'électricité pour vendre du pain. Un consultant utilise le logiciel, le service Internet et le temps de sous-traitant pour servir ses clients.

La comptabilité organise cette idée à travers leprincipe de l'appariement.

Principe d'adéquation:enregistrer les dépenses au cours de la même période que les revenus qu'elles ont aidés à produire.

Le principe semble académique, mais il résout un problème d'affaires très pratique. Vous voulez que chaque mois et 39; le bénéfice reflète ce qu'il a fallu pour gérer l'entreprise ce mois-là. Si les revenus de décembre dépendaient de la paie et de l'accès au logiciel Décembre, ces coûts appartiennent à Décembre et 39; les dossiers, même si une facture est payée plus tard.

Les dépenses sont comme le carburant brûlé lors d'une livraison. Vous vous souciez du moment où le carburant a été utilisé pour terminer le travail, pas seulement lorsque la facture de carte de crédit a été payée.

Beaucoup de propriétaires se font souvent trébucher à ce point. Ils regardent le flux bancaire et supposent qu'il raconte l'histoire complète. Il ne. Un flux bancaire montre le mouvement de trésorerie. La comptabilité doit également montrer l'activité commerciale.

Cette différence est importante car le profit peut sembler plus fort ou plus faible que la réalité si les dépenses se situent dans la mauvaise période. Un paiement tardif du vendeur peut faire un mois sembler exceptionnellement rentable et le mois suivant regarder pire que ce qui était vraiment.

Voici la façon la plus simple de séparer les idées:

• Le suivi de la trésorerie demande :Quand l'argent a-t-il déménagé ?
• La reconnaissance des dépenses demande :Quand l'entreprise a-t-elle reçu et utilisé le bien ou le service?

Si votre équipe a utilisé une application de gestion de projet tout au long de décembre, mais a payé la facture en janvier, l'avantage économique a été utilisé en décembre.

Si un employé achète des fournitures pour un emploi client ce mois-ci, l'entreprise a pris ce coût même si le remboursement a lieu plus tard.processus de remboursement des frais pour les petites entreprisesCes coûts ne disparaissent pas entre les dépenses des employés et la comptabilité.

Les nouveaux propriétaires d'entreprises utilisent souventCoûtetdépensesComme s'ils voulaient dire la même chose. Dans la parole quotidienne, c'est normal. Dans la comptabilité, la distinction compte.

ACoûtC'est ce que vous payez pour obtenir quelque chose.dépensesest la partie de ce coût qui est comptabilisée après que l'entreprise l'a utilisée ou en bénéficie au cours de la période.

Par exemple, si vous prépayez une assurance annuelle, vous avez payé un coût à l'avance. Seul le mois qui a passé devient une dépense d'assurance sur ce mois-là et les livres. Le reste est encore avantage futur. La même idée s'applique à l'équipement, les contrats de logiciels payés à l'avance, et les fournitures qui sont assis sur l'étagère avant que quiconque les utilise.

Le Conseil des normes de comptabilité financière décrit les dépenses comme des sorties ou autres utilisations d'actifs, ou des incursions de passifs, de la livraison de biens, de la prestation de services ou de la réalisation d'opérations majeures.

Booksmate C'est pourquoi ce sujet compte au-delà des définitions de manuels. Si les dépenses sont enregistrées avec précision, votre relevé de profits et pertes devient quelque chose de confiance lorsque vous évaluez des emplois, examinez les marges ou décidez si vous pouvez vous permettre une autre location. Et avec des outils comme la saisie des reçus, l'organisation des documents et la réduction de l'entrée manuelle, il devient beaucoup plus facile de correspondre à la transaction réelle à la période comptable appropriée.

Une ventilation des types de dépenses courantes

Les principales catégories de la plupart des propriétaires voir

Une fois que vous comprenez ce qu'est une dépense, le prochain emploi est la classification. Les catégories appropriées rendent les rapports lisibles. Ils vous aident également à budgetr, à comparer les mois et à repérer les dépenses inhabituelles avant qu'il ne devienne un problème plus important.

SelonComptabilitéCoach' Aperçu des charges, les dépenses sont généralement divisées enDépenses de fonctionnementetDépenses non liées à l'exploitation, et les frais d'exploitation peuvent également être considérés comme fixes ou variables.

Voici une matrice pratique que vous pouvez utiliser.

Catégorie de dépenses

Définition

Exemple de petite entreprise

Dépenses de fonctionnement

Coûts liés à l'activité courante

Location, services publics, abonnements logiciels, internet

Dépenses non liées à l ' exploitation

Coûts non liés aux opérations de base

Intérêts sur un prêt d'entreprise, certains règlements juridiques

Coût des biens vendus

Coûts directs liés à la production ou à la livraison de ce que vous vendez

Matières premières, intrants directs de production

Dépenses d ' administration

Coûts qui soutiennent l'entreprise dans son ensemble

Honoraires comptables, appui administratif, gestion de bureau

Frais de vente et de commercialisation

Coûts utilisés pour gagner des clients et conduire des ventes

Publicité, commissions de vente, outils de campagne

Pour de nombreuses entreprises, les dépenses d'exploitation représentent la plus grande part des dépenses. Voilà pourquoi les propriétaires passent tant de temps à examiner la paie, le loyer, les logiciels et les services publics.

Une question connexe se pose lorsque les employés paient d'abord et demandent un remboursement plus tard.de base pour le remboursementpeut vous aider à réfléchir à travers le processus et la documentation.

Un autre objectif utile est le comportement. Certaines dépenses restent assez stables. D'autres augmentent et tombent avec l'activité.

• Frais fixesCeux-ci ont tendance à rester stables d'une période à l'autre. Le loyer est l'exemple classique.
• Dépenses variables :Ces changements surviennent lorsque la production ou les ventes changent. Les matières premières, les intrants d'expédition et les services axés sur l'utilisation correspondent habituellement à ce modèle.
• Réalité semi-flexible :Certains coûts semblent fixes jusqu'à ce que votre entreprise grandisse suffisamment pour forcer un saut, comme des plans de modernisation, l'ajout de personnel ou le déménagement de bureaux.

Si les revenus diminuent, les dépenses variables peuvent s'atténuer naturellement, mais les dépenses fixes continuent d'arriver. Si les revenus augmentent rapidement, les coûts variables peuvent augmenter plus rapidement que prévu.

Règle pratique:Classez les dépenses d'une manière qui vous aide à prendre des décisions, et pas seulement à terminer la comptabilité.

Un tableau clair des comptes ne't besoin d'être fantaisie. Il doit vous aider à répondre à de vraies questions. Quels sont les coûts sont essentiels? Quels sont ceux qui sont en croissance?

Lorsque les catégories ont un sens, vos rapports cessent de ressembler à un dump de transactions et commencent à ressembler à des outils de gestion.

Comptabilisation des charges à payer par rapport à la méthode de la trésorerie

Vous recevez une facture d'entrepreneur le 29 décembre, mais le paiement ne quitte votre compte bancaire que le 5 janvier. Un mois indique le travail. Le mois suivant indique le mouvement de trésorerie. La comptabilité doit décider quel mois reçoit la dépense.

Cette décision revient à votre méthode comptable.

Méthode de la trésorerie en anglais simple

Sous leméthode de la trésorerie, vous enregistrez une dépense lorsque vous la payez. Si la facture arrive en décembre et que vous la payez en janvier, janvier reçoit la dépense.

Cela rend la base de trésorerie facile à suivre parce qu'elle reflète votre activité bancaire. Pour une très petite entreprise avec peu de factures impayées, cette simplicité peut gagner du temps.

Sous leméthode de comptabilité d ' exercice, vous enregistrez les dépenses lorsque l'entreprise les engage. Dans la pratique, cela signifie habituellement lorsque vous recevez les marchandises ou lorsque le service est effectué, même si le paiement se produit plus tard.

À l'aide du même exemple de facture de fin d'exercice, la comptabilité d'exercice établit le coût en décembre parce que c'est à ce moment que l'entreprise a utilisé le service.

Si les ventes de décembre dépendaient du travail de décembre, des logiciels et du travail de l'entrepreneur, ces coûts sont liés aux revenus de décembre et de décembre.

L'écart entre ces méthodes n'est pas seulement la comptabilité technique. Il change la façon dont vous lisez votre entreprise.

Si vous utilisez la base de trésorerie, un mois peut sembler exceptionnellement rentable parce que plusieurs factures ont été payées quelques jours plus tard. Le mois suivant peut sembler faible pour la raison opposée. Cela peut conduire à de mauvaises décisions sur le prix, l'embauche, ou les dépenses parce que le calendrier des paiements masque le moment des opérations.

Accrual donne une image plus stable de la performance, mais il demande de meilleures habitudes. Vous devez saisir les factures quand elles arrivent, enregistrer les services quand ils sont reçus, et examiner les paiements ouverts pendant la comptabilité mensuelle.

Méthode

Dépenses comptabilisées

Résistance principale

Principale faiblesse

Encaisse

Paiement

Simple et étroitement liée à l'activité bancaire

Peut déplacer les coûts vers la mauvaise période

Accrue

Les dépenses sont engagées

Meilleure vue des performances mensuelles

Nécessite une tenue de documents plus disciplinée

Une facture d'hébergement montre clairement la différence. Si votre hôte Web fournit le service en décembre et que vous payez en janvier, la base de calcul de trésorerie enregistre le coût en janvier. Accrual l'enregistre en décembre, qui est le mois qui a bénéficié du service.

Pour les propriétaires qui tentent de repérer ces problèmes de calendrier, unFeuille de calcul des revenus et des dépenses pour l'examen mensuelpeut rendre les dépenses erronées plus faciles à attraper.

Booksmate Les outils modernes réduisent beaucoup de travail manuel ici. peut tirer les factures, les reçus et les données de transaction dans un seul workflow, puis aider à catégoriser et à dater les dépenses de façon cohérente. Cela importe parce que la comptabilité d'exercice n'est utile que lorsque le moment est juste.

L'argent comptant montre quand l'argent a été déplacé.

Pour une entreprise en croissance, cette différence influe sur la confiance que vous pouvez accorder à vos chiffres mensuels.

Comment une dépense apparaît sur les états financiers

Un propriétaire d'entreprise ressent souvent l'impact d'une dépense avant de la voir dans un rapport. Le loyer est dû. Un fournisseur envoie une facture. Payroll sort. La comptabilité transforme chacun de ces événements du monde réel en un enregistrement que vos états financiers peuvent utiliser.

Du document à l'entrée du journal

Au niveau de la comptabilité, chaque entrée des dépenses répond à deux questions :

• Quel compte de dépenses augmente
• Quels autres comptes balancent l'entrée

Ce deuxième compte est habituellement constitué de trésorerie, de créditeurs ou de charges accumulées.

Si vous payez le loyer sur place, l'entrée augmente les frais de loyer et réduit l'argent comptant. Si un vendeur envoie une facture que vous paierez la semaine prochaine, l'entrée augmente les frais et les comptes créditeurs. Le coût est toujours arrivé. Vos livres montrent juste si l'argent comptant est encore parti.

Un moyen simple de le visualiser est le suivant : l'état des résultats indique le coût d'utilisation d'une ressource, tandis que le bilan indique où ce coût est toujours en cours. Il peut être en espèces déjà dépensées, dans un crédit que vous devez encore, ou dans une comptabilité d'exercice pour les travaux reçus mais non encore facturés.

La paie rend cela plus facile à voir.AIA' ressources de base en comptabilitéPour illustrer le moment, si un employé travaille 5,5 heures à 25 $ l'heure, l'entreprise a engagé 137,50 $ du coût de la main-d'oeuvre de ce travail, même si la paie est traitée plus tard.

Ce moment influe plus que sur la conformité. Il influe sur la question de savoir si votre rapport mensuel de profits signifie ce que vous pensez que cela signifie.

Le premier arrêt pour une dépense est généralement leÉtat des recettes. Il apparaît dans la bonne catégorie, comme le loyer, les logiciels, les fournitures, la paie ou la publicité, et il réduit le revenu net pour cette période.

L'effet de bilan connexe dépend du fait que la dépense a été payée:

• En cas de non-paiement, les passifs tels que les créditeurs ou les charges à payer augmentent.
• En cas de paiement immédiat, baisses de trésorerie.
• Après la clôture du revenu net, les bénéfices non répartis reflètent le bénéfice inférieur.

Cette chaîne est importante parce qu'un seul choix de codage peut affecter plusieurs rapports à la fois. Une facture de téléphone affichée dans les fournitures de bureau au lieu des services publics change les totaux de catégorie. Une facture datée du mauvais mois change les lignes de tendance.

Voici un exemple simple. Dites que vous recevez une facture de 300 $ de fournitures de bureau le 28 mars et l'enregistrez en mars. Le revenu de mars baisse de 300 $. Si vous ne l'avez pas encore payé, le bilan de mars et de 39; indique également un montant payable de 300 $. Lorsque vous payez en avril, l'argent diminue et le montant payable disparaît.

Une dépense peut affecter plus d'une déclaration, mais elle ne devrait toucher le profit qu'une seule fois.

C'est une raison modernelogiciel de suivi des dépenses d'entrepriseDe bons systèmes relient le document, la date, la catégorie et l'état du paiement, de sorte que la même dépense ne se perd pas, ne se double pas ou ne se trouve pas dans la mauvaise période.

Booksmate Il tire les reçus, les factures et les données de transaction en un seul flux de travail, de sorte que la théorie derrière la reconnaissance des dépenses se transforme en dossiers plus propres et plus rapide comptabilité mensuelle. Si votre processus inclut également les factures des fournisseurs et les approbations, outils quiautomatiser les comptes créditeurspeut réduire les délais entre la réception d'une facture et l'enregistrement correctement.

Les dossiers de dépenses propres produisent des états financiers plus propres, ce qui vous donne une vision plus fiable des profits, des besoins en espèces et des dépenses de votre entreprise.

Une petite entreprise perd rarement le contrôle des dépenses parce que les calculs sont difficiles. La difficulté commence généralement avec la trace papier. Une facture est située dans un portail de fournisseurs. Un reçu reste piégé dans une boîte de réception de quelqu'un. Une charge de carte apparaît dans le flux bancaire avant l'arrivée du document à l'appui, de sorte que le montant est enregistré sans suffisamment de contexte pour le classer correctement.

Cela crée des problèmes de comptabilité très ordinaires. Les factures manquantes entraînent des dépenses manquantes. Les documents dupliqués peuvent créer des entrées dupliquées. Les dates tirées du flux de paiement au lieu de la facture peuvent entraîner un coût dans la mauvaise période. D'ici la comptabilité mensuelle, la partie dure n'est plus de décider si quelque chose est une dépense. La partie dure est de trouver le document, de confirmer la date, et de s'assurer que l'entrée est correcte.

Automatisation aide parce qu'il agit comme un bureau d'admission numérique. Au lieu de demander à votre équipe de chasser par l'intermédiaire de dossiers de courriels, de lecteurs partagés et de portails fournisseurs, le système rassemble les documents en un seul endroit en premier. Cela compte pour les petites entreprises parce que la bonne comptabilité dépend des entrées complètes.

Un outil peut lire le nom et le montant d'un fournisseur en quelques secondes, mais il ne peut pas toujours juger si la date de service appartient à ce mois, si le document est une facture ou simplement un reçu, ou si un duplicata existe déjà. La capture rapide est utile. L'affichage non revu crée de nouvelles erreurs plus rapidement.

Un workflow pratique ressemble généralement à ceci :

• Recueillir automatiquement les documentsdes boîtes de réception, des téléchargements et des portails de fournisseurs.
• Extraire les détails cléstel que le vendeur, le montant, la date de facturation et le type de document.
• Exceptions au drapeau pour examenlorsque les dates ne sont pas claires, les documents sont dupliqués, ou le codage semble inhabituel.
• Envoyer les données approuvées dans le système comptableavec le fichier source joint pour une vérification facile plus tard.

Ce processus vous donne un lien plus net entre la théorie comptable et les opérations quotidiennes. Vous décidez toujours de la période et de la catégorie correctes. Le logiciel réduit la poursuite manuelle, garde le document joint, et rend les revues plus rapides.logiciel de suivi des dépenses d'entreprisemontre ce qu'il faut chercher dans un outil.

Booksmate Il capture automatiquement les reçus et les factures, les organise dans une file d'attente d'examen, et aide à transformer les documents de dépenses dispersés en documents de confiance de votre comptable. Cela signifie moins de dépenses manquées, moins de duplicata d'entrée, et un chemin plus court entre la réception et les livres réconciliés.

Certaines entreprises veulent également améliorer le flux de travail complet de la facture après la capture, y compris l'acheminement, les approbations et le calendrier de paiement.automatiser les comptes créditeurssans perdre de contrôle sur les approbations et les documents justificatifs.

Une démo courte peut faciliter l'image de ce flux de travail :

Le bénéfice est une meilleure visibilité. Vous pouvez voir ce qui est arrivé, ce qui manque encore, et ce qui a besoin d'une décision humaine avant d'afficher. Pour un propriétaire de petite entreprise, cela signifie moins de temps à la recherche de paperasserie et plus de confiance que vos dossiers de dépenses reflètent ce qui s'est passé.

Les petites entreprises ne se trompent généralement pas en ce qui concerne les dépenses parce que le concept est trop difficile et parce que le processus est incohérent.

Gardez ces points à l'esprit :

• Faites correspondre les dépenses à la bonne période :ne comptez que sur la date de paiement.
• Utiliser des catégories claires:les rapports ne deviennent utiles que lorsque des coûts similaires sont regroupés de façon uniforme.
• Gardez la trace du document :les factures, les reçus et l'appui à la paye devraient être faciles à trouver.
• Sortie d'automatisation de l'examen :La saisie rapide doit encore être revue par les humains pour déterminer le moment et la classification.

Les erreurs courantes apparaissent encore et encore:

• Mélanger les dépenses personnelles et les dépenses des entreprises :cela crée de la confusion et affaiblit les livres.
• Affichage de tout de l'alimentation de la banque seulement:À elle seule, les données bancaires manquent souvent le moment réel de la dépense.
• Utilisation de catégories vagues:"divers" devient une cachette pour les problèmes.
• Ignorer les problèmes de synchronisation des logiciels :Si les données se déplacent entre les outils, les erreurs peuvent se propager rapidement.Xero résoudre les erreurs communes de la méthode de calculvaut la peine de rester à portée de main.

Une bonne gestion des dépenses vous donne des livres plus propres, de meilleurs rapports sur les bénéfices et moins de surprises lorsque la saison fiscale ou les questions de vérification arrivent.

Si vous en avez assez de chercher des factures sur les portails des fournisseurs et des boîtes de réception bondées,Booksmatevous pouvez vous aider à recueillir automatiquement les reçus et les factures, à les organiser en un seul endroit et à les préparer à l'exportation dans votre processus de comptabilité.