Quelles sont les dépenses en comptabilité ? Un guide complet

Les ventes sont en hausse. Votre solde bancaire se sent serré. Les factures continuent d'atterrir dans votre boîte de réception. Vous savez que l'argent est en mouvement, mais vous n'êtes pas complètement sûr où il va ou quels coûts sont normaux, ceux qui sont gaspillés, et ceux qui appartiennent à ce mois-ci livres.

C'est le moment où les gens commencent à demander,quelles sont les charges en comptabilitéVraiment ?

Un nouveau propriétaire d'entreprise pense souvent qu'une dépense est de l'argent dépensé. Un comptable junior apprend souvent rapidement qu'il est plus spécifique que cela. Dans la comptabilité, le moment importe. La classification compte. Un paiement peut être une dépense aujourd'hui, un autre pourrait appartenir au bilan d'abord, et un troisième pourrait devoir être divisé entre les ministères.

Si vous comprenez bien les dépenses, vous arrêtez de deviner. Vous commencez à lire votre état de résultat avec confiance, en identifiant les problèmes de marge plus tôt, et en prenant de meilleures décisions concernant l'embauche, les prix, les logiciels, le marketing et la croissance.

Pourquoi comprendre les dépenses est essentiel à la santé des entreprises

Beaucoup d'entreprises ont frappé le même mur. Revenus semble sain. Les commandes arrivent. Les clients paient. Pourtant, le propriétaire continue de demander, pourquoi ne se sent-il pas comme nous sommes faire de l'argent?

La réponse se trouve habituellement à l'intérieur des lignes de dépenses.

Les dépenses racontent l'histoire derrière le numéro de vente. Elles montrent ce qu'il en coûte de livrer le produit, de gérer le bureau, de payer l'équipe, de commercialiser l'entreprise, de maintenir les systèmes et de soutenir les clients.

Le revenu seul ne montre pas la santé des entreprises

Pensez à un budget de ménage. Gagner plus de salaire aide, mais cela ne signifie pas automatiquement que vos finances sont fortes. Si le loyer, l'épicerie, le transport, les abonnements, et les paiements de la dette augmentent tout aussi rapidement, votre budget se sent encore serré.

Une entreprise peut augmenter les ventes et encore affaiblir sa situation financière si les dépenses augmentent trop rapidement, se déclassifient ou ne sont pas régulièrement examinées.

Les dépenses ne sont pas seulement des coûts à réduire

Beaucoup de propriétaires se trouvent coincés. Ils voient les dépenses comme l'ennemi.

Les salaires, les logiciels, le loyer, la publicité, le soutien de l'entrepreneur et les outils peuvent tous aider à générer des revenus. Le point est de couper chaque ligne. Le point est de savoir quelles dépenses créent de la valeur et qui dépense égoutte les profits.

Règle pratique:Ne vous demandez pas seulement, Comment réduisons-nous les dépenses?Demandez-nous, quelles dépenses nous aident à gagner, à servir ou à faire mieux?

De bonnes données sur les dépenses appuient de meilleures décisions

Lorsque les dossiers de dépenses sont exacts, vous pouvez répondre rapidement aux questions utiles :

• Décisions en matière de prix:Vos prix sont-ils suffisamment élevés pour couvrir les coûts directs et indirects?
• Choix d'embauche:L'entreprise peut-elle soutenir un autre employé sans nuire aux bénéfices d'exploitation?
• Examens budgétaires :Est-ce que les dépenses de marketing ont entraîné plus de revenus, ou tout simplement plus d'activités?
• Discussions sur le financement :Les prêteurs et les investisseurs veulent des états financiers clairs et fiables.
• Planification de la croissance:L'expansion est plus sûre lorsque vous connaissez votre structure des coûts.

Un propriétaire d'entreprise voit de l'argent liquide quitter le compte et suppose que chaque paiement appartient immédiatement sur le compte de résultat. Ce n'est pas toujours vrai, et obtenir mal peut fausser le bénéfice.

Une fois que vous comprenez bien les dépenses, les états financiers cessent de vous sentir abstraits. Ils deviennent un outil de gestion.

Ce qui compte exactement comme une dépense en comptabilité

Une dépense estCoût utilisé pour générer des recettes pendant une périodeC'est la définition la plus simple et la plus utile.

Si vous aimez les analogies, pensez à une entreprise comme un véhicule. Les revenus sont le kilométrage que vous obtenez. Les dépenses sont le carburant, l'entretien et le soutien nécessaires pour continuer à bouger.

Une entreprise de ressources de Burns. Cela comprend les salaires, le loyer, les services publics, la publicité, et le matériel.

Dépenses par rapport aux coûts par rapport à l'actif

Les gens utilisent souvent ces mots comme s'ils voulaient dire la même chose.

Durée

Signification claire

Exemple

Coût

Montant payé ou engagé

Vous payez pour des chaises de bureau

Dépenses

La partie d'un coût utilisée pendant la période

Location de bureaux pour le mois en cours

Actifs

Quelque chose de valeur pour l'entreprise

Une fourgonnette ou un équipement de livraison

Si vous achetez du papier d'imprimante et l'utilisez dans des opérations normales, qui est habituellement une dépense. Si vous achetez du matériel qui servira l'entreprise sur des périodes futures, qui est généralement un actif d'abord, alors une partie de celui-ci devient dépense au fil du temps par amortissement.

Cette distinction est importante parce que les charges réduisent les bénéfices maintenant. Les actifs sont inscrits au bilan et sont comptabilisés dans le temps selon le poste et le traitement comptable.

Le principe d'appariement en langage clair

La comptabilité essaie de faire correspondre l'effort avec le résultat. Si un coût a aidé à gagner ce mois-ci, il devrait être enregistré dans ce mois, même si l'argent bouge plus tôt ou plus tard.

Cette idée est au cœur decomptabilité d ' exercice. L ' adoption généralisée de la comptabilité d ' exercice en vertu des PCGR, officialisée par le Conseil des normes de comptabilité financière en 1973, exige que la plupart des sociétés enregistrent les dépenses lorsqu ' elles sont engagées et non payées.95 % des plus grandes économies du mondeselonExplication de la comptabilité des charges.

Si les marchandises arrivent en décembre et que vous devez au fournisseur mais payez en janvier, la dépense appartient à décembre selon la comptabilité d'exercice parce que c'est là que l'obligation est née.

Les dépenses répondent à une question pratique : qu'est-ce que cela a coûté pour exploiter et gagner un revenu pendant cette période?

Ce qui compte habituellement comme dépense

Les frais communs d'entreprise comprennent :

• Coûts liés à la paie :salaires, salaires, impôts des employeurs, avantages sociaux
• Frais d'occupation:location, services publics, nettoyage de bureau
• Ventes et commercialisation:annonces, commissions, travaux de conception
• Frais administratifs :les frais de logiciels, d'assurance, juridiques et comptables
• Coûts liés à la production:matières premières et main-d'œuvre directe lorsqu'ils sont liés à des marchandises vendues

La confusion commence généralement quand un paiement fournit des prestations au-delà de la période actuelle. C'est là où la prochaine question entre en jeu.

Comptabilité en espèces et comptabilité d'exercice Comment les charges sont enregistrées

Deux entreprises peuvent acheter la même chose et montrer la dépense différemment selon leur méthode comptable.

Aveccomptabilité de caisse, vous enregistrez la dépense quand l'argent est payé.comptabilité d ' exercice, vous enregistrez la dépense quand elle est engagée ou utilisée.

Prenez une souscription annuelle au logiciel payée en janvier. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, le paiement intégral touche janvier. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, le paiement est généralement réparti entre les mois qui reçoivent la prestation.

Aperçu de la comptabilité d'exercice par rapport à la comptabilité d'exercice

Aspect

Comptabilité de trésorerie

Comptabilité d'exercice

Calendrier

Enregistrements des paiements d'argent

Registres lorsque l'obligation est contractée ou que l'avantage est utilisé

Vue des bénéfices

Peut osciller en fonction des dates de paiement

Mieux aligner les coûts sur les recettes de la période

Simplicité

Plus facile pour les très petites opérations

Plus précis pour les opérations en cours

Exemple

Paiement annuel intégral du logiciel enregistré en janvier

Reconnue pendant la période d'abonnement

Usage courant

Les petites entités peuvent l'utiliser

Requis par les GAAP pour la plupart des entreprises

La base de trésorerie est plus facile à comprendre au début parce qu'elle suit le compte bancaire. Mais elle peut vous induire en erreur. Un paiement annuel important peut faire un mois regarder terrible et les mois suivants semblent artificiellement forts.

C'est pourquoi il est l'approche standard pour la plupart des entreprises sous GAAP.

Si vous voulez passer en revue les règles pratiques de temps, ce guideprincipes de la comptabilité d ' exerciceest un compagnon utile pour les exemples ici.

Pourquoi les nouveaux comptables se font trébucher

L'erreur est généralement l'une de celles-ci:

• Ne suivre que la banque:Cash gauche, donc ce doit être des dépenses maintenant.
• Ignorer les factures impayées :Nous n'avons pas encore payé le vendeur, donc rien à enregistrer.
• Oublier les paiements anticipés :Nous avons payé une fois, alors enregistrez tout ce mois.

Ces habitudes rendent les rapports bruyants et difficiles à faire confiance. Une fois que vous séparez le moment du paiement de la reconnaissance des dépenses, les dossiers deviennent beaucoup plus utiles.

Suppression de vos dépenses BESC vs dépenses de fonctionnement

La plupart des entreprises n'ont pas besoin de plus de données. Elles ont besoin de catégories plus propres.

Une boulangerie est un exemple simple. La farine, le beurre, le sucre, et le travail utilisé pour fabriquer les gâteaux sont étroitement liés au produit vendu. Loyer de magasin, frais de comptabilité, et les annonces de médias sociaux soutiennent l'entreprise, mais ils ne deviennent pas partie du gâteau lui-même.

C'est le cœur deCOGSversusDépenses de fonctionnement.

COGS signifie le coût direct de ce que vous avez vendu

Coût des marchandises venduesouCOGS, comprend les coûts directs de la production des biens ou services vendus . Dans une boulangerie , qui peut inclure des ingrédients et la main-d'oeuvre directe liée à la production .

Si vous vendez un produit, COGS se trouve habituellement à proximité de la ligne de revenus sur l'état des revenus.Bénéfice brut. Cela vous indique si le produit lui-même est prix et produit efficacement.

Frais d'exploitation

Dépenses de fonctionnement, souvent appeléOpEx, couvrent les coûts de gestion de l'entreprise au-delà de la production directe, qui comprennent souvent des fonctions administratives, de vente, de commercialisation et de soutien.

Voici quelques exemples :

• Généralités et administratives:loyer de bureau, salaires administratifs, assurance, frais comptables
• Frais de vente:commissions, publicité, matériel promotionnel
• Fonctions d'appui :abonnements logiciels, fournitures de bureau, salaires de gestion

Pour de nombreuses entreprises, les frais d'exploitation sont là où le profit est lentement réduit. Selon la ressource AIA sur les bases de l'état des revenus, les frais d'exploitation sont souvent la plus grande partie des coûts d'une entreprise, avec des coûts liés aux personnes tels que le travail direct, le travail indirect, les avantages sociaux, et les impôts sur la masse salariale70-75%de ce totaldans cette vue d'ensemble de la comptabilité de l'AIA.

Pourquoi cette division compte pour de vraies décisions

Si le bénéfice brut est sain, mais que le bénéfice d'exploitation est faible, votre produit peut être bon alors que les frais généraux sont trop lourds. Si le bénéfice brut est faible dès le début, l'enjeu peut être le prix, l'achat ou l'efficacité de production.

C'est pourquoi la discipline de catégorie compte.

Pour le contexte,Dépenses de fonctionnement, y compris COGS et SG&A, constituésplus de 90 %Amazon de 0 %177,9B$les charges totales en 2017, et pour de nombreuses entreprises de services,les frais de vente, de vente, de vente, de vente, de vente, etc.seuls peuvent représenter20-30% du total des recettes, selonL'Institut des finances d'entreprise Aperçu des dépenses. Les grandes entreprises suivent attentivement ces catégories parce que les petites erreurs de classification peuvent masquer les problèmes de marge.

Une logique rapide d'état des résultats de boulangerie

Ligne

Exemple de boulangerie

Recettes

Ventes de gâteaux, de pain et de café

Moins COGS

Ingrédients et travail de cuisson direct

Bénéfice brut égal

Bénéfice avant frais généraux

Moins Dépenses de fonctionnement

Loyer, salaires d'administrateur, annonces, logiciels

Égal au bénéfice d'exploitation

Bénéfices provenant des opérations de base

Si vous mélangez COGS et dépenses d'exploitation ensemble, vous perdez de visibilité. Vous pouvez toujours total des dépenses, mais vous ne pouvez pas voir où la rentabilité se décompose.

C'est pourquoi, quelles sont les dépenses en comptabilité, ce n'est pas juste une question de définition. C'est une question de prise de décision.

Un aperçu pratique des comptes de dépenses communs et des entrées de journaux

Un tableau des comptes transforme les idées larges en lignes lisibles. C'est là que les dépenses cessent d'être la théorie et commencent à devenir la comptabilité quotidienne.

Comptes de dépenses communs que vous verrez souvent

La plupart des petites et moyennes entreprises utilisent une version de ces comptes :

• Frais de loyer
• Dépenses des services publics
• Traitements et salaires Frais
• Charges fiscales liées à la paie
• Frais de publicité ou de marketing
• Dépenses de fournitures de bureau
• Frais d'abonnement au logiciel
• Frais d'assurance
• Frais de réparation et d'entretien
• Frais professionnels

Les noms exacts peuvent varier, mais l'objectif est le même. Vous regroupez les coûts similaires ensemble afin que les rapports financiers restent clairs et utiles.

Dans de nombreuses entreprises, la main-d'oeuvre entraîne une grande partie des coûts. La ressource AIA note que les coûts liés aux personnes comme le travail direct, le travail indirect et les impôts salariaux sont généralement responsables de70-75%C'est une raison pour laquelle le codage de la paie mérite des soins supplémentaires.

Entrées de journal simples qui font le clic logique

Danstenue de livres à double entrée, chaque transaction affecte au moins deux comptes. Une saisie de dépenses fait généralement l'une des deux choses suivantes:

• C'estréduit un actif, comme les espèces
• C'estaugmente un passif, tels que les comptes créditeurs

Exemple 1. Paiement du loyer mensuel en espèces

Compte

Débit

Crédit

Frais de loyer

Montant payé

Encaisse

Cela augmente les charges de loyer sur le compte de résultat et diminue l'encaisse au bilan.

Exemple 2. Réception d'une facture d'utilité mais paiement ultérieur

Dépenses des services publics

Montant de la facture

Comptes créditeurs

Cela enregistre les dépenses lorsqu'elles sont engagées, même si l'argent n'a pas encore déménagé.

Exemple 3. Achat de fournitures de bureau avec une carte d'entreprise

Dépenses de fournitures de bureau

montant de l'achat

Carte de crédit à payer

Cela montre pourquoi la reconnaissance des dépenses et le calendrier de paiement sont des idées distinctes.

Raccourci de la comptabilité :Lorsque vous enregistrez une dépense, demandez ce qu'est l'autre côté. Habituellement, il est en espèces, des comptes à payer, ou un passif de carte.

Une courte explication visuelle peut aider si les entrées de journal se sentent encore mécaniques:

Pourquoi les détails sont importants

Si vous déposez tout dans -Dépenses diverses ,- vous perdez la capacité d'analyser les modèles. Rent se comporte différemment de la masse salariale. Le marketing se comporte différemment des réparations.

Les noms de comptes clairs rendent la comptabilité mensuelle plus rapide. Ils rendent également les rapports de gestion plus utiles. Quand un propriétaire demande pourquoi le profit est tombé, une structure de dépenses propre donne une réponse réelle.

Meilleures pratiques de suivi et de contrôle des dépenses d'entreprise

Le contrôle des dépenses n'est pas à propos de devenir bon marché. Il est à propos d'être intentionnelle.

Les entreprises n'ont généralement pas d'ennuis à cause d'un achat spectaculaire. Elles ont des ennuis parce que les petits coûts récurrents s'accumulent, le codage devient incohérent, les coûts partagés ne sont pas correctement répartis, et personne ne passe en revue les chiffres jusqu'à ce que les rapports soient déjà vieux.

Construire un système que les gens peuvent suivre

Tout le monde sait où vont les reçus, qui approuve les factures, quel compte utiliser, et comment les examens de comptabilité mensuelle se produisent.

Les habitudes utiles sont les suivantes :

• Dépenses personnelles et d'affaires distinctes :Les transactions mixtes créent un travail de nettoyage et un risque fiscal.
• Utiliser un plan comptable cohérent :Ne laissez pas cinq personnes coder le même logiciel facture cinq façons différentes.
• Revoir les dépenses mensuelles :Recherchez les tendances, les duplications et les changements inattendus.
• Définir les règles d ' homologation:Surtout pour les abonnements, les factures des entrepreneurs et les remboursements.

Si votre équipe a besoin d'une référence pratique, ce guide surSuivi des dépenses d'entrepriseest un point de départ utile pour construire un processus répétable.

Documenter comment les coûts partagés sont répartis

Les dépenses partagées créent certains des plus gros maux de tête en comptabilité.

Loyer, services publics, plates-formes logicielles, soutien RH et coûts de gestion de bureau peuvent bénéficier à plus d'un département. Si vous ne documentez pas comment vous les divisez, les rapports deviennent incohérents et difficiles à défendre.

SelonAmnis Treasury analyse des catégories comptables des charges, une2023 Enquête de l'AIPCAa trouvé que42 % des petits organismes à but non lucratifLutter contre des méthodes d'allocation cohérentes, et une mauvaise allocation peut gonfler les ratios de frais généraux15-20%. La même source note que les PCGR aux États-Unis exigent des coûts partagés comme les services publics ou les RH pour avoir une méthode d'attribution documentée.

Cette leçon s'applique au-delà des non-profits. Une entreprise à but lucratif a encore besoin d'une base claire pour fractionner les coûts partagés.

Méthodes pratiques d'allocation

Différents coûts appellent une logique différente:

Coûts partagés

Base commune

Location de bureaux

Scènes carrées utilisées par le département

Services publics

Feux carrés ou nombre de têtes

Soutien RH ou administratif

Nombre de têtes ou estimations du temps

Logiciels utilisés par plusieurs équipes

Sièges d'utilisateur ou modèle d'utilisation

La précision parfaite est moins importante que la logique raisonnable appliquée de la même façon au fil du temps.

Examen pour la prise de décisions, pas seulement le respect

Le meilleur examen des dépenses pose des questions telles que :

• Quels sont les coûts qui augmentent plus rapidement que les recettes?
• Quels sont les abonnements encore utilisés?
• Les coûts salariaux sont-ils alignés sur la charge de travail?
• Les coûts directs et indirects sont-ils correctement séparés?

C'est ainsi que le suivi des dépenses devient la gestion, pas seulement la comptabilité.

Booksmate Automatiser la saisie de la facture et de la réception avec

Amazon Le travail manuel des dépenses se décompose généralement dans les mêmes endroits. Quelqu'un oublie de télécharger une facture de ou . Un reçu se trouve dans une boîte de réception pendant des semaines. Un PDF est enregistré avec le mauvais nom du vendeur. Ensuite, la comptabilité mensuelle arrive et l'équipe financière doit poursuivre les documents au lieu d'examiner les résultats.

L'automatisation corrige ce problème à la source.

Booksmate se connecte à des centaines de portails en ligne et de boîtes de réception pour récupérer les factures et les reçus automatiquement. Au lieu de se connecter à , Google, , PayPal, et systèmes similaires un par un, les documents sont collectés en un seul endroit.

Où l'automatisation aide le plus

Les gains les plus importants proviennent généralement du travail de routine que les humains sont mauvais à répéter parfaitement:

• Recherche de portails :Plus besoin de télécharger les factures manuellement à partir de plusieurs sites fournisseurs
• Capture des courriels :Les pièces jointes peuvent être collectées dans des boîtes de réception sans chaînes de renvoi
• Extraction des données:Les détails clés des factures sont extraits dans les dossiers utilisables
• Organisation :Les documents sont placés dans un tableau de bord central au lieu de dossiers dispersés
• Préparation à l'exportation:Les dossiers sont prêts pour le transfert au logiciel de comptabilité

Pourquoi cela est important pour la qualité comptable

La gestion des dépenses n'est pas seulement sur la vitesse. Il est sur la précision et la cohérence.

Lorsque les documents arrivent automatiquement et que les données sont extraites de façon structurée, les comptables passent moins de temps à chasser, à renommer des fichiers et à corriger les erreurs évitables. Cela libère du temps pour le travail qui améliore les rapports financiers, comme l'examen des classifications, la vérification des comptes d'exercices et l'analyse des tendances.

Pour une équipe de finance occupée, ce changement est important. Moins de documents pourchassant. Plus de jugement comptable.

Foire aux questions au sujet des charges comptables

Chaque entreprise paie-t-elle une dépense?

Non. Certains paiements sont destinés àActifs, pas les dépenses immédiates.

Si vous achetez un ordinateur portable pour une utilisation continue, qui peut être enregistré en tant qu'actif d'abord. Si vous payez un service Internet mensuel, qui est généralement une dépense de la période en cours. La question principale est de savoir si le paiement a été utilisé maintenant ou fournira un avantage futur.

Quelle est la différence entre une dépense et CapEx

Dépenses d'investissementouCapEx, est l'argent dépensé sur des actifs à long terme tels que le matériel. Ces coûts sont généralement comptabilisés au fil du temps par amortissement ou amortissement plutôt que dépensés en une seule fois.

Une dépense se rapporte habituellement aux opérations courantes, comme le loyer, les services publics ou la publicité.

Toutes les dépenses sont déductibles de l'impôt

Pas automatiquement.

Le traitement comptable et fiscal sont liés, mais ils ne sont pas identiques. Un coût peut apparaître dans vos livres et nécessite toujours une analyse fiscale séparée. Si un paiement a une utilisation personnelle et commerciale mixte, ou tombe sous une règle fiscale spéciale, votre conseiller fiscal peut ajuster comment il est traité sur la déclaration.

Qu'est-ce qu'une dépense prépayée

Acharges payées d ' avancese produit lorsque vous payez à l'avance pour quelque chose qui profite à des périodes futures.

À la date de paiement, le montant peut d'abord être enregistré comme un actif appelé assurance prépayée. Ensuite, à mesure que le temps passe et que la protection est utilisée, une partie de cet actif est comptabilisée comme une dépense d'assurance.

Pourquoi les catégories de dépenses comptent-elles tant?

Parce que les catégories façonnent l'histoire que vos états financiers racontent.

Si la paie est mélangée avec les coûts de l'entrepreneur, ou si le marketing est enterré dans des dépenses diverses, vos rapports deviennent plus difficiles à faire confiance.

Si vous avez demandé quelles sont les dépenses en comptabilité, la réponse pratique est la suivante : ce sont les coûts qu'une entreprise utilise pour exploiter et générer des revenus, enregistrés dans la période appropriée et dans la bonne catégorie.

Si votre équipe est fatiguée de poursuivre les factures sur les portails et les boîtes de réception,BooksmateIl peut aider à simplifier la partie la plus difficile de la documentation de dépenses. Il récupère automatiquement les factures et les reçus, les organise dans un tableau de bord, et prépare les données pour une comptabilité mensuelle plus lisse.

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