Business Expense Tracking Software für kleine Unternehmen (2026)

Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026

Business-Expense-Tracking-Software zeichnet auf, was Ihr Unternehmen ausgibt, speichert die Quittung oder Rechnung hinter jedem Preis und bringt sie in Ihre Bücher, ohne neu zu tippen. Für ein kleines Unternehmen bedeutet das normalerweise eines von drei Tools: Ihre Buchhaltungssoftware eigene Spesenfunktionen, eine dedizierte Spesen-App oder ein Tool, das die Rechnungen und Quittungen für Sie sammelt.

Dieser Leitfaden richtet sich an Eigentümer, die ihre eigene monatliche Buchhaltung durchführen. Er vergleicht die wichtigsten Optionen mit den am 28. Oktober 2026 überprüften Preisen und deckt das Suchen nach einer einfachen monatlichen Routine ab.

Was Business-Expense-Tracking-Software tut

Jedes Tool in dieser Kategorie erledigt eine Version von vier Jobs:

1. Abfangen.Holen Sie sich die Quittung oder Rechnung in, per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder automatischen Download.
2. Lesen.Ziehen Sie den Lieferanten, das Datum, den Betrag und die Steuern heraus, damit Sie sie nicht eingeben.
3. Kategorisierung.Weisen Sie jeden Preis der richtigen Kostenkategorie zu.
4. Übergeben.Senden Sie die Daten und das Dokument an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Buchhalter.

Der Unterschied zwischen den Tools liegt darin, wo sie starten. Kosten-Apps beginnen mit einem Quittungsfoto. Buchhaltungssoftware beginnt mit Ihrem Bankfeed. Rechnungserfassungstools beginnen damit, die Rechnungen zu finden, die Sie nie als Papier erhalten haben: die PDFs in Ihrem Posteingang und die in Lieferantenportalen.

Business Expense Tracking Software im Vergleich

Die Preise sind in US-Dollar angegeben, wie auf der US-Preisseite jedes Anbieters am 28. Oktober 2026 angegeben. Überprüfen Sie die Seite des Anbieters, bevor Sie kaufen, da sich die Werbeaktionen häufig ändern.

Werkzeug	Typ	Startpreis	Freie Option	Gut für
Welle	Buchhaltungssoftware	Pro $ 19 / Monat oder $ 190 / Jahr	Starterplan $0 (Erhalts-Add-on $8 / Monat oder $72 / Jahr, inkludiert auf Pro)	Einzelne Händler, die einfache Bücher und Quittung an einem Ort erfassen wollen
Xero	Buchhaltungssoftware	Frühe $ 27 / Monat nach einem Einführungsangebot	Kein freier Plan	Eigentümer, die Bankfeeds, Rechnungen und Dokumentenerfassung zusammen wünschen
QuickBooks Online	Buchhaltungssoftware	Einfacher Start $ 38 / Monat	Kostenloser Plan $0/Monat	Besitzer, die bereits QuickBooks verwenden oder deren Buchhalter dies tut
Zoho Kosten	Expense App	Standard $ 4 / Benutzer / Monat ($ 3 jährlich in Rechnung gestellt), mindestens 3-Benutzer	Kostenloser Plan für bis zu 3 Benutzer, mit Quittung OCR	Kleine Teams, die Spesenberichte und Genehmigungen benötigen
Ausgaben	Expense App	Siehe Expensify-Preisseite	Prüfen Sie den Verkäufer	Unternehmen mit Mitarbeitern, die für Karten ausgeben und Ansprüche einreichen
Booksmate	Rechnungs- und Quittungseinziehung	Basic $ 19 / Monat jährlich in Rechnung gestellt	14 Tage kostenlos testen	Besitzer, die jeden Monat Stunden damit verbringen, Lieferantenrechnungen über Posteingänge und Portale hinweg zu jagen
Eine Kalkulationstabelle	Handbuch	$0	Ja	Sehr geringes Volumen, wenn Sie & # 39; über das Speichern von Quittungen diszipliniert sind

Wenn Sie nur eine Handvoll Kosten pro Monat haben, können eine Tabelle und ein Ordner funktionieren.Excel Expense Tracker VorlageEin guter Ausgangspunkt: Sobald du Dutzende von Lieferanten hast, die PDFs und Portalrechnungen versenden, wird das Sammeln zum langsamen Teil.

Welche Art von Werkzeug benötigen Sie?

Wenn das nach Ihnen klingt	Beginnen Sie mit
Die meisten Kosten sind Kartenzahlungen, und Sie verwenden bereits Buchhaltungssoftware	Ihre Buchhaltungssoftware & # 39; Quittungserfassung und Bankfeed
Sie haben Mitarbeiter, die Geld ausgeben und erstattet werden müssen	Eine dedizierte Spesen-App wie Zoho Ausgaben
Die meisten Ihrer Kosten entstehen als PDF-Rechnungen per E-Mail oder von Lieferantenportalen	Ein Rechnungserfassungstool wie Booksmate, das Ihre Buchhaltungssoftware füttert
Sie & # 39; Starten Sie gerade mit sehr wenigen Kosten	Eine Tabellenkalkulation, dann upgraden, wenn es weh tut

Viele kleine Unternehmen haben zwei Tools, die zusammenarbeiten: Buchhaltungssoftware für die Bücher und etwas, das die Dokumente eingibt.

Must-Have-Merkmale

• Empfang und Rechnungserfassung von wo sie tatsächlich ankommen.Telefonfotos für Papierquittungen sowie E-Mail-Posteingänge und Lieferantenportale für PDF-Rechnungen.
• Datenextraktion können Sie überprüfen.Lieferant, Datum, Netto, Steuern und Gesamt lesen Sie für Sie, mit einem Überprüfungsschritt, bevor etwas Ihre Bücher erreicht.
• Kategorien, die Ihrem Kontenplan entsprechen.Ansonsten sortieren Sie alles am Ende neu.
• Ein direkter Export in Ihre Buchhaltungssoftware.Xero, QuickBooks, Wave oder was auch immer Ihr Buchhalter verwendet, mit dem beigefügten Dokument.
• Suche und Speicherung.Sie sollten in der Lage sein, jede Quittung in Sekunden zu finden, wenn Ihr Buchhalter oder das Finanzamt fragt.
• Sicherheit können Sie erklären.Wissen Sie, wo Ihre Daten und Lieferanten-Logins gespeichert sind.

Wie lange zu halten Quittungen und Kostenaufzeichnungen

Ihre Software sollte Dokumente mindestens so lange aufbewahren, wie es die Steuervorschriften erfordern:

• U.S.:Die IRS sagt, dass Sie in der Regel Aufzeichnungen führen, die Ihre Steuererklärung für 3 Jahre nach der Einreichung unterstützen (eine vorzeitig eingereichte Steuererklärung zählt als am Fälligkeitsdatum eingereicht), mit längeren Zeiträumen in bestimmten Fällen (z. B. 6 oder 7 Jahre).
• UK:Wenn Sie selbstständig sind, bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre nach der Einreichungsfrist vom 31. Januar des betreffenden Steuerjahres auf.

Ausgaben, die Sie abziehen können, sind diejenigen, die für Ihr Unternehmen "gewöhnlich und notwendig " sind, also verfolgen Sie Software-Abonnements, Lieferungen, Reisen und Marketing, nicht nur die großen Einkäufe.

Wie man die richtige Software auswählt

1. Listen Sie auf, woher Ihre Kosten kommen.Zählen Sie, wie viele Kartenbelege, per E-Mail gesendete PDFs und Portal-Downloads sind. Der größte Stapel sagt Ihnen, mit welchem Werkzeugtyp Sie beginnen sollen.
2. Überprüfen Sie, ob es sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbindet.Fragen Sie nach einem direkten Export, nicht nach einem CSV, den Sie aufräumen müssen.
3. Zählen Sie die Benutzer ehrlich.Wenn es nur Sie sind, ist die Preisgestaltung pro Benutzer für Spesen-Apps möglicherweise nicht wert.
4. Testen Sie es mit den Kosten des letzten Monats.Verwenden Sie den kostenlosen Plan oder die Testversion für echte Dokumente und sehen Sie, wie viele Sie noch selbst finden oder tippen mussten.
5. Sicherheit überprüfen.Wo werden Dokumente gespeichert und wo wohnen Ihre Lieferanten-Logins?

Eine einfache monatliche Ausgabenroutine

1. Lassen Sie Ihre Tools die Rechnungen und Quittungen des Monats aus Ihrem Posteingang, Ihren Lieferantenportalen und Telefonfotos sammeln.
2. Überprüfen Sie den extrahierten Lieferanten, Datum, Steuern und Gesamtmenge und beheben Sie alles, was falsch aussieht.
3. Passen Sie Dokumente mit Bank- und Kartentransaktionen ab und jagen Sie alles, was noch fehlt.
4. Exportieren Sie in Ihre Buchhaltungssoftware oder senden Sie den Ordner des Monats an Ihren Buchhalter.

Wo Booksmate passt

Booksmate übernimmt den Sammelschritt. Es findet Rechnungen und Quittungen in Ihrem Gmail, Outlook oder IMAP-Posteingang und auf 500+ Lieferanten-Websites und -Portalen und macht Quittungsfotos durch WhatsApp. Es extrahiert den Lieferanten, die Rechnungsnummer, Daten, Steuern, Gesamt- und Zeilenelemente und lässt Sie vor dem Export überprüfen. Es exportiert zu Xero, QuickBooks, sevDesk, DATEV, Lexware Office oder Google Drive oder als ZIP für Ihren Buchhalter.

Es läuft auf Ihrem Computer und Ihre Lieferanten-Logins bleiben auf Ihrem Gerät.Lieferantenrechnungen automatisch herunterladenSehen Sie, wie es gehtRechnungsdaten automatisch extrahieren, oder vergleichenPläne und Preise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste Business Expense Tracking Software für ein kleines Unternehmen?

Es hängt davon ab, woher Ihre Kosten kommen. Wenn die meisten Kartenzahlungen sind, kann die Quittungserfassung Ihrer Buchhaltungssoftware ausreichen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Kosten geltend machen, passt eine Spesen-App wie Zoho Kosten. Wenn die meisten Kosten als PDF-Rechnungen per E-Mail oder von Lieferantenportalen ankommen, spart ein Rechnungserfassungstool wie Booksmate die meiste Zeit.

Gibt es kostenlose Business Expense Tracking Software?

Ja. Zoho Expense hat einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer mit Quittungserfassung, und Wave's Starter-Plan ist kostenlos. Wave's unbegrenzte Quittungserfassung ist ein Add-on für $ 8 / Monat oder $ 72 / Jahr, und es ist im Pro-Plan enthalten. Eine Tabelle ist auch kostenlos, aber Sie erledigen das Sammeln und Tippen selbst.

Welche geschäftsausgaben sollte ich verfolgen.

Verfolgen sie alle kosten, die gewöhnlich und notwendig für ihr unternehmen sind: software-abonnements, vorräte, reise, marketing, telefon und internet und berufsgebühren. halten sie die rechnung oder den beleg für jeden einzelnen und zeigen sie den betrag, das datum, den ort und was es war.

Wie lange ich Geschäftsquittungen aufbewahren sollte?

In den Vereinigten Staaten sagt die IRS, dass sie in der Regel Aufzeichnungen für 3 Jahre nach der Einreichung der Steuererklärung und in einigen Fällen länger aufbewahren müssen. in Großbritannien müssen Selbstständige Aufzeichnungen für mindestens 5 Jahre nach der Einreichungsfrist am 31. Januar für dieses Steuerjahr aufbewahren.

Brauche ich Kostensoftware, wenn ich bereits Buchhaltungssoftware verwende?

Nicht immer. Xero, QuickBooks und Wave können Quittungen erfassen. Wo sie zu kurz kommen, ist das Sammeln von PDF-Rechnungen von E-Mail- und Lieferantenportalen, was der Teil ist, der die Besitzer jeden Monat am meisten Zeit in Anspruch nimmt.