Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit Mitarbeitenden haben, die Firmenkreditkarten nutzen, kennen Sie das Problem. Ihr Team tätigt Einkäufe, tankt, kauft Material ein, geht essen und Sie bleiben mit der mühsamen Aufgabe zurück, Belege zu sammeln und zu verarbeiten.

So läuft es in den meisten Unternehmen tatsächlich ab:

• Mitarbeitende mailen Ihnen Belegfotos (wenn sie daran denken).

• Sie durchsuchen E-Mail-Postfächer nach den fehlenden Belegen.

• Sie tippen Lieferantennamen, Daten und Beträge manuell in eine Tabelle ein (aber mit der App können Sie stattdessen Belege ganz einfach scannen).

• Sie jagen Mitarbeitenden hinterher wegen Belegen, die sie vergessen haben einzureichen.

• Sie übertragen Daten in Ihre Buchhaltungssoftware (Xero, QuickBooks, Wave).

• Sie wiederholen das jeden einzelnen Monat und haben es mit unzähligen Belegen verschiedener Anbieter zu tun.

Ergebnis: 4–17 Stunden pro Monat mit der Bearbeitung Ihrer Belege verschwendet. Fehler häufen sich. Duplikate rutschen durch. Geld wird falsch zugeordnet.

Eine Buchhalterin, die 6 Mitarbeitende mit 50.000 $/Monat an Ausgaben betreut, sagte uns: "Jeden Monat verbringe ich buchstäblich TAGE damit, ihre Ausgaben zu organisieren, zu scannen und in eine Tabellenkalkulation einzugeben. Der Großteil davon sind Gemeinkosten. Ich suche nach einer App, die unsere Manager nutzen können, um Belege präzise zu scannen und meine Arbeitsbelastung mit den besten Funktionen zum Scannen von Belegen zu verringern."

Das ist Ihre Realität. Eine App zum Scannen von Belegen ist kein nettes Extra – sie ist eine Notwendigkeit.