Rechnungen automatisch von Webportalen und per E-Mail herunterladen
Einmal eingerichtet, läuft die Rechnungserfassung im Hintergrund ohne ständige Kontrollen oder Nachfragen.
Das manuelle Herunterladen von Rechnungen kostet Zeit und bricht jedes Mal, wenn sich ein Portal ändert.
Wenn Sie sich bei Dutzenden von Tools anmelden, nach Rechnungen suchen oder defekte Verbindungen reparieren, liegt das Problem nicht an Ihrem Workflow. Die Rechnungserfassung war nie dafür ausgelegt, manuell zu skalieren.
Booksmate ermöglicht es Ihnen, Rechnungen automatisch herunterzuladen aus Webportalen und E-Mails als Teil eines zentralisierten Systems zur Rechnungserfassung, wobei die Rechnungen für den Export in Ihre Buchhaltungssoftware vorbereitet werden.
Dies sind echte Portale, die Booksmate aktiv pflegt, um sicherzustellen, dass Rechnungen weiterhin heruntergeladen werden können, wenn sich die Websites der Anbieter ändern.
Booksmate unterstützt den automatischen Download von Rechnungen von über 500 Business-Plattformen. Diese Portale werden aktiv gepflegt, sodass Rechnungen auch dann weiterhin heruntergeladen werden, wenn Anbieter ihre Websites ändern.
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Anders als einfache Tools zur Rechnungsautomatisierung, die unbemerkt ausfallen, ist Booksmate darauf ausgelegt, Rechnungsdownloads zuverlässig am Laufen zu halten – ganz ohne ständige manuelle Kontrollen.
Was „Rechnungen automatisch herunterladen“ eigentlich bedeutet
Das automatische Herunterladen von Rechnungen bedeutet, dass Rechnungen ohne wiederholte manuelle Arbeit für Sie gesammelt werden.
Anstatt sich bei jedem Anbieterportal anzumelden, nach Dokumenten zu suchen und Dateien einzeln zu speichern, verbindet sich Booksmate einmal und ruft Rechnungen weiterhin ab, sobald sie verfügbar sind.
Rechnungen werden gesammelt von:
Online-Anbieterportalen
E-Mail-Postfächern
SaaS-Tools und Abonnements
Versorgungs-, Telekommunikations- und Cloud-Anbietern
Nach der Einrichtung läuft die Rechnungserfassung kontinuierlich, ohne dass Sie Dashboards überprüfen oder fehlerhafte Workflows beheben müssen.
Unterstützte Portale und Dienste
Booksmate unterstützt den Rechnungsdownload von einer großen Bandbreite häufig genutzter Plattformen und Dienste.
Beispiele sind Amazon, Google Cloud, Adobe, Stripe, Cloudflare, Uber, LinkedIn, Canva, Notion DigitalOcean und viele, viele mehr.
Neue Portale werden aktiv überwacht und gepflegt, damit das Abrufen von Rechnungen weiterhin funktioniert, selbst wenn sich die Websites der Anbieter ändern.
Warum manuelle Rechnungsdownloads im großen Maßstab scheitern
Manuelle Rechnungsdownloads funktionieren, wenn Sie nur eine Handvoll Lieferanten haben. Sie scheitern, sobald die Anzahl wächst.
Häufige Probleme, auf die Teams stoßen:
Lieferantenportale ändern ihr Layout und zerstören gespeicherte Arbeitsabläufe
Rechnungen kommen verspätet an oder werden ganz übersehen
Teammitglieder vergessen, Dokumente herunterzuladen
Die Buchhaltung wird von Erinnerungen und Nachfassaktionen abhängig
An diesem Punkt liegt das Problem nicht an der Disziplin. Es ist der Prozess selbst.
Wie Booksmate Rechnungen automatisch herunterlädt
Booksmate automatisiert das Herunterladen von Rechnungen, indem es sich direkt mit den Quellen verbindet, in denen Rechnungen bereits vorhanden sind.
Sie verbinden Ihre Webportale und Ihr E-Mail-Postfach einmal. Von da an überwacht Booksmate diese Quellen, erkennt neue Rechnungen, lädt sie herunter und extrahiert die relevanten Daten.
Es ist nicht nötig, Verbindungen jede Woche neu zu konfigurieren oder manuell einzugreifen, wenn sich etwas ändert. Portale werden aktiv gepflegt, sodass die Rechnungserfassung ohne Aufsicht weiterläuft.
Was Booksmate von einfachen Automatisierungstools unterscheidet
Viele Tools versprechen den automatischen Download von Rechnungen, basieren jedoch auf instabilen Verbindungen, die unbemerkt abbrechen.
Booksmate setzt auf Zuverlässigkeit statt auf die reine Anzahl von Verbindungen. Anstelle von Tausenden von schlecht gepflegten Integrationen werden die Portale aktiv überwacht und gepflegt, sodass Rechnungen auch tatsächlich abgerufen werden.
Dies reduziert:
Fehlgeschlagene Downloads
Fehlende Dokumente
Manuelle Korrekturen
Zeitaufwand für die Überprüfung, ob die Automatisierung noch funktioniert
Aus diesem Grund wechseln viele Teams von Tools wie GetMyInvoices, wenn die Automatisierung unbemerkt nicht mehr funktioniert.
Für wen das gedacht ist
Das automatische Herunterladen von Rechnungen ist besonders wertvoll für:
Unternehmen, die viele SaaS-Tools verwenden
Agenturen, die Rechnungen für verschiedene Kunden verwalten
Finanzteams, die wiederkehrende Abonnements bearbeiten
Gründer:innen, die möchten, dass die Buchhaltung im Hintergrund unauffällig läuft
Wenn Rechnungen in Ihrem Monatsalltag regelmäßig anfallen, macht sich Automatisierung schnell bezahlt.
Bezug zu Buchhaltung und Export
Automatisch heruntergeladene Rechnungen werden an einem Ort gespeichert und für den Export in Ihre Buchhaltungssoftware oder an Ihren Steuerberater vorbereitet.
Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Dateien manuell weiterzuleiten oder am Monatsende fehlende Dokumente nachzuverfolgen.
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