Comment suivre les dépenses de votre entreprise : un système fiable

La plupart des conseils sur la façon de suivre les dépenses des entreprises commencent trop tard. Il commence par les catégories, les déductions fiscales ou le rapprochement.

Le premier problème est queobtenir les documentsStripe Amazon . Si les factures vivent à travers les pages de facturation, les pages de Google, Microsoft, PayPal, SaaS et les boîtes de réception dispersées, vos livres sont déjà incomplets avant que quelqu'un n'assigne une catégorie. Un système de dépenses propre commence en amont, à la capture de documents, puis passe par l'organisation, la réconciliation et la déclaration.

Table des matières

• Mise en place de la Fondation pour le suivi des dépensesTraitement du suivi des dépenses comme un système
• Définir les règles de base avant le début des dépenses
• Résoudre la collection de documents PuzzlePourquoi la plupart des systèmes de dépenses s'interrompent avant le début de la comptabilité
• À quoi ressemble un flux de collecte utilisable
• Organisation des données pour la clarté et la conformitéCréation de catégories qui aident à la fois la comptabilité et les impôts
• Un simple plan comptable
• La réconciliation fondamentale et la réconciliation des boucles de rapportsLa réconciliation est le contrôle de la qualité
• Que revoir chaque mois
• Automatiser les flux de travail et intégrer les systèmesConnect collection classification et exportation
• Qu'automatiser d'abord
• Mesurer le succès et éviter les pièges communsMéthodes qui montrent si le système fonctionne
• Erreurs qui brisent discrètement le suivi des dépenses

Mise en place de la Fondation pour le suivi des dépenses

Traiter le suivi des dépenses comme un système

Si vous voulez une méthode qui survit à la croissance, les changements de personnel, et la saison fiscale, traitez le suivi des dépenses comme unsystème, pas une habitude. Une habitude dépend de la mémoire et de la discipline. Un système dépend des règles, de la structure et d'un flux de travail répétable.

L'établissement d'une politique de dépenses claire sert de modèle, tout en établissant des comptes bancaires et des cartes de crédit dédiés constitue la base essentielle. Si ces composantes de base sont faibles, votre système de suivi financier entier deviendra instable plus tard.

Un flux de travail techniquement solide commence parfinances séparées des affaires et des finances personnelles, puis l'enregistrement de chaque transaction avec la date, le fournisseur, le montant, la catégorie et le but, l'ajout de reçus et le rapprochement sur une cadence fixe.Del Real Taxe sur le suivi des dépenses d'entreprise.

Règle pratique:Si une transaction peut être retracée au bon compte, au bon document et à la bonne fin d'affaires, elle est retracée au complet.

Même un opérateur seul a besoin d'une simple politique de dépenses. Il n'a pas besoin de langage juridique. Il a besoin de clarté.

Votre politique devrait répondre à ces questions :

• Ce qui compte comme dépense d'entreprise :Définir les dépenses ordinaires récurrentes comme les logiciels, les paiements aux entrepreneurs, les fournitures de bureau, les voyages liés au travail et les frais de plateforme.
• Qui peut dépenser :Dans une entreprise individuelle, c'est facile. Dans une équipe, décider qui peut acheter directement, qui a besoin d'approbation et ce qui devrait passer par l'approvisionnement.
• Quelle documentation est requise:À tout le moins, conservez le reçu ou la facture plus la date, le fournisseur, le montant et la raison pour laquelle l'achat était pour l'entreprise.
• Où vivent les dossiers :Choisissez un emplacement de stockage et collez-y. Don't diviser les enregistrements entre les boîtes de réception, les téléphones, les ordinateurs de bureau et les fils de chat.

Ce qui fonctionne est une règle vague comme les reçus d'enregistrement de "quot; qui crée des travaux de nettoyage lors de la comptabilité mensuelle, et les travaux de nettoyage sont là où les détails disparaissent.

Si vous décidez toujours entre une méthode de tableur et un outil dédié, ce guidetracker des dépenses des petites entreprises de ReceiptGenest une référence utile pour comparer les options pratiques.

Résoudre le puzzle de la collection de documents

La plupart des articles sur la façon de garder une trace des dépenses d'affaires supposent que vous avez déjà le reçu.

Pour de nombreuses entreprises, la partie la plus difficile est de coder une charge sur des logiciels, de la publicité, ou des fournitures de bureau. It's collecte la facture du portail où le vendeur l'a caché. Le travail se produit avant la tenue de livres. Quelqu'un doit se connecter au compte du vendeur, trouver l'historique de facturation, télécharger le fichier, le renommer, le stocker, puis le correspondre aux frais de carte.

Pourquoi la plupart des systèmes de dépenses s'interrompent avant le début de la comptabilité

Ce problème s'aggrave lorsque les dépenses passent aux fournisseurs numériques.la collecte des reçus et des factures en premier lieulorsque les dépenses se produisent sur des dizaines de portails et de boîtes de réception des fournisseurs.Brex sur le suivi des dépenses d'entreprisenote que la plupart des guides traitent rarement du goulot d'étranglement opérationnel du téléchargement manuel de portail pour SaaS, les marchés, les plateformes publicitaires et les outils de paiement.

La collecte manuelle échoue de manière prévisible :

• Les factures restent dans les portails :La charge apparaît sur la carte, mais le document source n'arrive jamais à la comptabilité.
• Les boîtes de réception deviennent des systèmes de dépôt :Les équipes de finance recherchent les anciens courriels au lieu de travailler à partir d'un dossier central.
• Le papier et les disques numériques se mélangent :Certains reçus sont scannés, certains sont photographiés, d'autres sont perdus.
• La comptabilité mensuelle se transforme en poursuite :Quelqu'un doit demander aux employés ou aux clients de renvoyer ce qui aurait dû être capturé au début.

Ce n'est pas juste ennuyeux, il affaiblit la piste de vérification et ralentit chaque étape en aval.

Le grand livre le plus propre au monde a gagné et n'a pas aidé si les documents sources ne le font jamais entrer dans le système.

Un processus de collecte moderne devrait permettre d'extraire les documents de trois endroits en un seul dépôt :

• Portails des fournisseurstels que les comptes de commerce électronique, les plateformes publicitaires, les fournisseurs de paiement et les pages de facturation de logiciels.
• Boîtes de réception des courrielsoù les fournisseurs envoient des factures, des reçus et des confirmations de paiement.
• Recettes physiquesque les employés scannent ou photographient le jour de l'achat.

Une fois que ces sources alimentent un point d'admission unique, la catégorisation devient plus facile parce que les éléments de preuve à l'appui arrivent dans le contexte de la transaction.

Une configuration pratique comprend souvent ces commandes :

Recouvrement

Que normaliser

Ce qui se passe habituellement mal

Portails des fournisseurs

Télécharger l'horaire ou la récupération automatisée

Factures manquantes de fournisseurs récurrents

Factures par courrier électronique

Boîte de réception de financement partagée ou boîte aux lettres surveillée

Documents piégés dans des boîtes de réception personnelles

Recettes physiques

Règle du scan du même jour

Papier faded et contexte perdu

Stockage central

Nom et indexation uniformes

Fichiers répartis entre les dossiers et les périphériques

Si vous êtes toujours en lutte avec l'étalement de la réception, cet article sur le choix d'unapp organisateur de réceptionest une prochaine lecture utile parce qu'elle se concentre sur l'obtention de documents sous contrôle avant que les livres ne se gâtent.

Les processus de téléchargement manuel peuvent fonctionner pour une très petite liste de fournisseurs. Ils rompent une fois l'entreprise fonctionne sur de nombreux abonnements, marchés, et outils de paiement. À ce moment, le goulot d'étranglement est't connaissances comptables. It's document acquisition discipline.

Organisation des données pour la clarté et la conformité

Une fois les documents arrivés de façon fiable, le prochain travail consiste à transformer les fichiers bruts en données comptables utilisables. À ce stade, de nombreuses équipes surconstruisent ou restent trop lâches.

Vous n'avez pas besoin d'un plan de comptes compliqué. Vous avez besoin d'un qui n'est pas uncohérente, facile à examiner, et assez détaillé pour expliquer sur quoi l'entreprise dépense de l'argent.

Créer des catégories qui aident à la fois la comptabilité et les impôts

Une raison fondamentale pour suivre les dépenses des entreprises est que les systèmes fiscaux en généralprofit, non revenu brut. Pour les déclarants américains indépendants, l'annexe C de l'IRS exige la déclaration du revenu d'entreprise, des dépenses d'entreprise et des profits ou pertes nets.Guide de suivi des dépenses d'entreprise de Stride Health'.

Ce dernier champ,objet commercial, c'est là où les dossiers faibles se séparent souvent. "Logiciel abonnement " est une catégorie. "L'outil de gestion de projet pour l'équipe de livraison des clients " est une fin d'affaires. L'un vous dit ce qui a été acheté. L'autre explique pourquoi l'entreprise a payé pour elle.

Enregistrer suffisamment de détails pour que quelqu'un en dehors de votre entreprise puisse comprendre l'achat sans vous poser une question de suivi.

Les sous-catégories granulaires sont utiles pour le contrôle. Le bon niveau dépend de la question de savoir si le détail supplémentaire modifie les décisions.

Utiliser des étiquettes plus larges lorsque:

• Les dépenses sont de faible volume :Vous avez besoin de cinq comptes de fournitures de bureau distincts.
• Le traitement fiscal est similaire :Le regroupement de coûts d'exploitation similaires permet de lire les rapports.
• Les gestionnaires ont gagné et n° 39; n'agissez pas avec plus de détails:Les catégories supplémentaires créent des encombrements si personne ne les revoit.

Utilisez plus de détails lorsque:

• Une catégorie est à l'origine des décisions budgétaires :Le marketing mérite souvent des lignes séparées pour les annonces payantes, les logiciels, les freelances et les événements.
• Les fournisseurs sont nombreux et récurrents :Les entreprises qui ont besoin d'abonnement ont besoin d'une visibilité dans l'expansion des logiciels.
• Questions relatives à l'établissement de rapports sur les projets:Le travail des clients, les départements ou les centres de coûts peuvent nécessiter un suivi plus fin.

Pour les équipes qui utilisent encore des feuilles de calcul avant de passer à un système plus complet,Guide du modèle de suivi des dépenses Excelpeut aider à normaliser les champs et les catégories.

Voici un point de départ pratique pour une petite ou moyenne entreprise.

Catégories de dépenses du Plan comptable type

Catégorie

Désignation des marchandises

Exemples

Coût des marchandises vendues

Coûts directs liés à la fourniture de produits ou de services

Matériaux, production sous-traitée, travail direct lié à la livraison

Tableau de paie et entrepreneurs

Paiements au personnel et aux contributeurs externes

Salaires, conception indépendante, soutien à la comptabilité

Logiciels et abonnements

Outils numériques récurrents utilisés pour gérer l'entreprise

Outils de projet, plateformes de messagerie, logiciel de conception

Commercialisation et publicité

Dépenses destinées à générer la demande

Annonces payantes, commandites, services créatifs

Voyages et repas

Voyages et repas d'affaires liés au travail

Tarifs aériens, hôtels, repas à la clientèle avec un but documenté

Bureau et opérations

Frais généraux de fonctionnement

Fournitures, frais d'expédition, frais de coworking, internet

Services professionnels

Appui extérieur spécialisé

Droit, préparation fiscale, conseil

Frais bancaires et de traitement

Charges liées aux opérations financières

Frais de commerce, frais de câblage, frais de traitement des cartes

Ce qui ne fonctionne pas, c'est un codage vague comme "divers" pour les dépenses répétées. Si une dépense apparaît régulièrement, elle mérite une maison. Les coûts non classés ne sont pas une catégorie. Ils' sont un signal que votre structure a besoin de travail.

La boucle de réconciliation et de rapport

Le rapprochement est l'endroit où le suivi des dépenses devient comptable. D'ici là, vous avez une liste.

La conciliation est le contrôle de la qualité

Le principal obstacle opérationnel au suivi des dépenses estretard. Lorsque les dépenses sont inscrites jours ou semaines plus tard, elles sont plus susceptibles d'être mal classées ou de manquer de reçus.Productive sur le suivi des dépenses du projetmet l'accent sur la capture en temps réel et des examens hebdomadaires ou mensuels réguliers pour attraper des problèmes avant la fermeture de la période.

I've vu le même modèle à plusieurs reprises. La transaction elle-même est rarement le mystère. La pièce manquante est le contexte. Une charge de carte à un vendeur est facile à importer. Savoir si elle appartient à un logiciel, marketing, ou client remboursable dépense devient plus difficile une fois le temps passé.

C'est pourquoi le rapprochement devrait être traité comme une tâche officielle et non comme un examen occasionnel des flux bancaires.

Une revue mensuelle solide pose quatre questions très claires :

• Chaque transaction bancaire et par carte a-t-elle été intégrée au grand livre ?
• Chaque transaction a-t-elle un support joint ou autrement documenté?
• A-t-elle été codée selon la bonne catégorie et la bonne période?
• Des doublons, des inversions ou des charges inhabituelles doivent-ils être suivis?

Contrôle du contrôleur :Si vous attendez la saison fiscale pour vous réconcilier, vous n'êtes pas en train de suivre les dépenses.

Une liste de vérification mensuelle utile du rapprochement ressemble à ceci :

• Tirer les déclarationspour chaque compte bancaire d'entreprise et carte de crédit.
• Correspondance des transactions importéesen fonction de votre journal des dépenses ou de votre système comptable.
• Drapeau non assortiIl s'agit généralement de documents manquants, de problèmes de calendrier ou d'erreurs d'affichage.
• Réexamen des duplicatades entrées manuelles et des importations d'aliments pour animaux dans les banques.
• Vérifiez les fournisseurs importants ou inhabituelspour erreur de codage ou dépense non autorisée.
• Confirmer les abonnements récurrentsIl appartient toujours aux livres.
• Verrouillez la périodeune fois les corrections terminées.

Après cela, le rapport devient simple. Deux rapports comptent d'abord :

• État des profits et pertes :Cela montre si les niveaux de dépenses ont un sens par rapport aux revenus et aux besoins de fonctionnement.
• Rapport sur les dépenses par catégorie :Cela montre où va l'argent comptant et si les modèles changent.

Si vous voulez une rapide visite visuelle des bases de réconciliation, cette vidéo est un rafraîchissement utile avant de construire votre liste de contrôle pour la comptabilité mensuelle:

Si les livres sont et n° 39;t rapprochés, les rapports de catégorie se transforment en opinions. Une fois rapprochés, ils deviennent des outils de gestion.

Automatiser les flux de travail et les systèmes d'intégration

Le contrôle moderne des dépenses est et n'est pas une caractéristique.

Les configurations les plus fortes relient la collecte de documents, l'extraction de données, le codage, l'approbation, l'exportation et le rapprochement en un seul flux d'exploitation.

Connecter la classification et l'exportation des collections

Le suivi des dépenses est passé d'une tâche manuelle de tenue de livres à une tâche manuelle.processus de contrôle axé sur les données. Orientations résumées parTMetric' glossaire de suivi des dépenses d'entrepriseLa valeur de l'automatisation est le contrôle. Les entreprises peuvent détecter les habitudes de dépenses, les dépassements budgétaires ponctuels, identifier les dépenses non autorisées, surveiller le fluctuation de l'abonnement et comparer les coûts du projet aux recettes.

Une pile automatisée pratique fonctionne souvent comme ceci:

• Couche de collecte:Les documents entrent dans les boîtes de réception, les portails des fournisseurs et les scans.
• Couche de traitement:Le système extrait la date, le fournisseur, le montant et d'autres champs, puis fait le trajet des articles à examiner.
• Couche d ' homologation:Un comptable, un comptable ou un gestionnaire confirme le codage et les exceptions.
• Couche comptable:Xero QuickBooks Les documents approuvés exportent dans --0, -1, ou un autre système de registre.
• Couche de déclaration :Les données combinées alimentent P&L et l'analyse des dépenses.

Booksmate Un outil axé sur les documents s'adapte différemment d'une application de dépenses standard. -0, par exemple, se connecte aux portails des fournisseurs et aux boîtes de réception pour récupérer les factures et les reçus, extrait les données clés de la facture, organise les fichiers dans un tableau de bord, et les prépare pour l'exportation vers un logiciel de comptabilité.automatisation de la comptabilitécouvre les cas où l'automatisation supprime le travail manuel.

Don't automatiser tout à la fois. Commencez là où les gens répètent la même tâche mécanique.

Les meilleures premières cibles sont généralement:

Flux de travail

Automatisez-le quand

Gardez-le manuel lorsque

Récupération des factures du portail

Les fournisseurs sont nombreux et récurrents

Le nombre de fournisseurs est très faible

Capture des documents de la boîte de réception

Les factures ont frappé plusieurs boîtes aux lettres

Une boîte aux lettres partagée fonctionne déjà correctement

Extraction sur le terrain

Retyper le fournisseur, la date et le montant

Le volume est faible et le temps d'examen est insignifiant

Exportations vers la comptabilité

Les données sont entrées deux fois dans des systèmes distincts.

Les livres sont conservés dans un simple tableur

L'automatisation devrait supprimer la manipulation, et non supprimer la responsabilité. Quelqu'un doit encore examiner les exceptions, maintenir les catégories et confirmer que les données exportées atterrissent correctement.

Mesurer le succès et éviter les pièges communs

Un bon système de dépenses devrait devenir ennuyeux. Les documents arrivent à temps, le codage reste cohérent, la réconciliation se ferme proprement, et personne n'a à chasser dans les boîtes de réception lors de la comptabilité mensuelle.

Si c'est le cas, le problème est habituellement le problème, et l'effort, et le processus manque de normes mesurables.

Les mesures qui montrent si le système fonctionne

Suivez une courte liste de mesures opérationnelles chaque mois :

• Temps de fermeture mensuelle des livres:Si vous êtes proche, examinez en amont les documents manquants et les transactions non réglées.
• Part des dépenses avec l'aide ci-jointe:Les fichiers manquants indiquent des lacunes dans la collecte.
• Nombre de transactions non classées :Ceci montre si votre plan comptable est utilisable dans la pratique.
• Ouvrir les exceptions lors de la comptabilité mensuelle :Les articles qui attendent les reçus, les approbations ou les décisions de codage devraient être visibles.
• Répéter les articles de nettoyage du fournisseur :Si les mêmes fournisseurs causent toujours des problèmes, le processus de collecte est faible.

Vous n'avez pas besoin de tableaux de bord compliqués. Une simple carte de pointage interne suffit si quelqu'un l'examine et agit dessus.

Un processus de dépenses fiable dépend des travaux de nettoyage héroïques à la fin du mois.

Ce sont les points d'échec que je vois le plus souvent:

• Fonds de raccordement :Les dépenses personnelles et les dépenses d'entreprise dans le même compte créent un nettoyage évitable et affaiblissent la piste de vérification.
• Descriptions de vagues:Des notes comme "meeting" ou "supplies" don' t expliquent le but de l'entreprise.
• Compilation des reçus:Le contexte des bandes de saisie différées est lié à des dépenses par ailleurs valides.
• Surutilisation de diverses catégories:L'utilisation répétée signifie généralement que le plan comptable est mal conçu.
• Réconciliation irrégulière :Les erreurs restent intactes jusqu'à ce qu'elles deviennent plus difficiles à se détendre.
• Aucun propriétaire pour la collecte des documents:Tout le monde suppose que quelqu'un a téléchargé la facture.

Si vous corrigez ces six problèmes, le reste du système devient plus facile. Le suivi des dépenses cesse d'être un brouillage récurrent et devient une partie du contrôle financier normal.

Comment garder une trace des dépenses d'entreprise

Comment suivre les dépenses d'entreprise : séparer l'argent, recueillir le document, le coder, puis se rapprocher sur un calendrier.

1. Utilisez un compte bancaire d'affaires et une carte de visite.
2. Écrire une politique courte : ce qui compte, qui peut dépenser, quelle preuve est requise, et où les fichiers vivent.
3. Recueillir la facture ou le reçu du portail du vendeur, de la boîte de réception ou d'une photo de papier du même jour.
4. Consigner la date, le vendeur, le montant, la catégorie et l'objet de l'entreprise, et joindre le dossier.
5. Reconcile le compte sur une cadence mensuelle. Enregistrez des volumes plus petits chaque semaine si vous êtes toujours sur un tableur.
6. Examiner les profits et les pertes et les dépenses par catégorie seulement après la période liée à la banque.

Une ligne de relevé de carte sans le document du vendeur n'est pas un dossier de dépenses terminé.

FAQ: comment garder une trace des dépenses d'affaires

De quels documents ai-je besoin pour une dépense d'affaires?

Conservez le reçu ou la facture plus la date, le fournisseur, le montant et la raison d'affaires. Une ligne de banque ou de carte indique le paiement. Il ne remplace pas le document du vendeur.

Combien de fois dois-je mettre à jour les dépenses d'entreprise?

Enregistrez-vous assez souvent pour que vous vous souveniez encore du but, tous les jours ou toutes les semaines pour un petit volume, et réconciliez chaque mois. L'attente de la saison fiscale est la façon dont les reçus perdent leur contexte.

Un tableur est-il suffisant pour suivre les dépenses d'entreprise?

Un tableur structuré peut suffire lorsque vous avez moins de 30 transactions par mois et que vous joignez toujours le reçu. Passez au logiciel de comptabilité lorsque le volume, le personnel ou la vérification ont besoin de dépasser la feuille. Le tableur ne recueille pas les factures de portail pour vous.

Et si la facture n'est qu'à l'intérieur d'un portail de fournisseurs ?

Amazon Téléchargez-le à partir de l'historique de facturation de ce fournisseur, nommez le fichier, et conservez-le avec les autres dépenses avant de coder la charge. Les comptes d'annonces et les portails SaaS sont une lacune courante parce que la charge de carte arrive et que le PDF reste sur le site. Traitez le téléchargement de portail comme faisant partie du suivi des dépenses, et non comme administrateur optionnel.

Puis-je suivre les dépenses si je mélange les dépenses personnelles et les dépenses d'affaires?

Vous pouvez, mais le nettoyage est plus lent et la piste de vérification est plus faible. Les comptes séparés sont la fondation. Si un achat mixte s'est déjà produit, notez la partie affaires sur le reçu et gardez la partie personnelle hors de la catégorie affaires.

Si votre équipe passe trop de temps à chercher des factures sur des portails et des boîtes de réception,BooksmateIl se concentre sur la collecte des documents du suivi des dépenses en cherchant les factures et les reçus des portails et des courriels en ligne, en extrayant les données clés, en organisant les fichiers et en les préparant à l'exportation dans votre flux de travail comptable.