Invoice Data Extraction Software: So wählen Sie 2026
Wie man Rechnungsdatenextraktionssoftware als kleines Unternehmen auswählt: die zu testenden Felder, die realen Preise, die im Oktober 2026 überprüft werden, und wie man Rechnungen zuerst sammelt.
Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026
Rechnungsdaten-Extraktionssoftware liest eine Rechnung, PDF oder Foto und verwandelt sie in strukturierte Daten: den Lieferanten, Rechnungsnummer, Daten, Nettobetrag, Steuern, Gesamtbetrag, Währung und idealerweise jeden Posten. Diese Daten gehen dann in Ihre Buchhaltungssoftware ein, also geben Sie sie nicht von Hand ein.
Wenn Sie Ihre eigene monatliche Buchhaltung durchführen, zeigt dieser Leitfaden, was Sie testen müssen, was diese Tools bei kleinen Unternehmen kosten (Preise überprüft am 28. Oktober 2026) und warum es so wichtig ist, die Rechnungen überhaupt zu bekommen, wie sie zu lesen.
Was Rechnungsdaten-Extraktionssoftware tut
Die meisten Tools folgen den gleichen Schritten:
- Abfangen.Sie laden, senden oder leiten eine Rechnung weiter, oder das Tool holt sie für Sie ab.
- Lesen.OCR verwandelt das Bild oder PDF in Text.
- Verstehen.Die Software ermittelt, welche Zahl die Gesamtsumme ist, welche Steuer und welches Datum das Fälligkeitsdatum ist.
- Kontrolle.Sie überprüfen die Felder, insbesondere bei neuen Lieferanten.
- Ausfuhr.Die Daten und das PDF gehen zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem Ordner.
OCR vs. Rechnungsdatenextraktion
OCR verwandelt nur ein Bild in eine Sprache. Die Datenextraktion geht noch einen Schritt weiter und etikettiert diese Sprache, so dass "1.240.00" zur Rechnungssumme und "MwSt. 20%" zur Steuerlinie wird. Wenn Leute nach "Rechnungs-OCR-Software suchen" sie wollen normalerweise eine Extraktion.
Die zu extrahierenden Felder
| Gruppe | Felder | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Kopfzeile | Name des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum | Abgleich, Doppelprüfungen, pünktliche Zahlung |
| Summen | Nettobetrag, Steuerbetrag und -satz, insgesamt, Währung | Korrekte Steuererklärungen und Bankmatching |
| Streckenpositionen | Beschreibung, Menge, Stückpreis, Körperschaftsteuer | Aufteilung einer Rechnung auf Kostenkategorien |
| Angaben zum Lieferanten | MwSt.- oder Steuer-ID, Anschrift | Tax Compliance, insbesondere in der EU |
Wenn ein Werkzeug nur das totale Recht bekommt, machst du immer noch die Hälfte der Arbeit selbst.
Invoice Data Extraction Tools im Vergleich
Die Preise sind in US-Dollar angegeben, wie auf der Preisseite jedes Anbieters am 28. Oktober 2026 angegeben.
| Werkzeug | gebaut für | Startpreis | Freie Option |
|---|---|---|---|
| Booksmate | Kleine Unternehmen, die auch Rechnungen aus Posteingängen und Lieferantenportalen benötigen | Basic $ 19 / Monat jährlich in Rechnung gestellt (600 Dokumente pro Jahr) | 14 Tage kostenlos testen |
| Dext | Kleine Unternehmen und ihre Buchhalter | $ 25,21 / Monat jährlich für 250 Dokumente pro Monat in Rechnung gestellt (ohne Mehrwertsteuer); Line Item Extraction ist ein Add-on | Prüfen Sie den Verkäufer |
| Sehr fi | Entwickler bauen Extraktion in ihre eigene App (API) | $ 500 / Monat Mindestverpflichtung für Starter | Bis zu 100 Dokumente pro Monat |
| Nanonetze | Teams erstellen benutzerdefinierte Dokument-Workflows | $ 100 / Monat für 100 Credits nach $ 50 kostenlose Credits | $ 50 in kostenlosen Credits |
| Rossum | Größere Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen | Von 18.000 $ pro Jahr | Kontaktverkäufer |
| Parseur, Docsumo | Teams analysieren viele Dokumenttypen | Siehe Vendor Price | Prüfen Sie den Verkäufer |
Für ein Unternehmen, das Dutzende oder einige hundert Rechnungen pro Monat bearbeitet, sind API-First- und Enterprise-Tools in der Regel mehr als Sie benötigen.Dext alternative Führung.
So wählen Sie: Führen Sie einen Test mit den Rechnungen des letzten Monats durch
Der beste Weg, Tools zu vergleichen, ist ein kurzer Test auf Ihre eigenen Dokumente:
- Nehmen Sie einen Monat echte Rechnungen, einschließlich einiger weniger unangenehmer: ein mehrseitiges PDF, ein Telefonfoto einer Papierquittung und eine Rechnung in ausländischer Währung. Cover Kontonummern und Steuer-IDs, bevor Sie sie in ein Tool hochladen, dessen Aufbewahrungsbedingungen Sie nicht gelesen haben.
- Führen Sie sie durch jedes Werkzeug auf seinem kostenlosen Plan oder Test, wo man angeboten wird.
- Überprüfen Sie jedes FeldZählen Sie, wie viele Sie korrigieren mussten.
- Positionen der Kontrolllinieauf mindestens zwei Rechnungen mit mehreren Zeilen.
- Exportieren Sie zu einem Entwurf oder einer Testfirmain Ihrer Buchhaltungssoftware, und bestätigen, dass das PDF beigefügt ist und die Steuer richtig landet. Das hält den Prozess aus Ihren Live-Büchern heraus.
- Zeit für den gesamten Job, einschließlich des Einholens der Rechnungen in das Tool.
Dieser letzte Schritt ist, wo die meisten Vergleiche zu kurz kommen.
Extraktion funktioniert nur auf Rechnungen, die Sie bereits gefunden haben
Die meisten Extraktions-Tools gehen davon aus, dass die Rechnung bereits vor Ihnen liegt. Für viele kleine Unternehmen ist es nicht 't. Einige Rechnungen kommen als E-Mail-Anhänge an, einige nur als " Download Ihrer Rechnung " Link, und viele sitzen in Lieferantenportalen, in die Sie sich jeden Monat einloggen müssen: Software-Abonnements, Telefon und Internet, Cloud-Dienste, Werbung.
Wenn Sie also Tools vergleichen, prüfen Sie auch, wie jeder Rechnungen erhält:
- E-MailKann es sich direkt mit Ihrem Posteingang verbinden, anstatt jeden einzelnen weiterzuleiten?
- Links herunterladen.Folgt es Links in E-Mails, um das PDF abzurufen?
- Lieferantenportale.Kann es sich anmelden und Rechnungen von den von Ihnen verwendeten Websites herunterladen?
- Papierquittungen.Können Sie ein Foto von Ihrem Telefon senden?
Wie Booksmate mit Sammlung und Extraktion umgeht
Booksmate führt beide Schritte aus. Es findet Rechnungen und Quittungen in Ihrem Gmail, Outlook oder IMAP-Posteingang, folgt Download-Links in Lieferanten-E-Mails und holt Rechnungen von über 500 Lieferanten-Websites und -Portalen nach einem Zeitplan ab. Sie können auch Quittungsfotos über WhatsApp senden.
Es extrahiert dann den Lieferanten, die Rechnungsnummer, die Daten, den Netto-, Steuer-, Gesamt-, Währungs- und Linienartikel und lässt Sie alles vor dem Export überprüfen. Exporte gehen zu Xero, QuickBooks, sevDesk, DATEV, Lexware Office oder Google Drive, oder als ZIP für Ihren Buchhalter.
Es läuft auf Ihrem Computer und Ihre Lieferanten-Logins bleiben auf Ihrem Gerät.Rechnungsdaten automatisch extrahieren, oder vergleichenPläne und Preise.
Häufige Fehler zu vermeiden
- Beurteilung auf sauberen Musterrechnungen.Testen Sie mit Ihren unordentlichsten echten.
- Ignorieren von Zeilenpositionen.Wenn Sie die Kosten in Kategorien aufteilen, sind Header und Summen nicht genug.
- Sammlung vergessen.Ein Tool, das perfekt liest, aber jedes von Hand hochgeladene PDF benötigt, lässt Sie immer noch auf die Jagd.
- Überspringen des Exporttests.Überprüfen Sie das Ergebnis in Ihrer Buchhaltungssoftware, nicht nur im Tool.
- Nicht prüfen, wo die Daten gespeichert sind.Wissen Sie, ob sich Dokumente und Lieferantenanmeldungen in der Cloud oder auf Ihrem Gerät befinden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Extraktion von Rechnungsdaten?
Die Extraktion von Rechnungsdaten bezieht strukturierte Informationen aus einer Rechnung, wie z. B. Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Steuern und Gesamtsumme, so dass sie in die Buchhaltungssoftware ohne Umschreiben gehen können.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung OCR und Rechnungsdaten Extraktion?
OCR wandelt ein Bild oder PDF in Klartext um. Die Rechnungsdatenextraktion identifiziert auch, was jeder Text bedeutet, wie z.B. welche Zahl die Gesamtsumme und welche die Steuer ist. Die meisten "Rechnungs-OCR"-Tools tun heute beides.
Gibt es eine kostenlose Software zur Extraktion von Rechnungsdaten?
Einige Tools haben kostenlose Stufen. Am 28. Oktober 2026 bot Veryfi bis zu 100 Dokumente pro Monat kostenlos an und Nanonets begann Konten mit 50 $ an kostenlosen Credits. Andere, darunter Booksmate, bieten eine kostenlose Testversion an. Überprüfen Sie die Limits, bevor Sie sich auf einen kostenlosen Plan verlassen.
Welche Rechnungsfelder soll die Software extrahieren?
Mindestens: Name des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtsumme und Währung. Wenn Sie die Kosten nach Kategorien aufteilen, benötigen Sie auch Zeilenpositionen.
Was passiert, wenn die Software ein Feld falsch liest?
Mit guten Tools können Sie die extrahierten Felder überprüfen und korrigieren, bevor etwas exportiert wird. Überprüfen Sie neue Lieferanten beim ersten Mal sorgfältig und überprüfen Sie danach vor Ort.
Sind meine Rechnungsdaten sicher?
Es hängt vom Werkzeug ab. Fragen Sie, wo Dokumente gespeichert sind, ob Daten verschlüsselt sind und wo Ihre Lieferantenanmeldungen gespeichert sind. Booksmate läuft auf Ihrem Computer, bewahrt Ihre Anmeldeinformationen auf Ihrem Gerät auf, verschlüsselt Daten im Transit und in Ruhe und istCASA Tier 2 zertifiziert.
