Was sind Aufwendungen in der Buchhaltung? Ein Leitfaden für Kleinunternehmen

Sie öffnen Ihren Laptop, um das Geschäftskonto zu überprüfen, und da sind sie wieder. Eine Amazon Rechnung für Bürobedarf. Eine Stripe Abrechnungsbenachrichtigung für Software. Ein Stapel Papierbelege von Kraftstoff, Mittagessen und Last-Minute-Einkäufen, die Sie letzte Woche sortieren wollten.

Die meisten Kleinunternehmer kämpfen nicht, weil sie Geld ausgeben. Sie kämpfen, weil sie es nicht immer wissenWas bedeutet diese Ausgaben in buchhalterischer Hinsicht, wann man es aufzeichnet oder wie man es organisiert, ohne zurückzufallen.

Das ist, warum 'Was sind Ausgaben in der Buchhaltung" ist eine so wichtige Frage. Ausgaben sind nicht nur zufällige Kosten, die Ihr Bankkonto verlassen. Sie helfen zu erklären, ob Ihr Unternehmen Geld verdient, wohin das Geld geht und ob Ihre Aufzeichnungen die Wahrheit über Ihr Geschäft sagen.

Inhaltsverzeichnis

• Ihr Geschäft läuft auf Kosten, also was sind sie?
• Das Kernkonzept der GeschäftsausgabenAusgabenAusgaben sind Teil des Umsatzes
• Warum Timing die Geschichte verändert
• Kosten sind nicht immer Kosten
• Eine Aufschlüsselung der allgemeinen AusgabentypenDie Hauptkategorien, die die meisten Besitzer sehen
• Fixkosten und variable Aufwendungen
• Recording Expense Accrual vs Cash MethodCash-Methode in einfachem Englisch
• Accrual-Methode im Klartext
• Warum der Unterschied bei realen Geschäftsentscheidungen wichtig ist
• Wie ein Aufwand in den Abschlüssen erscheintVom Dokument zum Journaleintrag
• Was sich an den Statements ändert
• Rationalisierung der Ausgabenerfassung mit Automatisierung
• Vermeiden Sie häufige Fehler und wichtige Takeaways

Ein Unternehmen kann nicht ohne Kosten arbeiten. Wenn Sie Produkte verkaufen, kaufen Sie Materialien. Wenn Sie Dienstleistungen anbieten, bezahlen Sie Leute, Softwareanbieter, Dienstprogramme und mieten. Selbst ein schlankes Online-Unternehmen zahlt immer noch für Tools, Abonnements und Admin-Support.

In der Buchhaltung, einKostenaufwandDas ist die praktische Bedeutung, die die meisten Eigentümer brauchen. Sie geben Geld aus oder müssen Geld ausgeben, damit das Geschäft weiterlaufen und Einkommen generieren kann.

Das ist wichtig, weil Ausgaben nicht im Hintergrund sitzen. Sie beeinflussen direkt den Gewinn.Ramp & # 39; s Erklärung der Ausgaben in der BuchhaltungAusgaben stellen Abnahmen der wirtschaftlichen Vorteile während eines Abrechnungszeitraums dar und werden systematisch von den Einnahmen abgezogen, um das Nettoeinkommen zu bestimmen.

Ausgaben sind kein Zeichen des Scheiterns. Sie sind die normalen Kosten für den Betrieb eines echten Unternehmens.

Kleinunternehmer bleiben oft an drei Stellen stecken:

• Sie mischen Kategorien:Miete, Software, Rechnungen von Auftragnehmern und Darlehenszinsen werden alle in einen Topf geworfen.
• Sie verwenden die Bankaktivität als die ganze Geschichte:Wenn sich Bargeld noch nicht bewegt hat, gehen sie davon aus, dass nichts passiert ist.
• Sie verlieren Dokumente:Die Quittung existiert irgendwo, aber nicht, wenn der Buchhalter sie braucht.

Wenn Sie Ausgaben klar verstehen, wird die Buchhaltung einfacher. Gewinn wird leichter zu vertrauen. Steuervorbereitung wird weniger schmerzhaft. Und Software wird viel nützlicher, weil Sie von Anfang an die richtigen Informationen organisieren.

Das Kernkonzept der Geschäftsausgaben

Ausgaben sind Teil der Einnahmen

Ein nützlicher Weg, um eine Ausgabe zu verstehen, ist eine einfache Frage zu stellen: Was hat das Unternehmen für seine Arbeit verbraucht?

Eine Bäckerei verwendet Mehl, Verpackung, Arbeit, Miete und Strom, um Brot zu verkaufen. Ein Berater verwendet Software, Internetservice und Zeit für Unterauftragnehmer, um Kunden zu bedienen. In jedem Fall verbraucht das Unternehmen Ressourcen, damit es arbeiten und Einkommen verdienen kann. Diese verbrauchte Ressource ist das Herzstück einer Ausgabe.

Buchhaltung organisiert diese Idee durch dieÜbereinstimmungsprinzip.

Übereinstimmungsprinzip:Rekordausgaben in der gleichen Zeit wie die Einnahmen, die sie mit produziert haben.

Das Prinzip klingt akademisch, aber es löst ein sehr praktisches Geschäftsproblem. Sie wollen, dass der Gewinn jedes Monats widerspiegelt, was nötig war, um das Geschäft in diesem Monat zu führen. Wenn die Einnahmen im Dezember von der Gehaltsabrechnung und dem Softwarezugang im Dezember abhängen, gehören diese Kosten in die Aufzeichnungen des Dezembers, auch wenn eine Rechnung später bezahlt wird.

Kosten funktionieren wie der Brennstoff, der während einer Lieferroute verbrannt wird. Sie kümmern sich darum, wann der Brennstoff verwendet wurde, um den Job zu erledigen, nicht nur, wenn die Kreditkartenrechnung bezahlt wurde.

Viele Besitzer sind an dieser Stelle oft ins Stolpern geraten. Sie schauen sich den Bankfeed an und nehmen an, dass er die ganze Geschichte erzählt. Das tut es nicht. Ein Bankfeed zeigt Bargeldbewegungen. Buchhaltung muss auch Geschäftsaktivitäten zeigen.

Dieser Unterschied ist wichtig, weil der Gewinn stärker oder schwächer aussehen kann als die Realität, wenn die Ausgaben in der falschen Periode landen. Eine verspätete Verkäuferzahlung kann einen Monat ungewöhnlich profitabel aussehen lassen und der nächste Monat schlechter aussehen, als er wirklich war.

Hier ist der einfachste Weg, die Ideen zu trennen:

• Cash Tracking fragt:Wann hat sich das Geld bewegt?
• Kostenanerkennung fragt:Wann hat das Unternehmen das Gut oder die Dienstleistung erhalten und genutzt?

Wenn Ihr Team im Dezember eine Projektmanagement-App verwendet hat, aber die Rechnung im Januar bezahlt hat, wurde der wirtschaftliche Nutzen im Dezember verwendet, wenn Sie die Leistung genau messen.

Wenn ein Mitarbeiter in diesem Monat Vorräte für einen Kundenjob kauft, hat das Unternehmen diese Kosten übernommen, auch wenn die Rückerstattung später erfolgt.Kostenerstattungsprozess für kleine Unternehmenverhindert, dass diese Kosten zwischen den Ausgaben der Mitarbeiter und der Buchhaltung verschwinden.

Neue Geschäftsinhaber verwenden häufigKostenUndKostenaufwandIn der alltäglichen Sprache ist das normal. In der Buchhaltung ist die Unterscheidung wichtig.

AKostenist, was Sie bezahlen, um etwas zu bekommen.Kostenaufwandist der Teil dieser Kosten, der erkannt wird, nachdem das Unternehmen es während des Zeitraums verbraucht oder davon profitiert hat.

Zum Beispiel, wenn Sie eine Jahresversicherung im Voraus bezahlen, haben Sie einen Preis bezahlt. Nur der vergangene Monat wird zu einer Versicherungskosten für die Bücher dieses Monats. Der Rest ist noch zukünftiger Nutzen. Die gleiche Idee gilt für Ausrüstung, Softwareverträge, die im Voraus bezahlt werden, und Lieferungen, die auf dem Regal sitzen, bevor jemand sie benutzt.

Das Financial Accounting Standards Board beschreibt Ausgaben als Abflüsse oder andere Nutzung von Vermögenswerten oder Verbindlichkeiten, die aus der Lieferung von Waren, der Erbringung von Dienstleistungen oder der Durchführung wichtiger Operationen resultieren. Diese Definition aus dem Glossar der FASB Concepts Statement ist formal, aber die Business-Lektion ist einfach.

Deshalb ist dieses Thema über die Lehrbuchdefinitionen hinaus wichtig. Wenn Ausgaben genau erfasst werden, wird Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu etwas, dem Sie vertrauen können, wenn Sie Jobs bewerten, Margen überprüfen oder entscheiden, ob Sie sich eine andere Anstellung leisten können. Und mit Tools wie Booksmate, die Quittungen erfassen, Aufzeichnungen organisieren und manuelle Eingaben reduzieren, wird es viel einfacher, die tatsächliche Transaktion dem richtigen Abrechnungszeitraum anzupassen.

Eine Aufschlüsselung der üblichen Ausgabentypen

Die Hauptkategorien, die die meisten Besitzer sehen

Sobald Sie verstehen, was eine Ausgabe ist, ist die nächste Aufgabe die Klassifizierung. Richtige Kategorien machen Berichte lesbar. Sie helfen Ihnen auch, Monate zu budgetieren, zu vergleichen und ungewöhnliche Ausgaben zu erkennen, bevor es zu einem größeren Problem wird.

EntsprechendAccountingCoach's Überblick über AusgabenDie Ausgaben werden üblicherweise unterteilt inBetriebskostenUndNichtbetriebskosten, und Betriebskosten können auch als fest oder variabel angesehen werden.

Hier & # 39; s eine praktische Matrix, die Sie verwenden können.

Ausgabenkategorie

Definition

Small Business Beispiel

Betriebskosten

Kosten im Zusammenhang mit der normalen täglichen Geschäftstätigkeit

Miete, Nebenkosten, Software-Abonnements, Internet

Nichtbetriebsausgaben

Kosten, die nicht an den Kernbetrieb gebunden sind

Zinsen auf einen Geschäftskredit, bestimmte rechtliche Regelungen

Kosten der verkauften Waren

Direkte Kosten, die mit der Herstellung oder Lieferung dessen verbunden sind, was Sie verkaufen

Rohstoffe, direkte Produktionsmittel

Verwaltungskosten

Kosten, die das Unternehmen als Ganzes unterstützen

Buchhaltungsgebühren, Executive Support, Office Management

Verkaufs- und Marketingkosten

Kosten, die verwendet werden, um Kunden zu gewinnen und den Umsatz zu steigern

Werbung, Verkaufsprovisionen, Kampagnen-Tools

Für viele Unternehmen machen die Betriebskosten den größten Anteil der Ausgaben aus. Das ist der Grund, warum Eigentümer so viel Zeit damit verbringen, Lohnabrechnung, Miete, Software und Dienstprogramme zu überprüfen.

Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn Mitarbeiter zuerst bezahlen und später um Rückzahlung bitten.Kostenerstattungsgrundlagenkann Ihnen helfen, durch Prozess und Dokumentation zu denken.

Eine weitere nützliche Linse ist Verhalten. Einige Ausgaben bleiben ziemlich stabil. Andere steigen und fallen mit Aktivität.

• Fixkosten:Diese neigen dazu, von Zeit zu Zeit stabil zu bleiben. Miete ist das klassische Beispiel. Ein monatlicher Softwareplan passt oft auch hier.
• Variable Aufwendungen:Diese ändern sich, wenn Produktion oder Verkauf sich ändern. Rohstoffe, Versand-Inputs und nutzungsbasierte Dienstleistungen passen normalerweise zu diesem Muster.
• Semi-flexible Realität:Einige Kosten scheinen festgelegt zu sein, bis Ihr Unternehmen genug wächst, um einen Sprung zu erzwingen, wie z. B. Upgrade-Pläne, das Hinzufügen von Mitarbeitern oder das Umziehen von Büros.

Das ist wichtig für die Planung. Wenn die Einnahmen sinken, können die variablen Kosten natürlich nachlassen, aber die Fixkosten kommen immer wieder an. Wenn die Einnahmen schnell wachsen, können die variablen Kosten schneller wachsen als erwartet.

Praktische Regel:Klassifizieren Sie Ausgaben in einer Weise, die Ihnen hilft, Entscheidungen zu treffen, nicht nur vollständige Buchhaltung.

Ein klarer Kontenplan muss nicht schick sein. Er muss Ihnen helfen, echte Fragen zu beantworten. Welche Kosten sind wichtig? Welche steigen? Welche unterstützen die Lieferung und welche unterstützen die Verwaltung?

Wenn die Kategorien sinnvoll sind, hören Ihre Berichte auf, wie eine Dump von Transaktionen auszusehen und beginnen, wie Management-Tools auszusehen.

Erfassung von Aufwendungen aufgelaufen vs. Cash-Methode

Ein gewöhnlicher Moment für kleine Unternehmen geht so: Sie erhalten am 29. Dezember eine Rechnung für Auftragnehmer, aber die Zahlung verlässt Ihr Bankkonto erst am 5. Januar. Ein Monat zeigt die Arbeit an. Der nächste Monat zeigt die Bargeldbewegung. Die Buchhaltung muss entscheiden, welcher Monat die Kosten erhält.

Diese Entscheidung hängt von Ihrer Buchhaltungsmethode ab.

Cash-Methode im Klartext

Unter demCash-MethodeWenn die Rechnung im Dezember eintrifft und Sie sie im Januar bezahlen, bekommt der Januar die Kosten.

Das macht die Bargeldbasis einfach zu verfolgen, weil es Ihre Bankaktivität widerspiegelt. Für ein sehr kleines Unternehmen mit wenigen unbezahlten Rechnungen kann diese Einfachheit Zeit sparen.

Unter demperiodengerechte MethodeIn der Praxis bedeutet das in der Regel, wenn Sie die Ware erhalten oder wenn die Dienstleistung erbracht wird, auch wenn die Zahlung später erfolgt.

Mit dem gleichen Rechnungsbeispiel zum Jahresende stellt accrual die Kosten im Dezember ein, weil das Unternehmen den Service dann in Anspruch genommen hat. Das gibt Ihnen einen klareren Überblick darüber, was der Dezember kostet.

Accrual funktioniert wie das Abgleichen von Aufwand zu Ergebnis. Wenn Dezember-Verkäufe von Dezember-Arbeit, Software und Auftragnehmerarbeit abhängen, gehören diese Kosten zu den Einnahmen des Dezembers.

Die Lücke zwischen diesen Methoden ist nicht nur die technische Buchhaltung. Es verändert die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft lesen.

Wenn man Geldbasis verwendet, kann ein Monat ungewöhnlich profitabel aussehen, weil einige Tage später mehrere Rechnungen bezahlt wurden. Der nächste Monat kann aus dem gegenteiligen Grund schwach aussehen. Das kann zu schlechten Entscheidungen über Preisgestaltung, Einstellung oder Ausgaben führen, weil der Zeitpunkt der Zahlungen den Zeitpunkt der Operationen verdeckt.

Accrual gibt ein stabileres Bild der Leistung, aber es verlangt nach besseren Gewohnheiten. Sie müssen Rechnungen erfassen, wenn sie ankommen, Dienstleistungen aufzeichnen, wenn sie empfangen werden, und offene Zahlungen während der monatlichen Buchhaltung überprüfen.

Verfahren

Verbuchte Ausgaben, wenn

Hauptstärke

Hauptschwäche

Bargeld

Die Zahlung erfolgt

Einfach und eng mit der Bankaktivität verbunden

Kann Kosten in die falsche Periode verschieben

Aufgelaufene Zinsen

Kosten entstehen

Bessere Sicht auf die monatliche Performance

Erfordert mehr diszipliniertes Recordkeeping

Eine Hosting-Rechnung zeigt den Unterschied deutlich an. Wenn Ihr Webhost im Dezember einen Service anbietet und Sie im Januar bezahlen, werden die Kosten im Januar in bar erfasst.

Für Besitzer, die versuchen, diese Timing-Probleme zu erkennen, eine praktischeArbeitsblatt für Einnahmen und Ausgaben für die monatliche Überprüfungkann falsche Ausgaben leichter zu fangen machen.

Moderne Tools reduzieren hier einen Großteil der manuellen Arbeit. Booksmate können Rechnungen, Quittungen und Transaktionsdaten in einen Workflow einbinden und dann helfen, Ausgaben konsistent zu kategorisieren und zu datieren. Das ist wichtig, weil periodengerechte Buchhaltung nur dann nützlich ist, wenn das Timing stimmt. Automatisierung hilft Ihnen, dieses Timing richtig zu machen, ohne Dokumente am Ende eines jeden Monats zu verfolgen.

Bargeld zeigt an, wenn Geld bewegt wurde. Akkremental zeigt an, wann Ihr Unternehmen die Ressource verbraucht hat.

Für ein wachsendes Unternehmen beeinflusst dieser Unterschied, wie viel Vertrauen Sie in Ihre monatlichen Zahlen setzen können.

Wie ein Aufwand in Finanzabschlüssen erscheint

Ein Unternehmer spürt oft die Auswirkungen einer Ausgabe, bevor er sie in einem Bericht sieht. Die Miete ist fällig. Ein Lieferant schickt eine Rechnung. Die Lohnsumme geht aus. Die Buchhaltung macht jedes dieser realen Ereignisse zu einem Datensatz, den Ihre Abschlüsse verwenden können.

Vom Dokument zum Journaleintrag

Auf der Buchhaltungsebene beantwortet jeder Speseneintrag zwei Fragen:

• Welches Kostenkonto erhöht sich
• Welches andere Konto gleicht den Eintrag aus

Dieses zweite Konto ist in der Regel Bargeld, zahlbare Konten oder anfallende Ausgaben.

Wenn Sie Miete vor Ort bezahlen, erhöht der Eintrag die Mietkosten und reduziert das Bargeld. Wenn ein Verkäufer eine Rechnung schickt, die Sie nächste Woche bezahlen werden, erhöht der Eintrag die Kosten und erhöht die zahlbaren Konten. Die Kosten sind immer noch eingetreten. Ihre Bücher zeigen nur, ob Bargeld noch übrig ist.

Eine einfache Möglichkeit, es zu sehen, ist dies: Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Kosten für die Nutzung einer Ressource, während die Bilanz zeigt, wo diese Kosten noch sitzen. Es kann in bereits ausgegebenem Bargeld, in einem zu zahlenden Betrag, den Sie noch schulden, oder in einer Anrechnung für die erhaltene, aber noch nicht in Rechnung gestellte Arbeit sitzen.

Payroll macht dies leichter zu sehen.AIA's Buchhaltung Grundlagen RessourceUm das Timing zu veranschaulichen, wenn ein Mitarbeiter 5,5 Stunden bei 25 US-Dollar pro Stunde arbeitet, hat das Unternehmen 137,50 US-Dollar an Arbeitskosten durch diese Arbeit verursacht, auch wenn die Lohnbuchhaltung später verarbeitet wird.

Dieses Timing beeinflusst mehr als Compliance. Es beeinflusst, ob Ihr monatlicher Gewinnbericht das bedeutet, was Sie denken.

Der erste Stopp für eine Ausgabe ist in der RegelGewinnrechnungsrechnung. Es erscheint in der richtigen Kategorie, wie Miete, Software, Zubehör, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Werbung, und es reduziert das Nettoeinkommen für diesen Zeitraum.

Der damit verbundene Bilanzeffekt hängt davon ab, ob der Aufwand bezahlt wurde:

• UnbezahltVerbindlichkeiten wie fällige Konten oder aufgelaufene Ausgaben steigen.
• Wenn sofort bezahltBargeld sinkt.
• Nachdem das Nettoeinkommen geschlossen wurdeEinbehaltene Gewinne spiegeln den niedrigeren Gewinn wider.

Diese Kette ist wichtig, weil eine Codierungsoption mehrere Berichte gleichzeitig beeinflussen kann. Eine Telefonrechnung, die in Büromaterialien anstelle von Dienstprogrammen veröffentlicht wird, ändert die Gesamtsumme der Kategorie. Eine Rechnung, die im falschen Monat datiert ist, ändert die Trendlinien. Eine doppelte Ausgabe senkt den Gewinn zweimal.

Hier ist ein einfaches Beispiel. Angenommen, Sie erhalten eine Rechnung für 300 $ Bürobedarf am 28. März und notieren sie im März. Das Einkommen im März sinkt um 300 $. Wenn Sie es noch nicht bezahlt haben, zeigt die März-Bilanz auch eine Zahlung von 300 $. Wenn Sie im April bezahlen, sinkt das Bargeld und die Zahlung verschwindet. Die Kosten treffen den April-Gewinn nicht wieder, weil es bereits im März erkannt wurde.

Eine Ausgabe kann mehr als eine Aussage beeinflussen, sollte aber nur einmal den Gewinn erzielen.

Dies ist ein Grund, warum modernSoftware zur Verfolgung von GeschäftsausgabenGute Systeme verbinden das Dokument, das Datum, die Kategorie und den Zahlungsstatus, so dass die gleichen Kosten nicht verloren gehen, dupliziert oder in die falsche Zeit geschoben werden.

Booksmate hilft bei dieser praktischen Seite der Buchhaltung. Es zieht Quittungen, Rechnungen und Transaktionsdaten in einen Workflow, so dass die Theorie hinter der Kostenerfassung zu saubereren Aufzeichnungen und schnellerer monatlicher Buchhaltung wird.Automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltungkann Verzögerungen zwischen dem Erhalt einer Rechnung und der korrekten Aufzeichnung reduzieren.

Saubere Kostenaufzeichnungen führen zu saubereren Finanzausweisen. Das gibt Ihnen eine vertrauenswürdigere Sicht auf den Gewinn, den Bargeldbedarf und den Ort, an dem Ihr Unternehmen Geld ausgibt.

Ein kleines Unternehmen verliert selten die Kontrolle über die Kosten, weil die Rechnung schwer ist. Das Problem beginnt normalerweise mit der Papierspur. Eine Rechnung sitzt in einem Anbieterportal. Eine Quittung bleibt in jemandem eingeschlossen. Eine Kartengebühr erscheint im Bankfeed, bevor das unterstützende Dokument eintrifft, so dass der Betrag ohne genügend Kontext aufgezeichnet wird, um es richtig zu klassifizieren.

Das führt zu sehr gewöhnlichen Buchhaltungsproblemen. Fehlende Rechnungen führen zu fehlenden Ausgaben. Doppelte Dokumente können doppelte Einträge erzeugen. Daten, die aus dem Zahlungsfeed anstelle der Rechnung gezogen werden, können Kosten in die falsche Periode treiben. Bei der monatlichen Buchhaltung entscheidet der schwierige Teil nicht mehr, ob etwas eine Ausgabe ist. Der schwierige Teil ist das Finden des Dokuments, das Datum zu bestätigen und sicherzustellen, dass der Eintrag richtig ist.

Automatisierung hilft, weil sie sich wie ein digitaler Eingangsschalter verhält. Anstatt Ihr Team zu bitten, E-Mail-Ordner, gemeinsame Laufwerke und Lieferantenportale zu durchsuchen, sammelt das System Dokumente zuerst an einem Ort. Das ist wichtig für kleine Unternehmen, weil eine gute Buchhaltung von vollständigen Eingaben abhängt. Wenn das Quelldokument Ihre Bücher nie erreicht, kann die Buchhaltungslogik die Lücke später nicht beheben.

Eine gute Automatisierung muss noch überprüft werden. Ein Tool kann den Namen und den Betrag des Anbieters in Sekundenschnelle lesen, aber es kann nicht immer beurteilen, ob das Servicedatum zu diesem Monat gehört, ob das Dokument eine Rechnung oder nur eine Quittung ist, oder ob bereits ein Duplikat existiert. Schnelle Erfassung ist nützlich. Nicht überprüfte Buchungen verursachen schneller neue Fehler.

Ein praktischer Workflow sieht normalerweise so aus:

• Aktualisieren von Dokumenten automatischvon Posteingängen, Uploads und Anbieterportalen.
• Extrahieren Sie die wichtigsten Detailswie Verkäufer, Betrag, Rechnungsdatum und Dokumenttyp.
• Ausnahmen für die Überprüfung von Flaggenwenn Daten unklar sind, Dokumente dupliziert werden oder die Codierung ungewöhnlich aussieht.
• Senden Sie genehmigte Daten in das Buchhaltungssystemmit der Quelldatei, die später zur einfachen Verifizierung beigefügt ist.

Wenn Sie die richtige Zeit und die richtige Kategorie wählen, wird die Software die manuelle Verfolgungsjagd reduzieren, das Dokument anhängig halten und die Bewertungen schneller durchführen.Software zur Verfolgung von Geschäftsausgabenzeigt, worauf in einem Tool zu achten ist.

Booksmate ist in diesem Teil des Workflows nützlich, weil es sich auf die unordentliche Mitte konzentriert, die viele kleine Unternehmen verlangsamt. Es erfasst automatisch Quittungen und Rechnungen, organisiert sie in einer Bewertungswarteschlange und hilft, verstreute Ausgabendokumente in Aufzeichnungen zu verwandeln, denen Ihr Buchhalter vertrauen kann. Das bedeutet weniger verpasste Ausgaben, weniger doppelte Einträge und einen kürzeren Weg vom Empfang zu versöhnten Büchern.

Einige Unternehmen möchten auch den Workflow für die vollständige Rechnung nach der Erfassung verbessern, einschließlich Routing, Genehmigungen und Zahlungstermin.Automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltungohne die Kontrolle über Genehmigungen und Belege zu verlieren.

Eine kurze Demo kann diesen Workflow leichter abbilden:

Die Auszahlung ist eine bessere Sichtbarkeit. Sie können sehen, was angekommen ist, was noch fehlt und was eine menschliche Entscheidung erfordert, bevor Sie posten. Für einen Kleinunternehmer bedeutet das weniger Zeit, Papierkram zu jagen und mehr Vertrauen, dass Ihre Ausgabenaufzeichnungen das widerspiegeln, was passiert ist.

Kleine Unternehmen bekommen normalerweise keine Ausgaben falsch, weil das Konzept zu schwierig ist. Sie verstehen sie falsch, weil der Prozess inkonsistent ist.

Beachten Sie diese Punkte:

• Passen Sie die Kosten auf den richtigen Zeitraum an:Don & # 39; Verlassen Sie sich nicht nur auf das Zahlungsdatum.
• Verwenden Sie eindeutige Kategorien:Berichte werden nur dann nützlich, wenn ähnliche Kosten konsistent gruppiert werden.
• Halten Sie den Dokument-Trail:Rechnungen, Quittungen und Gehaltsabrechnungen sollten leicht zu finden sein.
• Überprüfung der Automatisierungsausgabe:Fast Capture benötigt immer noch eine menschliche Überprüfung für Timing und Klassifizierung.

Häufige Fehler zeigen sich immer wieder:

• Persönliche und geschäftliche Ausgaben mischen:Das schafft Verwirrung und schwächt die Bücher.
• Alles nur aus dem Bankfeed veröffentlichen:Bankdaten allein verfehlen oft den tatsächlichen Zeitpunkt der Kosten.
• Verwendung vager Kategorien:"miscellaneous" wird zu einem Versteck für Probleme.
• Ignorieren von Software-Sync-Problemen:Wenn sich Daten zwischen Werkzeugen bewegen, können sich Fehler schnell ausbreiten.Lösen Sie häufige Xero FehlerEs lohnt sich, handlich zu bleiben.

Ein gutes Kostenmanagement bietet Ihnen sauberere Bücher, eine bessere Gewinnberichterstattung und weniger Überraschungen, wenn Steuersaison- oder Prüfungsfragen ankommen.

Wenn Sie es leid sind, Rechnungen über Anbieterportale und überfüllte Posteingänge zu jagen,BooksmateEs kann Ihnen helfen, Quittungen und Rechnungen automatisch zu sammeln, sie an einem Ort zu organisieren und sie für den Export in Ihren Buchhaltungs-Workflow vorzubereiten. Es ist eine praktische Möglichkeit, weniger Zeit damit zu verbringen, Dokumente zu jagen und mehr Zeit damit zu verbringen, Kostenaufzeichnungen korrekt zu halten.